開篇案例 崗位分析的策劃方案 以下是一個企業進行組織結構設計和崗位分析的工作計劃與安排。 2008年7月至2008年12月，歷時半年，大致可以分為三個階段。 1．第一階段：崗位分析的前期準備階段（2008年7月1日至2008年8月15日） （1）工作目的：共同探討、重組、確認部門功能、部門架構、部門的崗位和編制。 （2）工作內容：進行崗位分析所需基礎資料的收集、整理；向公司各部門主管宣導崗位分析的方式、目的和意義；設計、制作崗位分析初稿樣表和問卷調查樣表，并開展問卷調查，與各部門主管探討研究部門功能、部門架構和崗位編制。 （3）工作方式：采用問卷調查法、主管領導會議討論法、小組討論法收集和整理所需的基礎資料。 2．第二階段：崗位分析的具體開展階段（2008年8月16日至2008年9月30日） （1）工作目的：主要是形成公司各部門和崗位分析的文字初稿。 （2）工作內容：每個人收集自己所負責部門所有崗位的信息；與各崗位人員面談，形成崗位分析的文字初稿。 （3）工作方式：采用工作日志法、領導面談法、一對一面談法、集體討論法和文獻分析法收集、整理、分析、提煉獲取的信息。 3．第三階段：成稿階段（2008年10月1日至2008年12月31日） （1）工作目的：完成部門職能說明書和崗位說明書的撰稿和確認工作，并打印成冊。 （2）工作內容：設計部門職能說明書和崗位說明書的樣板；明確樣板中各項目的含義；編寫標準的部門職能說明書和崗位說明書；到各部門工作現場進行跟蹤觀察和驗證，對完成的部門職能說明書、崗位說明書進行校正；請各部門確認，并打印。 （3）工作方式：采用觀察法、現場跟蹤法、工作表演法及與各部門主管討論法對編寫的資料進行現場驗證和糾偏。 任務一 設計組織結構 知識目標 ◆ 了解影響企業組織結構的主要因素和常見的組織結構類型 ◆ 熟悉企業組織結構設計的原則 ◆ 掌握企業組織結構設計的程序、方法和內容 技能目標 ◆ 能根據組織的職能設計企業組織結構 任務引入 一整天的公司高層例會結束后，D公司S總經理不禁陷入沉思。 例會由S總經理主持、幾位副總經理參加。原本他就想商談一下公司今后的發展方向問題，不過會上的意見爭執卻出乎自己的預料。很明顯，幾位高層領導在對公司所面臨的主要問題和下一步如何發展的認識上，存在著明顯的分歧。 6年來，D公司由初創時的幾個人、1500萬元資產、單一開發房地產的公司，發展到今天的1300余人、5.8億元資產、以房地產業為主，集娛樂、餐飲、咨詢、汽車維護、百貨零售等業務于一體的多元化實業公司，已經成為本市乃至周邊地區較有競爭實力和有知名度的企業。 作為公司創業以來一直擔任主帥的S總經理在成功的喜悅與憧憬中，更多了一層隱憂。在今天的高層例會上，他在發言時也是這么講的：“公司成立已經6年了，在過去的幾年里，經過全體員工努力奮斗與拼搏，公司取得了很大的發展。現在回過頭來看，過去的路子基本上是正確的。當然也應該承認，公司現在面臨著許多新問題：一是企業規模較大，組織管理中管理信息溝通不及時，各部門協調不力；二是市場變化快，我們過去先入為主的優勢已經逐漸消失，且主業、副業市場競爭都漸趨激烈；三是我們原本的戰略發展定位是多元化，在堅持主業的同時，積極向外擴張，尋找新的發展空間，應該如何堅持這一定位？”面對新的形勢，就公司未來的走向和目前的主要問題，會上各位高層領導都談了自己的 想法。 管理科班出身、主管公司經營與發展的L副總經理在會上說：“公司的成績只能說明過去，面對新的局面必須有新的思路。公司成長到今天，人員在膨脹，組織層級過多，部門數量增加，這就在組織管理上出現了阻隔。例如，總公司下設5個分公司，即綜合娛樂中心（下有戲水、餐飲、健身、保齡球、滑冰等項目）、房地產開發公司、裝修公司、汽車維修公司和物業管理公司。