行政人員職業化培訓 ——行政職業化九九歸一 培訓講師：陳馨賢 課程時間：2-3天，6小時/天 培訓對象：企業行政助理與文秘相關人員：辦公室主任、行政部經理、董事長秘書、總經理秘書、部門秘書、行政助理、行政主管、部門文職人員等。 培訓方式：培訓形式：理論講授60％、實戰演練15％、案例討論、游戲15％、經驗分享、答疑10％ 課程背景： 您是否遇到這樣情況： 1.在行政工作中沒有受到過系統訓練，無法從戰略性全方位角度認知行政管理工作 2.在所從事的行政管理工作中感覺缺乏理論支持 3.感覺工作中總是被動行事，不能主動掌握工作節奏 4.行使對外界社會的管理職能時沒有感覺到有很多事物的“黑洞”要提防 5.想給公司節省費用，但卻不知從何處下手，如何節省 6.對行政工作的各項標準不清楚 7.在公司的職位地位不理想，與各部門溝通不順暢 8.要干的事情太多，社會資源也有很多，但不知如何利用社會資源 9.對于如何管理公司的系統性整體行政事務心中沒底 10.想系統學習，提高行政管理技能，但沒有合適的傳授經驗課程，空有理論知識 諸如以上的問題，都是每個助理秘書工作人員所面對與困惑的，如何把握正確方向從而迅速提升自身職業素養，成了我們必須面對與解決的課題。 課程收益： 掌握高級行政文秘所具備的基本技能、技巧 善于處理工作中的難點，掌握待人接物的技巧，實現高效的時間管理 實現現代文秘工作和檔案管理工作的規范銜接 善于上傳下達，掌握有效溝通的技巧 學習掌握規范的商務寫作技巧，提高公文寫作水平 學習掌握會議的組織思路及高效率的組織方法 掌握高級的商務活動禮儀，塑造自己的職業形象，適應不同商務場合的要求 學習專業的商務接待與宴請禮儀，融洽各方關系、達成企業目標 課程大綱： 行政職業化九九歸一——高素質 職業化行政人員如何開展工作 不同級別的行政人員的價值在那里 行政人員職場規劃面面觀 行政職業化九九歸一——明角色 誰是最佳的行政人選？ 游戲： 什么樣的人適合做行政人員？ 討論： 行政工作男女有別嗎？ 職業化行政人員需要具備的一硬二軟 硬要求：人個知識技能素質 軟要求：個性素質 品格素質 職業化行政人員必備二能“能干、會說” “七”高促職業化行政人員成功 小測試： 你是幾段行政人員嗎？ 職業化行政人員六種角色 職業化行政人員角色定位兩大禁忌 行政職業化九九歸一——巧溝通 行政職業化具備能力：溝通 何為溝通？ 溝通有什么特點？ 溝通的種類與形式有那些 溝通的四大方式 職業化溝通——“聽”準 職業化溝通——“說”對 職業化溝通——“看”清 職業化溝通——“問”好 小組討論：他是什么溝通風格？ 測試：溝通性格測試 知已才能知彼 知彼才能百戰不殆 職業化行政人員內部溝通秘訣： 對上溝通要有膽識 水平溝通要有肺腑 對下溝通要有心情 職業化行政人員特例分析： 這話對嗎？ 領導錯了你怎么辦？ 找領導怎么辦？ 職業化行政人員電話溝通技巧： 接聽電話的基本原則 接聽電話的幾項注意 職業化行政人員傳真管理 職業化行政人員郵件管理 行政職業化九九歸一——控時間 行政人員常見的時間管理誤區 時間管理“管”什么 行政人員時間管理的三原則 時間管理的十八羅漢拳： 一拳：時間計劃表 二拳：管理好上司的時間 三拳：區分你可掌控的時間 四拳：每日工作效率單 五拳：互不打擾原則 六拳：日事日畢 七拳：上級的最佳時間 八拳：良好的工作習慣 九拳：多頭并舉 十拳：決不盡到 十一拳：設定期限 十二拳：整理整頓 十三拳：有舍才有得 十四拳：善借外力 十五拳：一步到位 十六拳：聚少成多 十七拳：敢于說“不” 十八拳：勞逸結合 管理上司的時間： 固定日程管理 會議 出差 接待 活動 突發性日程管理 臨時性 突發性 行政職業化九九歸一——緩壓力 壓力何解？ 壓力產生的十個原因 壓力帶給我們的“三壞一好” 三壞：負面情緒 負面結果 身體損害 一好：有壓力才有動力 壓力心理分解 緩解壓力從找到壓力源開始？ 緩解壓力的四種策略： 變革策略 主動策略 反應策略 轉角策略 行政職業化九九歸一——好會議 會議的意義如何？ 會議的組織與管理 做好會前準備工作“六心” “巧心”安排議題、議程 “精心”擬訂與會人員名單 “悉心”申請會議所需資金 “用心”會場選擇與布置(設備、用具等準備) “妙心”安排食宿和茶水 “真心”發出會議通知并確認 會間的組織服務 簽到 安排就座 會議記錄、錄音、錄像 會場服務(注意細 節如：送茶時間、燈光) 突發事件的處理 會議的善后處理“三要” 會場清理“要到位” 印發會議記錄“要及時” 會議的總結跟蹤工作“要到位” 當好會議主持人 控制會議進程 清點參會名單 通報會議目的 明確議程安排 宣布會議紀律 控制討論情況 促成會議目標 特殊人員策略 突發事件處理 現場模擬：請安排一次公司的年終聯歡會 行政職業化九九歸一——善文檔 檔案管理與文檔管理 文檔管理“四步走” 分類：四招做好文檔分類 整理：五步整理文檔 存儲：“普通”、“電子”分別存儲 更新與使用：五招提升文檔管理效率 合同文件管理 信息、情報管理 注：因多數公司已經有了文檔管理系統，故此節可詳可簡，如無特殊要求，只講述文檔管理的技巧！ 行政職業化九九歸一——妙公文 黨政機關公文格式和條例（2012年7月1日） 公文提升篇： 掌握公文寫作規律 閱讀者思維 創作者思維 主動與被動 主旨五表達 高效公文“人體圖” 公文“頭” 公文“骨胳” 公文“血肉” 公文“細胞” 握住生花之妙筆 現場實操：公文測試考題\實操\改錯\講述 行政職業化九九歸一——佳形象 行政職業化“黃金儀容” 行政職業化“黃金儀表” 行政職業化“黃金儀態” 行政職業化“禮行天下” 行政職業化“出行有禮” 行政職業化“商談有儀” 行政職業化“拜訪有節” 行政職業化“辦公禮儀” 行政職業化“接待禮儀” 行政職業化“宴請禮儀” 行政職業化九九歸一——培訓課程總結