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    郭致星:項目管理最佳實踐——控制22分鐘的會議時間
    2016-01-20 52925

    目管理最佳實踐——控制22分鐘的會議時間

     

     “會議拉鋸戰”是每個人都頭痛的。如何高效的進行會議,相信每個人都希望了解。那么或許這篇文章可能給大家有所啟發。這是一篇翻譯稿,摘錄過來分享給大家,希望有幫助。

    沒有人因任何的因素喜歡開會。其實很多情況下,大部分的人都認為一些的會議都是在浪費時間。那么,如何剔除會議中那些浪費時間的方面,留下精華部分?讓我們嘗試下將會議時間壓縮到 22 分鐘,Nicole 首先提出了這個想法,我個人認為這是目前所能看到的最容易做到而且有效的辦法。

    這里是他提及的一些方面:

     




    請原諒我可能沒有完全清楚得闡述他的核心觀點,因為這些內容我是從他的想法中部分摘記而來。其中每條詳細的觀點如下:

    1、制定 22 分鐘時間的會議

    誰規定所有的會議時間需要花半個小時甚至一個小時?這有何數據依據?當然沒有。其實,這點時間留給人們去闡述、辯論自己的觀點顯然不足夠。因此反過來講,也不可能所有的會議在 22 分鐘之內搞定。但你可以嘗試盡可能將會議時間控制得越來越短,而不是越來越長。

    2、有個共同的議程

    有個明確目標的議程將會使會議錦上添花、有的放矢??梢钥紤]在白板上寫出議程的內容,同時加粗相應的關鍵點,由此不斷提醒大家我們這個會議需要達到什么樣的目標。

    3、提前 3 天發送邀請和相關必讀內容

    雖然這可能是會議組織者的負擔,但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會議變成“大家盡可能得先了解文檔中的內容,然后必須提交相應的作業”等這種情況。

    4、準時開始

    會議準時開始的這種情況發生的幾率有多少?該死,實際情況是幾乎沒有。你可能會說,部分的情況可能是由于 Outlook 等程序可能沒有設置足夠的提醒時間的問題。當然純粹依靠軟件是不靠譜的,甚至我建議你可以使用便簽等“土辦法”。同時 22 分鐘的時間對于個人而言,也可以當作是做個緩沖休息時間。

    5、站著開會

    舒適的椅子會讓人“變懶”,而同時站著開會能提醒大家目標是不是需要說明或者補充。

    同時,你需要保持你的觀點,如有必要請保持沉默,將它留到會議外去單獨處理。




    6、不要帶筆記本,但記得帶紙筆

    如果你承諾會議會在 22 中之內搞定,那么就沒有必要帶其他無關的物品。我甚至認為帶上這些東西你將重復你中學時的覆轍 看起來你在開會,而其實你的心已經飛往他處。紙和筆會讓你的頭腦清醒,也有利于分工:一個人討論問題,另外一個人記錄。

    7、同時禁止帶手機

    理由同上

    8、注意!記錄所有的話題相關的反饋

    如果是個會議,那必定有個人會擔當組織者的角色,記錄所有應該注意的點。同時,反饋中可能會有支線等情況發生,你應該避免這些話題不會離會議本身的議題太遠。

    9、盡可能快的發送會議記錄

    22 分鐘并不長,但你應該盡可能快的發送相關的會議記錄,組織并計劃下個會議。

     

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