各部門都自成體系，公司管理層次過多，如總公司有3級，各分公司又各有3級以上管理層，最為突出的是娛樂中心的高、中、低管理層次竟達7級，且專業管理機構存在重復設置現象。總公司有人力資源開發部，而下屬公司也相應設置人力資源開發部，職能重疊，管理混亂。管理效率和人員效率低下，這從根本上導致了管理成本加大，組織效率下降，這是任何一個公司的發展大忌。從組織管理理論的角度看，一個企業發展到1000人左右，就應以制度管理代替‘人治’，我公司可以說正是處于這一管理制度變革的關口。我們公司業務種類多、市場面廣、跨行業的管理具有復雜性和業務多元化的特點，現有的直線職能制組織結構已不能適應公司的發展，所以進行組織變革是必然的，問題在于我們應該構建一種什么樣的組織機構以適應企業發展需要。” 坐在S總經理旁邊的另一位是公司創立三元老之一的始終主管財務的大管家C副總經理，他考慮良久，非常有把握地說：“公司之所以有今天，靠的就是最早創業的幾個人，他們不怕苦、不怕累、不怕丟了飯碗，有的是闖勁、拼勁。一句話，公司的這種敬業、拼搏精神是公司的立足之本。目前，我們公司的發展出現了一點問題，遇到了一些困難，這應該說是正常的，也是難免的。如何走出困境，關鍵是要強化內部管理，特別是財務管理。現在公司的財務管理比較混亂，各個分部獨立核算后，都有了自己的賬戶，總公司可控制的資金越來越少。如果要進一步發展，首先必須做到財務管理上的集權，該收的權力總公司一定要收上來，這樣才有利于公司通盤考慮，共圖發展。” 高層會議各領導的觀點在公司的管理人員中間亦引起了爭論，各部門和下屬公司也產生了各自的打算：房地產開發部要求開展鋁業裝修，娛樂部想要租車間搞服裝設計，物業管理部提出經營園林花卉的設想。甚至有人提出公司應介入制造業，成立自己的機電制造 中心。 任務1：請討論公司目前進行改革是否成熟。 任務2：請根據以上信息，為該公司設計一套合適的組織機構，并畫出相應的組織機 構圖。 任務分析 公司目前的發展很顯然遇到了管理瓶頸：公司規模不斷發展壯大，公司業務也不斷增加，已經呈現了多元化的特點，而公司目前的組織機構依然是創立時期的直線職能制結構，已經出現了管理層級過多、管理信息溝通不及時、財務管理混亂等情況，這都嚴重影響了企業的發展。因此，此時進行組織結構的變革正當其時。關鍵的問題在于：如何根據公司業務發展特點和公司目前的管理狀況，選擇一種合適的組織結構類型，然后構建公司的組織結構，并進行組織變革。 知識鏈接 一、組織結構設計的基本含義 1．組織結構設計的有關概念 （1）組織。組織就是把管理要素按目標的要求結合成的一個整體。它是動態的組織活動過程和靜態的社會實體的統一。具體地說，包含以下4個方面。 ① 動態的組織活動過程。即把人、財、物和信息，在一定時間和空間范圍內進行合理有效組合的過程。 ② 相對靜態的社會實體。即把動態組織活動過程中合理有效的配合關系相對固定下來所形成的組織結構模式。 ③ 組織是實現既定目標的手段。 ④ 組織既是一組工作關系的技術系統，又是一組人與人之間的社會系統，是兩個系統的統一。 （2）組織結構設計。組織結構是表現組織各部分排列順序、空間位置、聚集狀態、聯系方式以及各要素之間相互關系的一種模式，它是執行任務的組織體制。具體來說，組織結構設計包含以下幾層意思： ① 組織結構設計是管理者在一定組織內建立最有效相互關系的一種有意識的過程。 ② 組織結構設計既涉及組織的外部環境要素，又涉及組織的內部條件要素。 ③ 組織結構設計的結果是形成組織結構。 ④ 組織結構設計的內容包括工作崗位的事業化，部門的劃分，以及直線指揮系統與職能參謀系統的相互關系等方面的工作任務組合；建立職權，控制幅度和集權分權等人與人相互影響的機制；開發最有效的協調手段。 2．組織結構設計的具體內容 （1）勞動分工。