1.制定供應管理策略 成功的采購始于清晰的策略。為制定出明確的策略，各公司必須對他們要買什么、向誰買、付多少費用有清楚的了解。過去比較難于獲得這些信息，因為費用數據通常牽涉到公司多個不相關聯也未經整合的系統。為解決這一問題，許多用戶經常以非系統化、非標準化的方式輸入信息。

然而，當今的方案使技術幫助公司迅速方便的收集和管理各種開銷數據，并提供關于全球開銷模式的精確更新的信息。這種信息的可見度為工廠的經理和采購主管提供了不僅僅是削減成本所需的信息，而且還提供了制定并執行更有效采購策略所需的信息。

2.描述需求 一旦描述出一項合適的策略，公司就能開始考慮采購。貨物和服務進行成功議價談判的首要步驟是清楚描述買方需求和合同條款。要實施一項有效率的采購項目，買方需要制定出詳細的包含總成本在內的詢價單(RFQ)——能使他們可以對競標進行對比。人工完成后，面臨的任務非常復雜，并消耗時間。但是，通過把收集和分類數據的過程自動化，技術方案能極大地簡化這一工作。

例如，無需每次為貨物或服務收集數據和撰寫RFQ，公司可以利用技術在定制化的模板上產生RFQ文件，保存，需要時進行更新。無需在通過標準的信件或傳真分發RFQ，公司可以把RFQ發布到網頁上，從供應商處即可收到互動的反饋信息。

3.開發并管理供應商 公司一旦了解并描述出需求后，還必須開發并核查供應商。傳統的采購方法通常局限于買家與已發生業務關系的供應商打交道。如果想開發新供應商，他們傾向于以對運作產生最低影響的方式來進行。技術化的采購方案能極大增強識別和管理供應商的流程。首先，技術方案使公司可以在全球范圍內尋找供應商。其次，買家可以通過在線互動的論壇從供應商處迅速容易地收到并評估投標。第三，促進了簡便的通信和協作，使買家持續有效地監控管理供應商表現。

4.進行議價談判 貨物和服務的議價談判是采購專業人士所承擔的最關鍵任務之一。當手工進行時，這個過程可能需要花費數周時間，有時需幾個月才能完成。采用技術化的解決方案，比如在線市場或拍賣，公司可以在數小時內完成談判。這種方式下，供應商按照買方對交易定出的精確描述，實時進行在線競爭。采用基于互聯網的技術，供應商可參與投標，報價盡可能低以求勝出。買方可以查看并評估所有提交的投標。

5.作出最后決策 某些采購方案也能幫助買家制定優化的決策。通過競價優化技術，實時地按照多項指標如價格、產品質量、地理位置和交貨時間等對投標進行評估，買方可以刺激更大的競爭，推動產生更多的采購優化方案。此外，他們還可以考慮自己獨特的內部業務需求。這意味著買方可以采用約束機制，如把業務分配給三家不同的供應商，幫助他們在很短的時間表內制定出復雜的購買決策。這種分析也可以通過人工方法完成，但是非常耗費時間。

6.實現新供應商 采購決策定下后，把新供應商納入供應體系是一個令人畏縮的工作。由于缺乏所需的信息來源、改進的流程和技術，公司經常取舍兩難。結果是，許多公司錯失節省成本和提升運營效率的良機。