第1章  總則

第1條  目的

為規范公司采購與驗收作業，明確采購及驗收人員的工作職責，加強采購過程控制與采購質量控制，特制定本細則。

第2條  適用范圍

公司的采購活動以及采購物資驗收活動均應遵照本細則辦理。

第3條  職責

1．采購部負責采購的計劃、組織與實施工作。

2．倉儲部收貨人員負責物資的清點、登記以及按照實際數量填報驗收單等工作。

3．質檢部人員根據標準嚴格執行質量檢查驗收，不合格品驗收不予通過。

第4條  控制原則

1．結合生產經營需要開展物資采購工作，保障原材料和各項物資的連續供應。

2．在保障供應的前提下，選擇優質物資，確保采購物資質量合格。

3．開拓貨源基地，優化供應渠道，降低采購成本。

4．驗收工作嚴格執行公司驗收標準，杜絕違規、違法及暗箱操作。

第2章  采購申請與審批

第5條  物資需求部門填寫《物資需求單》，詳細注明需求物資的品名、型號、技術標準、數量、預計價格、需求原因、要求到位時間等，并提交部門經理審批。

第6條  物資需求部門將經部門經理審批通過后的《物資需求單》提交采購部，采購部匯總并結合年度采購計劃和庫存情況編制公司的《采購申請單》，按權限規定報相關領導審批。

第7章  采購部將經審批通過的《采購申請單》交財務部，財務部根據本期預算及財務總監的意見審核批準并蓋章。

第8條  若無法于需用日期辦妥采購申請單，必須及時通知請購部門。

第9條  物資需求部門若需要變更申請采購物資的規格或數量，必須立即通知采購部，及時根據實際情況更改采購計劃。

第10條  緊急采購應填寫《緊急采購申請表》，經部門經理審批后，由公司采購總監核準后才能列入采購范圍。

第11條  緊急采購時，由請購部門于“備注”欄注明原因并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。

第12條  材料檢驗須試車方能實施者，物資需求部門應于“備注”欄注明“試車檢驗”及“預定試車期限”。

第13條  免開請購單事項規定如下。

公司規定零星采購及小額零星采購物資項目、招待用品采購項目免開請購單，請購部門填寫《行政總務品申請單》委托行政部辦理。

第3章  采購過程管理

第14條  公司采購部根據采購物資的性質選擇采購方式，一般采用招標采購、詢價議價采購、定價采購、公開市場采購等方式（如下表所示）。

采購方式說明表

第15條  供應商選擇程序

1．采購人員應不定期收集供應商信息，收集內容包括供應商的資質、經營范圍、服務質量等。

2．采購人員應從生產需求、價格、質量、服務、數量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商，根據考察結果編寫《供應商情況分析表》，詳細登記供應商各方面的情況。

3．采購部經理根據《供應商情況分析表》初步篩選符合條件的供應商，分析各供應商優劣，確定兩家以上備選合作供應商。

4．采購部相關人員與備選供應商談判，主要以產品規格、交貨期確認、價格和后期服務為重點談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。

5．采購部相關人員根據談判結果擬定供應商選定方案，報主管副總與總經理審核。

6．采購部根據審批結果選定供應商，并擬定采購合同。

第16條  采購部協同生產部經理、質檢部經理、財務部經理、法務人員等召開采購合同評審會，根據《供應商情況分析表》等對采購合同進行評審，提出評審意見，并確定供應商的采購份額。

第17條  若采購合同金額在總經理審批權限內，采購合同由公司總經理批準執行；若采購合同金額超出總經理審批權限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。

第18條  采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執行采購，并將《采購申請表》和采購合同轉交財務部進行結算付款。

第19條  采購部人員負責跟進供應商履約情況，填寫《采購工作日報》并上報相關部門，確保按進度完成采購作業。

第4章  采購價格管理

第20條  公司各有關單位和部門均有義務協助提供價格訊息，以便采購部進行比價參考。

第21條  采購部根據調查價格信息對采購物資成本進行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當性。進行成本分析的項目包括以下7項。