勞動分工是指將某項復雜的工作分解成許多簡單的重復性活動（稱為功能專業化）。它是組織結構設計的首要內容。 （2）部門化。部門化是指將專業人員歸類形成組織內相對獨立的部門，它是對分割后的活動進行協調的方式。部門化主要有四種類型：功能部門化、產品或服務部門化、用戶部門化和地區部門化。 （3）授權。授權是指確定組織中各類人員需承擔的完成任務的責任范圍，并賦予其使用組織資源所必需的權力。授權發生于組織中兩個相互連接的管理層次之間，責任和權力都是由上級授予的。 （4）管理幅度和管理層次。管理幅度是指一位管理人員所能有效地直接領導和控制的下級人員數。管理層次是指組織內縱向管理系統所劃分的等級數。一般情況下，管理幅度和管理層次成反比關系。擴大管理幅度，有可能減少管理層次。反之，縮小管理幅度，就有可能增加管理層次。 管理幅度受許多因素的影響，有領導者方面的因素，如領導者的知識、能力和經 驗等；也有被領導者方面的因素，如被領導者的素質、業務熟練的程度和工作強度等；還有管理業務方面的因素，如工作任務的復雜程度、所承擔任務的績效要求、工作環 境以及信息溝通方式等。因此，在決定管理幅度時，必須對上述各方面因素予以綜合 考慮。 確定管理層次應考慮下列因素： ① 訓練。受過良好訓練的員工，所需的監督較少，且可減少他與主管接觸的次數。低層人員的工作分工較細，所需技能較易訓練，因而低層主管監督人數可適當增加。 ② 計劃。良好的計劃使工作人員知道自己的目標與任務，可減少組織層次。 ③ 授權。適當的授權可減少主管的監督時間及精力，使管轄人數增加，進而減少組織所需的層次。 ④ 變動。企業變動較少，其政策較為固定，各階層監督的人數可較多，層次可較少。 ⑤ 目標。目標明確，可以減少主管人員指導工作及糾正偏差的時間，促成層次的簡化。 ⑥ 意見交流。意見的有效交流，可使上下距離縮短，減少組織層次。 ⑦ 接觸方式。主管同員工接觸方式的改善，也可使層次減少。 早期的管理組織結構中，通常管理幅度較窄而管理層次較多。其優點是分工明確，便于實施嚴格控制，上下級關系容易協調；缺點是管理費用較高，信息溝通困難，不 利于發揮下級人員的積極性。隨著管理組織的不斷革新和發展，采用管理幅度較寬，管理層次較少的結構（扁平結構）的企業越來越多。其優點是管理費用較低，信息溝通方便，有利于發揮下級的積極性；缺點是不易實施嚴格控制，對下屬人員的相互協調較為困難。 二、組織結構設計的原則與重點 1．組織結構設計的基本原則 （1）戰略導向原則。組織是實現組織戰略目標的有機載體，組織的結構、體系、過程、文化等均是為完成組織戰略目標服務的，達成戰略目標是組織設計的最終目的。組織應通過組織結構的完善，使每個人在實現組織目標的過程中做出更大的貢獻。 （2）適度超前原則。組織結構設計應綜合考慮組織的內、外部環境，組織的理念與文化價值觀，組織的當前以及未來的發展戰略等，以適應的組織現實狀況。并且，隨著企業的成長與發展，組織結構應有一定的拓展空間。 （3）系統優化原則。現代組織是一個開放系統，組織中的人、財、物與外界環境頻繁交流，聯系緊密，需要開放型的組織系統，以提高對環境的適應能力和應變能力。因此，組織機構應與組織目標相適應。組織設計應簡化流程，有利于信息暢通、決策迅速、部門協調；充分考慮交叉業務活動的統一協調和過程管理的整體性。 （4）有效管理幅度與合理管理層次的原則。管理層級與管理幅度的設置受到組織規 模的制約，在組織規模一定的情況下，管理幅度越大，管理層次越少。管理層級的設 計應在有效控制的前提下盡量減少管理層級，精簡編制，促進信息流通，實現組織扁 平化。 其中，管理幅度受主管直接有效地指揮、監督部屬能力的限制。管理幅度的設計沒有一定的標準，要具體問題具體分析，粗略地講，高層管理幅度3～6人較為合適，中層管理5～9人較為合適，低層管理幅度7～15人較為合適。 