致勝職場

行政人員職業化訓練(二)

陳馨賢

    行政人員職業化訓練之九九歸一----緩壓力

    人都有七情六欲，每個人也都有壓力，我們行政工作人員那當然也是如此。對于一般的工作人員而言，他的情緒最多會影響到他的上級、同事，而行政人員情緒還有可能會帶來不必要的猜疑與誤會。所以，行政人員要懂得緩解自己的壓力，調整自己的情緒。

    緩解壓力首先從了解自己的壓力源開始，每個人的產生壓力的壓力源都不相同；有人的是因為成就感需要而產生壓力；有的人是因為自身價值需要；有的人是因為生活質量需要；有的人總覺得自己不夠好，他想彌補自身不足需要，也會產生壓力；有的是所處環境帶來的壓力；有的是因為社會引導，有的是因為家庭原因；有的是面子原因；有的跟隨性需要；當然也有很少一部分是因為生存需要。

    當我們明白自己產生壓力的壓力源是什么之后才能夠有地放矢的去緩解自己的壓力。

     行政人員職業化訓練之九九歸一----好會議

    日常的行政工作離不開會議，而對會議的管理能力如何，則不僅關系于一次會議開得結果如何，還關系到組織工作效率水平。如何一個組織在會議在浪費的時間太多，一些會影響這個組織日常的工作效率。所以，會議前的準備工作就顯得非常重要了。

    做好會前準備工作“六心”：“巧心”安排議題、議程，“精心”擬訂與會人員名單，“悉心”申請會議所需資金，“用心”會場選擇與布置(設備、用具等準備)，“妙心”安排食宿和茶水，“真心”發出會議通知并確認。除了要做好會前的準備工作，會議中的組織，會議主持人的選擇與擔當，會議后善后處理也有相應的要求。

    行政人員職業化訓練之九九歸一----善文檔

    行政工作離不開文件，有了文件就一定會有文檔的處理。文檔管理是以管理規范為主，對文檔進行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔的分類、整理、存儲、更新及使用的統一解決和管理辦法。

1、分類

原則：方便使用；操作簡單；設置合理

方法：

按工作的主要內容分，例如：申請、報告、合約等，類別下面再劃分次類別。

按事件的完成時間分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再辦的；

按事件的處理狀態分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔；

按公司部門分，例如：人事部、財務部、生產部等，類別下面再劃分次類別。

2、整理

原則：以時間順序為主，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。

先發生的檔案存檔在前，后發生的檔案存檔在后；

方法：

（1）根據使用的頻率來整理文件。最常用的東西應該在你的手邊，隨手可取。

（2）把暫時不用的文件移走。

（3）建立文檔編號，一部分編號01—12，代表每年的每一個月；另一部分編號01—31號，代表一個月的每一天。

（4）一般歸檔一份（原件），重要和經常使用的可酌加副本。

（5）文件材料應按原件在前、附件在后的方式排列

3、存儲

普通文件：文件柜、箱

電子文件：硬盤光盤

原則：分門別類、不同存貯介質的資料應單獨存放；保證安全；

檔案組卷應使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應適當標識。案卷封面標題應簡明、準確，左上角應有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應有歸檔單位、起止日期、保管期限等。

4、更新和使用

定期整理、更新，三個月內不用的文檔丟棄。（國家規定的除外）

讓你的檔案更加有效的小秘訣：

（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。

（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。

（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標示。

（4）為大型的資料建立索引。

    行政人員職業化訓練之九九歸一----妙公文

    一提到公文，我們就不能不提到一個人，曹丕。曹丕是一位愛好寫作的君主,史稱他“年八歲,能屬文,有逸才,遂博貫古今經傳諸子百家之書”“,好文學,以著述為務”。作為文學家,他一生著述豐富,且詩、賦、散文均有傳世佳作。不僅如此,曹丕還是我國古代公文發展史上的重要人物,首先,他是公文寫作的實踐者,他一生創作了大量的各種文體公文,其中詔69篇,書37篇,令26篇,表3篇,銘3篇;其次,他是公文理論的開拓者,魏晉以前,我國公文理論基本上是一片空白,曹丕推出了有關公文寫作的理論專著《典論·論文》,該書首倡公文“經國之大業,不朽之盛事”的經國緯世的功用,提出文章“四科八體”之論,《典論·論文》成為中國公文理論的濫觴。公文對一個國家的重要性可見一斑，公文對一個而言也是有著十分重要的意見。可以說公文寫作水平就是一家單位的臉面。

    有關于行政人員公文寫作訓練請參看，筆者相關文章“公文寫作‘明’、‘文’、‘規’、‘定’”，在這里筆者不多做論述。

    行政人員職業化訓練之九九歸一----佳形象

    孔子有云：君子不可以不學，見人不可以不飾。不飾而無貌，無貌則不敬，不敬而無禮，無禮不以立。告訴我們每一個都要注意自己的形象，作為一名行政人員同樣是如此。

    行政人員經常要在組織內部與各個部門的人打交道，一個良好的職業形象，可以增強別人對自身的信心，使我們內部的交往更加通暢。行政人員還需要與組織外部的人員打交道，此時行政人員的形象就不僅僅是代表著自己，還帶代表著組織。試問一個優秀的組織怎么可能會雇傭一名素質很低的員工，優秀的組織中一定都有優秀的員工，這些員工優秀不僅僅是能力上，還包括這些員工對自己是不是負責。一個對自己負責的員工會讓自己時刻保持良好的形象。

     正如余世維老師說得那樣，什么是職業化，職業化就是我們在合適的時間，合適的地點，用合適的方式去做合適的事情。我們行政人員職業化訓練一定要結合我們實際工作，來學會在合適的時間，合適的地點，用合適的方式去做合適的事情。

https://www.zhiyehuapeixun.com/185016.htm

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