1．物資的制作方法和生產工藝。

2．物資制作所需的特殊設備和工具。

3．物資生產所耗費的直接或間接的人工成本。

4．物資生產所耗費的直接或間接的材料成本。

5．物資生產制造所需費用或者外包費用。

6．物資營銷費用。

7．物資管理費用以及稅收。

第22條  公司通過對物資價格的計算（如下表所示）確定供應商的價格底線，協助進行采購談判。

物資價格計算說明表

第23條  采購價格審核審批。

1．采購人員詢價、議價完成后，于《請購單》上填寫詢價或議價結果，必要時附上書面說明。

2．采購部經理進行審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由采購部經理親自與供應商議價，并將議價結果報公司主管副總與總經理審核。

3．主管副總、總經理均可視需要再行議價或要求采購部進一步議價。

第24條  已核定的采購單價如需上漲或降低，應以《單價審核單》形式重新報批，且附上書面的原因說明。

第25條  對于單價漲跌的審核，應參照價格的審核審批流程執行。

第26條  采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供應商適當降低單價。

第5章  采購物資驗收

第27條  采購驗收時必須有采購人員、質檢員、收貨員三方同時在場，指定的第一驗收人員不在時可讓替補驗收員驗收，但必須有指定的三方人員驗收。

第28條  驗收結束后，采購人員、質檢員、收貨員三方應當在《驗收單》（如下表所示）上簽字，方可報送財務部做賬務處理。

驗收單

第29條  內購物資核單點收

1．物資運達后，收貨人員應檢查供應商所提供的發票、送貨單、出廠檢驗報告等資料是否齊全，并核查送貨單上的物資名稱、編碼、規格、訂單編號等內容是否填寫完備。

2．收貨員點收時，應先核對其送貨單內容與訂購單有無錯誤或是否存在超交現象，并核對實物。

3．收貨員如發現數量、品種、規格有異時，應通知采購部處理，對于數量短缺的，應由供應商在送貨單上注明，并由供方送貨人員簽名確認。

第30條  外購物資核單點收

1．物資送達后，收貨人員依照裝箱單以及訂購單開箱核查物資的名稱、規格、數量等。

2．開箱后，收貨人員若發現所裝物資與裝箱貨物訂購單內容不一致時，應通知采購部經辦人進行處理。

第31條  物資質量檢驗。

1．質檢員應按照供應商提供的各項技術指標或按照招標文件中承諾的技術指標、功能和檢測方法進行驗收。

2．若驗收過程中發現貨物有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況且達到一定程度時，質檢員應及時告知采購人員通知供應商前來處理或聯絡公證處前來公證，并盡可能維持其狀態以利于公證作業的進行。

3．供應商或公證單位確認后，采購部開立《索賠單》（如下表所示）呈部門負責人核實。

索賠單

索賠單編號：                                            開單日期：

4．質檢部應詳細記錄驗收情況并出具驗收報告，嚴格按照合同的品名、規格、型號等逐項驗收，對所有不合格項進行記錄，以便及時與供應商或公證單位索賠、交涉。

5．驗收完畢后，質檢部應當對驗收合格的物資編制一式多聯、預先編號的驗收報告，內容包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量、質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務的依據，并及時報告采購部和財務部。

第32條  驗收結果處理

1．交貨數量超過訂購量的部分應退回供應商；屬于自然溢余的，在驗收單“備注”欄注明自然溢余的數量或重量，經采購部經理同意后進行收貨，并告知采購人員。

2．交貨數量未達到訂購數量時，以要求補足為原則，由采購人員聯絡供應商進行處理。

3．對于驗收合格的物資，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，再由倉庫人員入庫定位。

4．對于驗收不合標準的物資，檢驗人員應貼上不合格標簽，并于驗收報告上注明不合格原因，經負責人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。

第33條  退換貨作業

1．對檢驗不合格的物資辦理退換貨時，采購人員應開立《退換貨處理單》并附有關貨物《檢驗報告單》呈采購經理簽字確認后辦理。

2．對于已付款但物資在保修期或保質期內出現質量問題的，公司需負責聯系維修或索賠，并將賠償收入、賠償物資清單及賠償原因說明等全部上報財務部門。

第6章  附則

第34條  本細則的擬定和修改由公司采購部負責，經公司總經理審核后批準執行。

第35條  本細則自公布之日起實施。