影響管理幅度設定的主要因素如下： ① 員工的素質。主管及其部屬能力強、學歷高、經驗豐富者，可以加大控制面，管理幅度可加大；反之，應小一些。 ② 溝通的程度。組織目標、決策制度、命令可迅速而有效地傳達，渠道暢通，管理幅度可加大；反之，應小一些。 ③ 職務的內容。工作性質較為單純、較標準者，可擴大控制的層面。 ④ 協調工作量。利用幕僚機構及專員作為溝通協調者，可以擴大控制的層面。 ⑤ 追蹤控制。設有良好、徹底、客觀的追蹤執行工具、機構、人員及程序者，可以擴大控制的層面。 ⑥ 組織文化。具有追根究底的風氣與良好的企業文化背景的公司也可以擴大控制的 層面。 ⑦ 地域相近性。所轄的地域近，可擴大管理控制的層面，地域遠則縮小管理控制的 層面。 （5）責權利對等原則。責權利相互對等，是組織正常運行的基本要求。權責不對等對組織危害極大，有權無責容易出現瞎指揮的現象；有責無權會嚴重挫傷員工的積極性，也不利于人才的培養。因此，在結構設計時應著重強調職責和權利的設置，使公司能夠做到職責明確、權力對等、分配公平。 （6）職能專業化原則。公司整體目標的實現需要完成多種職能工作，應充分考慮專業化分工與團隊協作。特別是對于以事業發展、提高效率、監督控制為首要任務的業務活動，以此原則為主，進行部門劃分和權限分配。當然，公司的整體行為并不是孤立的，各職能部門應做到既分工明確，又協調一致。 （7）穩定性與適應性相結合的原則。首先，企業組織結構必須具有一定的穩定性，這樣可使組織中的每個人工作相對穩定，相互之間的關系也相對穩定，這是企業能正常開展生產經營的必要條件，如果組織結構朝令夕改，必然造成職責不清的局面。其次，企業組織結構又必須具有一定的適應性。由于企業的外部環境和內部條件是在不斷變化的，如果組織結構、組織職責不注意適應這種變化，企業就缺乏生命力、缺乏經營活力。因此，企業應該根據行業特點、生產規模、專業技術復雜程度、專業化水平、市場需求和服務對象的變化、經濟體制的改革需求等進行相應的動態調整。企業應該強調并貫徹這一原則，應在保持穩定性的基礎上進一步加強和提高組織結構的適應性。 2．組織結構設計的重點 進行組織結構設計應把握以下重點： （1）組織的目標，使組織內部各部門在公司整體經營目標下，充分發揮能力以達成各自目標，從而促進公司整體目標的實現。 （2）組織的成長，考慮公司的業績、經營狀況與持續成長。 （3）組織的穩定，隨著公司的成長，逐步調整組織結構是必要的，但經常的組織、權責、程序變更會動搖員工的信心，產生離心力，因此應該保證組織的相對穩定。 （4）組織的精簡，組織機構精簡、人員精干有助于資源的合理配置，實現工作的高 效率。 （5）組織的彈性，主要指部門結構和職位具有一定的彈性，既能保持正常狀況下的基本形式，又能適應內、外部各種環境條件的變化。 （6）組織的分工協作，只有各部門之間以及部門個人之間的工作能協調配合，才能實現本部門目標，同時保證整個組織目標的實現。 （7）指揮的統一性，工作中的多頭指揮使下屬無所適從，容易造成混亂的局面。 （8）權責的明確性，權力或職責不清將使工作發生重復或遺漏、推諉現象，這樣將導致員工挫折感的產生，造成工作消極的局面。 （9）流程的制度化、標準化與程序化，明確的制度與標準作業以及工作的程序化可縮短摸索的時間，提高工作的效率。 三、組織結構設計的程序 企業組織結構的設計只有按照正確的程序進行，才能達到組織設計的高效化。組織結構設計的程序如下。 1．業務流程的總體設計 業務流程設計是組織結構設計的開始，只有總體業務流程達到最優化，才能實現企業組織高效化。 業務流程是指企業生產經營活動在正常情況下，不斷循環流動的程序或過程。