反饋前做好充分的準備。“凡事預則立，不預則廢”，如果在反饋前能做好充分的準備(包括了解員工的基本情況，安排好反饋面談的時間地點以及大致程序等)，就可以很好的駕馭整個反饋面談過程。你要事前做好演練，針對每個員工的績效考評結果，結合員工的特點，事前要預料到員工可能會對哪些內容有疑問，哪些內容需要向員工做特別澄清說明。只有每項內容都準備充分了，你才能更好地駕馭整個面談的局面，使之朝著積極的方向發展，而不是陷入尷尬的僵局或面紅耳赤的爭吵。因此事前要對以下內容進行準備。 在準備工作中作為主管，應及時收集并填寫好有關績效考核的資料。當初與員工一起制定的績效管理目標，可能是績效合同，也可能是目標管理卡等，這是你和員工共同的承諾，是你們共識的結果，也是績效管理整個過程的重要依托，直到績效反饋，它依然是重要的信息來源。 職位說明書。職位說明書作為人力資源管理最基礎和最重要的文件當然是績效面談的內容之一。員工的工作有可能在過程當中發生改變，可能增加一些當初制定績效目標時所未能預料的內容，也有可能一些目標因為一些原因沒能組織實施，那么，這個時候，職位說明書作為重要補充將發揮重要作用。 績效考評表。績效考評是自不待說，你要把它拿出來等著員工簽字認可呢！ 員工的績效檔案。所謂績效檔案，就是你平時的管理活動中，在跟蹤員工績效目標的時候發現和記錄的內容，這些東西是你做出績效評價的重要輔助資料，是重要的證據。這個工作可能是一些管理者的薄弱環節，平時忙于事務，可能會無暇顧及收集這些資料，也有可能根本就忽視了這個環節。如果到現在還沒有開始收集員工的績效資料，沒有為員工建立績效檔案的話，那你要開始做這個工作了，否則到時你無法向員工解釋你的考評結論，員工也不會認可你的結論。 同時作為主管還要安排好面談計劃。面談方式可以是一對一的，也可以是一對多的。“一對一”常用于涉及私事或保密情況中，“一對多”常用在有共同話題時。面談時間最好控制在10～15分鐘，若是月度考核，一月一次，則不少于30分鐘；年度考核，則應多于1小時。地點應安排在安靜且不受干擾的地方。 只有經理本人做準備是不行的，面談是經理和員工兩個人共同完成的工作，作為員工我們也要為績效面談做好準備。只有雙方都做了充分地準備，面談才有可能成功。所以，在面談計劃下發的同時也要將面談的重要性告知員工，讓員工做好充分準備。員工要主動搜集與績效有效的資料，要實事求是，有明確的、具體的業績，以使人心服口服，同時，要認真填好自我評估表，內容要客觀真實，準確清晰。 與員工建立融洽的關系。不要讓員工覺得有壓力，比如可以談談與反饋內容無關的話題，拉近彼此的距離。 以事實為依據。對事不對人非常關鍵，反饋盡量拿出事實依據來，就事論事。不要傷害員工的人格和尊嚴。 肯定成績。對員工表現好的地方一定要給予充分的肯定，這有利于增強員工的自信和消除員工的緊張心理。 差別化對待。不同類型的員工反饋的重點應該不同，對工作業績和態度都很好的員工，應該肯定其成績，給予獎勵，并提出更高的目標；對工作業績好但態度不好的員工應該加強了解，找到態度不好的原因，并給予輔導；對工作業績不好但態度很好的員工應該幫助分析績效不好的原因，制定績效改善計劃；對工作業績和工作態度都不好的員則應該重申工作目標，把問題的嚴重性告之對方。 摘自宋勸其老師新書《高績效管理的五項修煉》，作者系國內知名戰略績效專家，國家人力資源管理是教材編委會委員，上海行隆企業管理咨詢有限公司首席咨詢師。