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為什么 25 %到 50% 的人每天都感到事情多得做不完呢？其實這并不是因為我們的工作時間長，而是每個人都在試著在同一時間內做幾樣事情。相信很多人都感覺到每天都很忙，但一天下來中感覺不到自己在忙什么？

手機，筆記本，平板電腦等毫無疑問給我們帶了很多方便之處，但無形中也把工作上的事情滲入到工作之外的時間?；仡櫼幌拢遣皇墙洺Ｔ陂_會的時候用手機回復郵件？有沒有試過把筆記本電腦帶到辦公室開會但實際上是在瀏覽和會議無關的網頁？經常在辦公桌上吃午飯？或是明明知道手頭的任務有截至日期但還是忍不住地拿起手機給朋友發了一條無關緊要的短息？這些不好的習慣就像一個正在恢復中的傷口，很癢但時不時又去抓一下，而且自己很清楚越抓傷口越難恢復。最慘的是，當你同時在做幾件事情的時候，你的大腦和身體的能量處于“高速運轉”狀態，所以一個小時下來，所消耗的精力往往多過于專心做一件事。

這里我自己也深有體會。一般來說，在辦公室的工作效率要比出差的時候低很多。辦公室的雙屏顯示器里有四個彭博窗口，Gmail 郵件，旁邊還有一個電話。一天之內從這三個“入口”進來的信息量已經足夠把我本來要做的事情給淹沒掉。更不用提時不時還被同事的問題或是無關緊要的聊天話題給打斷。出差的時候，我只有一個 blackberry，小小的屏幕只允許我回復一個郵件。和客戶開會的時候，我的注意力只在這個會議上。火車上的網絡不穩定，所以很多郵件我都是在 iPad 上一封一封地寫，等連上網路之后再全部發出。

哈佛管理學院的博客上最近有一篇文章討論到了這個問題。文中給出了 6 點建議，其中 3 點是給管理層提出的。

給管理者的建議

1.定制有效的會議時間。盡量把會議時間定在45分鐘之內。這樣開會的人更容易把注意力集中。盡量在會議結束之前給出一個會議總結。開會絕對不能遲到，也絕對不要拖過時間。會議期間手機得全部關掉。
2.盡量避免要求員工立刻回應。如果你經常讓自己團隊的成員立刻執行你給出的任務，這樣容易讓他們進入一個被動的等待任務狀態。允許員工在一天的某個時段把他們的郵件關掉。如果是急事的話，可以給他/她一個電話。不要期待你的團隊成員在5分鐘內回復你的郵件。
3.鼓勵休息時間。試著在一天之內給出一個時間讓員工休息一下。可以讓他們去一下健身房，到辦公室外散散步。盡可能地離開工作環境。不要說休息的時候還在上微博或是校內。

給個人提出的建議

1.把重要的時間放在早上完成。 最好是60到90分鐘作為一個時間段，盡量避免被打擾，而且嚴格遵守開始和結束的時間。如果可能的話，在一個安靜的封閉空間里完成你應該完成的任務。把注意力集中在一項任務上，盡量避免拿起手機發信息，查查郵件或是 QQ 等小動作。等你結束的時候，花 5 到 10 分鐘休息一下。
2.做好一日三思里的“三思”。 你手頭上的任務總是緊急的。做完一件之后下一件也會是重要的。一般日常的工作習慣很容易把自己卷入一個“工作齒輪”里，不停的做事。這樣的很容易讓自己忘記自己一開始為什么要做這件事。一天之內給自己騰出一個總結的小時間（10 - 15 分鐘），思考一下今天做過的時候是不是最重要的，接下來要做的時間是不是跟自己的目標相符的。
3.努力爭取真正的休假，勞逸結合。所謂真正的假期，不是把你公司的手提電腦帶到沙灘上，身體似乎在休息，大腦卻還是在工作。注意勞逸結合。不是每天一個大假期，而是盡量爭取定期的休息，比如一個季度有一個周末是讓自己完完全全休息下來，或是跑去周邊的小城市旅游。研究表明如果你把你一年的假期全部休完，總體來說你的工作效率會更高，而且從長遠來看，身心會更加健康。