企業的活動主要有物流、資金流和信息流，它們都是按照一定流程流動的。企業實現同一目標，可以有不同的流程。這就存在一個采用哪種流程的優選問題。因此，在企業組織結構設計時，首先要對流程進行分析對比、擇優確定，即優化業務流程。優化的標準是：流程時間短，崗位少，人員少，流程費用少。 業務流程包括主導業務流程和保證業務流程。主導業務流程是產品和服務的形成過程，如生產流程；保證業務流程是保證主導業務流程順利進行的各種專業流程，如物資供應流程、人力資源流程、設備工具流程等。首先，要優化設計的是主導業務流程，使產品形成的全過程周期最短、效益最高；其次，圍繞主導業務流程，設計保證業務流程；最后，進行各種業務流程的整體優化。 2．按照優化原則設計崗位 崗位是業務流程的節點，又是組織結構的基本單位。由崗位組成車間、科室，再由車間、科室組成各個子系統，進而由子系統組成全企業的總體結構。崗位的劃分要適度，不能太大也不能太小，既要考慮流程的需要，也要考慮管理的方便。 3．規定崗位的輸入、輸出和轉換 崗位是工作的轉換器，就是把輸入的業務，經過加工轉換為新的業務輸出。通過輸入和輸出就能從時間、空間和數量上把各崗位縱橫聯系起來，形成一個整體。 4．崗位人員的定質與定量 定質就是確定本崗位需要使用的人員的素質。由于人員的素質不同，工作效率就不同，因而定員人數也就不同。人員素質的要求主要根據崗位業務內容的要求來確定。要求太高，會造成人員的浪費；要求太低，保證不了正常的業務活動和一定的工作效率。 定量就是確定本崗位需用人員的數量。人員數量的確定要以崗位的工作業務量為依據，同時也要以人員素質為依據。人員素質與人員數量在一定條件下成反比。定量就是在工作業務量和人員素質平衡的基礎上確定的。 5．設計控制業務流程的組織結構 這是指按照流程的連續程度和工作量的大小，來確定崗位形成的各級組織結構。整個業務流程是個復雜的系統，結構是實現這個流程的組織保證，每個部門的職責是負責某一段流程并保證其暢通無阻。崗位是保證整個流程實施的基本環節，應該先有優化流程，后有崗位，再組織車間、科室，而不是倒過來。流程是客觀規律的反映，因人設機構，是造成組織結構設置不合理的主要原因之一，必須進行改革。 以上5個步驟，既有區別又有聯系，必須經過反復的綜合平衡、不斷地修正，才能獲得最佳效果。 四、常見的企業組織結構類型 企業組織結構的主要類型有以下幾種。 1．直線制 直線制是企業發展初期一種最簡單的組織結構，如圖1-1所示。 圖1-1 直線制組織結構圖 （1）特點。領導的職能都由企業各級主管一人執行，上下級權責關系呈一條直線。下屬單位只接受一個上級的指令。 （2）優點。結構簡化，權力集中，命令統一，決策迅速，責任明確。 （3）缺點。沒有職能機構和職能人員當領導的助手。在規模較大、管理比較復雜的企業中，主管人員難以具備足夠的知識和精力來勝任全面的管理，因而不能適應日益復雜的管理需要。 這種組織結構形式適合于產銷單一、工藝簡單的小型企業。 2．職能制 職能制組織結構與直線制恰恰相反。它的組織結構如圖1-2所示。 （1）特點。企業內部各個管理層次都設職能機構，并由許多通曉各種業務的專業人員 組成。各職能機構在自己的業務范圍內有權向下級發布命令，下級都要服從各職能部門的指揮。 （2）優點。不同的管理職能部門行使不同的管理職權，管理分工細化，從而能大大提高管理的專業化程度，能夠適應日益復雜的管理需要。 （3）缺點。政出多門，多頭領導，管理混亂，協調困難，導致下屬無所適從；上層領導與基層脫節，信息不暢。 圖1-2 職能制組織結構圖 3．直線職能制 直線職能制吸收了以上兩種組織結構的長處而彌補了它們的不足，如圖1-3所示。 圖1-3 直線職能式組織結構圖 （1）特點。企業的全部機構和人員可以分為兩類：一類是直線機構和人員；另一類是職能機構和人員。