劉小明-會議效率不高？來看看如何解決

對我們大部分人而言，會議是一天中效率最低的部分。然而，許多聰明人每天仍要參加多次會議。會議文化往往會帶來更多的會議。這造成了惡性循環，不利于我們的效率和精神。

我們討論過如何讓會議更高效，通過這些討論，我得出了以下一些經驗：

　　停止例會：任何日程表上最糟糕的部分就是例會，或者說“簽到會”。在這樣的會議上，每個人輪流介紹一周的進展。這完全是浪費時間，而經理們召開這些會議主要是為了保證下屬都在有效地工作。

　　實際上，每個人介紹的進展只與會議室中的一兩個人有關，而其他人只是在等待輪到自己發言。可以用即時消息應用、小組站會和電子郵件同步來取代這些會議。

　　慎重安排一對一對話：許多經理都忙于參加各種會議，因此常常會取消或重新安排與下屬的一對一對話。在經理們的日程表上，一對一對話實際上最重要，尤其是對下屬而言。

　　作為經理，你需要做出決策，解決下屬面臨的障礙，使他們感到愉快、有價值。準時參加會議可以向下屬表明，他們很重要，受到尊重。

　　所有會議都必須有一名負責人：這樣的負責人應當介紹會議的目的和日程，確定決策者，安排后續跟進，以及發送會議記錄。不應該有人問：“這是誰開的會？”在負責人沒有確定的情況下，不要召開會議，否則你要決定自己擔任這樣的角色。

　　提前發布會議目的和流程：會議上需要做出什么決定？誰需要參加會議？在人們走進會議室之前，他們應當知道為何要參加會議，以及他們需要討論出什么樣的結果。鼓勵員工用腳投票：允許他們拒絕目的、負責人和流程不清晰的會議。

　　你的日程表安排并不意味著你很重要：許多高級經理認為，忙碌的日程表意味著他們很重要。然而，他們只是經理，而不是專業開會人士。只有在團隊需要你的時候，你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入，那么你可以拒絕會議。此外，如果沒有收到 邀請，那么請勿不請自來。通常情況下，這是對你所組建團隊的一種考驗。如果你有話要說，那么提前與會議負責人溝通。

　　日程表不應當導致決策被推遲：如果某項決策十萬火急，那么需要立即召集所有決策者。創造一種急迫的文化，加速決策。

　　控制會議規模：在理想情況下，參加會議的人不應多于 5 人。研究表明，如果有 7 人同處一間會議室，那么效率將會下降。對于某些會議，不同團隊只需派代表參加，而不必全員參加。如果你不清楚如何與較小的團隊開會，那么請重新思考你的目的，并進行任務劃分。

　　當然，大型團隊的會議，以及全公司的信息發布會對于這類會議，請預先確定發言人，確保將大部分時間留給問答環節。

　　思考每次會議的機會成本：某次會議將給公司帶來什么樣的成本？例如，讓 16 個人參加 2 小時的會議將消耗32 人/小時的人力資源，這接近于 1 人一周的全部工作時間。是這樣的會議更有價值，還是讓一名員工工作一周更有價值？你應當向所有人宣傳開會的成本，并使用定時器來衡量。

　　將他人時間視為稀缺資源：向他人借 1 個小時與向鄰居借一部梯子類似。你應當注意禮貌，只安排所需的時間，并向對方致謝。請不要安排長度超過 60 分鐘的會議，并將 30 分鐘作為默認選擇。你會驚訝于在這么短的時間里取得的成果。準時結束會議。

　　提出問題，而不是掩蓋問題：在許多公司，“向上反映”是一種令人討厭的行為。情況為何如此？經理的存在就是為了解決分歧，分歧造成了僵局。如果人們無法達成一致，那么應當迅速能夠決策的某人反映。在一個健康的團隊中，如果決策不符合某些成員的觀點，那么盡管存在不同意見，他們仍將盡力去做。

　　如果會議議程完成，那么提前結束會議：在許多會議上，如果提前 20 分鐘結束討論，那么很可能會有人說：“還有 20 分鐘，我們來聊點別的什么？”這非常愚蠢。如果你乘坐的車可以提前 15 分鐘到家，那么為何你還要在路上耽擱 15 分鐘？如果能提前完成會議的目標，那么可以提前結束會議。

　　宣告日程表的破產：在某些情況下，擺脫“會議債”的最佳方式就是推倒現有日程表，從頭再來。