反饋前做好充分的準(zhǔn)備。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，如果在反饋前能做好充分的準(zhǔn)備(包括了解員工的基本情況，安排好反饋面談的時(shí)間地點(diǎn)以及大致程序等)，就可以很好的駕馭整個(gè)反饋面談過程。你要事前做好演練，針對每個(gè)員工的績效考評結(jié)果，結(jié)合員工的特點(diǎn)，事前要預(yù)料到員工可能會對哪些內(nèi)容有疑問，哪些內(nèi)容需要向員工做特別澄清說明。只有每項(xiàng)內(nèi)容都準(zhǔn)備充分了，你才能更好地駕馭整個(gè)面談的局面，使之朝著積極的方向發(fā)展，而不是陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵。因此事前要對以下內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)備。 在準(zhǔn)備工作中作為主管，應(yīng)及時(shí)收集并填寫好有關(guān)績效考核的資料。當(dāng)初與員工一起制定的績效管理目標(biāo)，可能是績效合同，也可能是目標(biāo)管理卡等，這是你和員工共同的承諾，是你們共識的結(jié)果，也是績效管理整個(gè)過程的重要依托，直到績效反饋，它依然是重要的信息來源。 職位說明書。職位說明書作為人力資源管理最基礎(chǔ)和最重要的文件當(dāng)然是績效面談的內(nèi)容之一。員工的工作有可能在過程當(dāng)中發(fā)生改變，可能增加一些當(dāng)初制定績效目標(biāo)時(shí)所未能預(yù)料的內(nèi)容，也有可能一些目標(biāo)因?yàn)橐恍┰驔]能組織實(shí)施，那么，這個(gè)時(shí)候，職位說明書作為重要補(bǔ)充將發(fā)揮重要作用。 績效考評表。績效考評是自不待說，你要把它拿出來等著員工簽字認(rèn)可呢！ 員工的績效檔案。所謂績效檔案，就是你平時(shí)的管理活動中，在跟蹤員工績效目標(biāo)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)和記錄的內(nèi)容，這些東西是你做出績效評價(jià)的重要輔助資料，是重要的證據(jù)。這個(gè)工作可能是一些管理者的薄弱環(huán)節(jié)，平時(shí)忙于事務(wù)，可能會無暇顧及收集這些資料，也有可能根本就忽視了這個(gè)環(huán)節(jié)。如果到現(xiàn)在還沒有開始收集員工的績效資料，沒有為員工建立績效檔案的話，那你要開始做這個(gè)工作了，否則到時(shí)你無法向員工解釋你的考評結(jié)論，員工也不會認(rèn)可你的結(jié)論。 同時(shí)作為主管還要安排好面談計(jì)劃。面談方式可以是一對一的，也可以是一對多的。“一對一”常用于涉及私事或保密情況中，“一對多”常用在有共同話題時(shí)。面談時(shí)間最好控制在10～15分鐘，若是月度考核，一月一次，則不少于30分鐘；年度考核，則應(yīng)多于1小時(shí)。地點(diǎn)應(yīng)安排在安靜且不受干擾的地方。 只有經(jīng)理本人做準(zhǔn)備是不行的，面談是經(jīng)理和員工兩個(gè)人共同完成的工作，作為員工我們也要為績效面談做好準(zhǔn)備。只有雙方都做了充分地準(zhǔn)備，面談才有可能成功。所以，在面談計(jì)劃下發(fā)的同時(shí)也要將面談的重要性告知員工，讓員工做好充分準(zhǔn)備。員工要主動搜集與績效有效的資料，要實(shí)事求是，有明確的、具體的業(yè)績，以使人心服口服，同時(shí)，要認(rèn)真填好自我評估表，內(nèi)容要客觀真實(shí)，準(zhǔn)確清晰。 與員工建立融洽的關(guān)系。不要讓員工覺得有壓力，比如可以談?wù)勁c反饋內(nèi)容無關(guān)的話題，拉近彼此的距離。 以事實(shí)為依據(jù)。對事不對人非常關(guān)鍵，反饋盡量拿出事實(shí)依據(jù)來，就事論事。不要傷害員工的人格和尊嚴(yán)。 肯定成績。對員工表現(xiàn)好的地方一定要給予充分的肯定，這有利于增強(qiáng)員工的自信和消除員工的緊張心理。 差別化對待。不同類型的員工反饋的重點(diǎn)應(yīng)該不同，對工作業(yè)績和態(tài)度都很好的員工，應(yīng)該肯定其成績，給予獎勵(lì)，并提出更高的目標(biāo)；對工作業(yè)績好但態(tài)度不好的員工應(yīng)該加強(qiáng)了解，找到態(tài)度不好的原因，并給予輔導(dǎo)；對工作業(yè)績不好但態(tài)度很好的員工應(yīng)該幫助分析績效不好的原因，制定績效改善計(jì)劃；對工作業(yè)績和工作態(tài)度都不好的員則應(yīng)該重申工作目標(biāo)，把問題的嚴(yán)重性告之對方。 摘自宋勸其老師新書《高績效管理的五項(xiàng)修煉》，作者系國內(nèi)知名戰(zhàn)略績效專家，國家人力資源管理是教材編委會委員，上海行隆企業(yè)管理咨詢有限公司首席咨詢師。
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