直線機構和人員在自己的職責范圍內有一定的決策權，對下屬有指揮和命令的權力，對自己部門的工作要負全面責任；而職能機構和人員，則是直線指揮人員的參謀，對直線部門下級沒有指揮和命令的權力，只能提供建議和在業務上進行指導。 （2）優點。各級直線領導人員都有相應的職能機構和人員作為參謀和助手，因此能夠對本部門進行有效的指揮，以適應現代企業管理比較復雜和細致的特點；而且每一級又都是由直線領導人員統一指揮，滿足了企業組織的統一領導原則。 （3）缺點。職能機構和人員的權利、責任究竟應該占多大比例，管理者不易把握。 直線職能制在企業規模較小、產品品種簡單、工藝較穩定又聯系緊密的情況下，優點較突出；但對于大型企業，產生或服務品種繁多、市場變幻莫測，就不適應了。 4．事業部制 事業部制是目前國外大型企業通常采用的一種組織結構。它的組織結構如圖1-4所示。 圖1-4 事業部制組織結構圖 （1）特點。把企業的生產經營活動，按照產品或地區的不同，建立經營事業部。每個經營事業部是一個利潤中心，在總公司領導下，獨立核算、自負盈虧。 （2）優點。有利于調動各事業部的積極性，事業部有一定經營自主權，可以較快地對市場做出反應，一定程度上增強了適應性和競爭力；同一產品或同一地區的產品開發、制造、銷售等一條龍業務屬于同一主管，便于綜合協調，也有利于培養有整體領導能力的高級人才；公司最高管理層可以從日常事務中擺脫出來，集中精力研究重大戰略問題。 （3）缺點。各事業部容易產生本位主義和短期行為；資源的相互調劑會與既得利益發生矛盾；人員調動、技術及管理方法的交流會遇到阻力；企業和各事業部都設置職能機構，機構容易重疊，且費用增大。 事業部制適用于企業規模較大、產品種類較多、各種產品之間的工藝差別較大、市場變化較快及要求適應性強的大型聯合企業。 5．模擬分散管理制 模擬分散管理制又叫模擬事業部制，是介于直線職能制與事業部制之間的一種組織結構。 （1）特點。它并不是真實地在企業中實行分散管理，而是進行模擬式獨立經營、單獨核算，以達到改善經營管理的目的。具體做法是：按照某種標準將企業分成許多“組織單位”，將這些單位視為相對獨立的“事業”，它們擁有較大的自主權和自己的管理機構，相互之間按照內部轉移價格進行產品交換并計算利潤，進行模擬性的獨立核算，以促進經營管理的改善。 （2）優點。簡化了核算單位，在一定程度上能夠調動各組織單位的積極性。 （3）缺點。各模擬單位的任務較難明確，成績不易考核。 它一般適用于生產過程具有連續性的大型企業，如鋼鐵聯合公司、化工公司等，這些企業由于規模過于龐大，不宜采用集權的直線職能制，而其本身生產過程的連續性又使經營活動的整體性很強且不宜采用分權的事業部制。 6．矩陣制 矩陣制企業組織結構如圖1-5所示。 圖1-5 矩陣制組織結構圖 （1）特點。既有按照管理職能設置的縱向組織系統，又有按照規劃目標（產品、工程項目）劃分的橫向組織系統，兩者結合，形成一個矩陣。橫向系統的項目組所需工作人員從各職能部門抽調，這些人既接受本職能部門的領導，又接受項目組的領導，一旦某一項目完成，該項目組就撤銷，人員仍回到原職能部門。 （2）優點。加強了各職能部門間的橫向聯系，便于集中各類專門人才加速完成某一特定項目，有利于提高成員的積極性。在矩陣制組織結構內，每個人都有更多機會學習新的知識和技能，因此有利于個人發展。 （3）缺點。由于實行項目和職能部門雙重領導，當兩者意見不一致時令人無所適從；工作發生差錯也不容易分清責任；人員是臨時抽調的，穩定性較差；成員容易產生臨時觀念，影響正常工作。 它適用于設計、研制等創新型企業，如軍工、航空航天工業的企業。 7．多維立體制 多維立體制組織結構是在矩陣型組織結構的基礎上發展起來的。它的組織結構如圖1-6所示。 圖1-6 多維立體制組織結構圖 多維立體制組織結構是系統理論在管理組織中的一種應用。主要包括： （1）按產品劃分的事業部——產品事業利潤中心。 （2）按職能劃分的專業參謀機構——專業成本中心。 （3）按地區劃分的管理機構——地區利潤中心。 通過多維立體結構，可以把產品事業部經理、地區經理和總公司參謀部門這三者較好地統一和協調成管理整體。該種組織結構形式適合于規模巨大的跨國公司或跨地區公司。 五、組織結構圖的制作 企業中所有的工作都確定后，有必要明確分工，形成職能部門，并描繪出組織結構圖。該圖描述了企業中各項工作的關系，同時也是管理體制和管理模式的反映，如圖1-7所示。 圖1-7 某企業的組織結構圖 制作圖表時應考慮以下幾個問題： （1）圖表的主題。確定圖表的范圍，是一個系統、一個部門、一個地區，還是整個公司的組織結構圖。 （2）簡潔明了。盡量使圖表簡潔清楚，強調主要機構。 （3）名稱。用職務名稱來描述工作水平和職能，如“主管”是不明確的，要盡可能說明責任，如“行政主管”；含義較明朗的，不必進一步闡明，如“總經理”或“秘書”。 （4）次序。不要先寫組織中的人員名稱，首先要確定職能，然后再將負有相應責任的人名填上去。 （5）職務。在一個矩形框里描述組織各部門的職務。 （6）等級。用垂直線描述不同等級的相關工作，用水平線描述相似等級的工作。 （7）職權。用水平直線或垂直線表示直接權力，用點線表示間接權力。 在一個有活力的組織里，圖表會非常復雜，因為可能會有雙重的關系存在。例如，一個設計工程師也許既要向工程經理匯報，又要向負責審核和管理的首席工程師匯報，這種類型的組織叫做“矩陣組織”。現在有越來越多的企業使用這種組織結構，尤其在工程施工和高科技行業里。 思考與討論 1．在設計組織結構時，如何平衡管理幅度與管理層次？ 2．談談你對我國傳統組織結構改革方向的思考。 實訓題 分別調查工業企業、商業企業和行政事業單位的組織結構，畫出其組織結構圖，并進行對比。 案例分析 簡單化分權的陷阱 上海某化工生產企業（以下用“M企業”代稱），是一個年產值3.4億元的企業，下面有5個“事業部”（實際上是以車間為主體的小業務部）。1996年前，M企業有6個職能部門和7個車間，其中市場部是企業的龍頭部門，全廠1000多名職工全靠市場部的10多個人拿訂單吃飯。隨著市場競爭的加劇，市場部的訂單不能滿足生產的需要，于是個別車間依靠自己的力量，在市場上拉零活。漸漸地，統一的經營體制被打破，車間逐漸成為經營性主體。但因為訂單主要是由各車間自己爭取來的，總部也在生產及質量管理等方面逐漸失去實際控制。在這種變化的過程中，總部相關部門和車間之間經常發生管理沖突——本質上是集權與分權之間的沖突。到1996年，M企業對業務部門進行了重組，并重新設計了組織結構：將7個車間重組為5個獨立的產品部門，并分別稱為事業部；取消了市場部、生產管理部、技術質量部，相應工作和權利下放給各事業部，總部僅保留了原辦公室、人事部和財務部，并增設綜合管理部，負責一般性的協調和統計工作。事業部自主經營、自我發展，總部僅從其業務收入中提存15%。 南京某安全和環保工程公司（以下用“Y企業”代稱），原有10個二級業務部門，在經營上采取“雙重經營”的模式，即以公司層面的經營為主，以各業務部門的經營參與為輔。在雙重經營模式下，公司和業務部門處于一種暫時的集/分權平衡上，但是，隨著業務部門在經營中的貢獻逐漸增大，公司層面的經營逐漸失去地位，業務部門和公司層面的有關職能部門之間的管理沖突開始出現，到2003年，激化程度已相當嚴重。此時，恰逢國家進一步要求企業改制，而且Y企業又是國資退出的對象，于是Y企業沒有繼續演化為“業務部門類公司管理”的強分權模式，而是直接對業務部門進行改制，把業務部門分別改制為子公司。Y公司的10個主要業務部門，經重組后，已經改為7個子公司了。與此同時，總部賦予子公司獨立經營、生產自主權，總部的相應功能一次性弱化，相關部門得到撤并。 分析： 1．案例中的兩個企業原先采用的是什么樣的組織結構形式？ 2．M企業和Y企業為什么要進行組織結構調整，調整后的組織結構形式有哪些優勢 和不足？ 3．企業在進行組織結構設計時應注意哪些問題？ 任務二 進行崗位分析 知識目標 ◆ 了解崗位分析的內容 ◆ 熟悉崗位分析的程序 ◆ 掌握崗位分析的方法 技能目標 ◆ 能夠運用崗位分析方法進行崗位分析 任務引入 “小王，我真不知道你到底需要什么樣的機械操作工？”高爾夫機械制造有限公司人力資源部經理老陳說道，“我已經送去了4個人給你面試，這4個人都基本上符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們全部拒之門外。” “符合崗位說明書的要求？”小王頗為驚訝地回答道，“我要找的是那種一錄用，就能夠直接上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒看見你所說的什么崗位說明書。” 聞聽此言，老陳二話沒說，為小王拿來崗位說明書。當他們將崗位說明書與現實所需崗位逐條加以對照時，才發現問題之所在：原來這些崗位說明書已經嚴重地脫離實際，也就是說，崗位說明書沒有將實際工作中的變動寫進去。例如，崗位說明書要求從業人員具備舊式鉆探機的工作經驗，而實際工作卻已經采用了應用最新技術的數控機床。因此，工人們為了更有效地使用新機器，必須具備更多的數學和計算機知識。 在聽完小王描述機械操作工作所需的技能以及從業人員需要履行的職責后，老陳喜形于色地說道：“我想我們現在能夠寫出一份準確描述該項工作的崗位說明書，并且用這份崗位說明書作為指導，一定能夠找到你所需要的合適人選。我堅信，只要我們的工作更加緊密地配合，上述那種不愉快的事情，絕不會再發生了。” 任務1：分析老陳招聘到的人才不能勝任相關崗位的主要原因。 任務2：提出解決這一問題的思路與方法。 任務分析 在上述案例中，雖然崗位說明書不能準確無誤地界定出招聘崗位所要求的職責與技能，但是，人力資源部經理老陳沒有崗位說明書的幫助，就很難確定出所需崗位應該具備何種專業技能。通過以上案例，可以發現進行具有普遍規律性的人力資源管理工作時應注意的問題，那就是崗位說明書所描述的崗位及其職責要隨時間的變化不斷地進行修改。 知識鏈接 一、崗位分析 崗位分析，指對某項工作進行完整的描述或說明，以便為人力資源管理活動提供有關崗位方面的信息，而進行一系列崗位信息的收集、分析和綜合的人力資源管理的基礎性活動。崗位分析主要從以下八個要素著手進行分析，即（7W1H）： Who：誰從事此項工作，責任人是誰，對人員的學歷及文化程度、專業知識與技能、經驗以及職業化素質等資格要求。 What：雇員要完成的工作任務當中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于腦力勞動的范疇。 Whom：為誰做，即顧客是誰。這里的顧客不僅指外部的客戶，也可以是企業內部的員工，包括與從事該工作有直接關系的人：直接上級、下級、同事和客戶等。 Why：為什么做，即工作對該崗位工作者的意義所在。 When：工作任務要求在什么時間完成。 Where：工作的地點、環境等。 What qualifications：從事這項工作的雇員應該具備的資質條件。 How：如何從事此項工作，即工作程序、規范以及為從事該工作所需要的權利。 二、崗位分析的方法 崗位分析的方法有很多種，此處重點介紹幾種常用的崗位分析方法。 1．問卷調查法 問卷調查法就是根據崗位分析的目的、內容等，事先設計一套崗位調查問卷，由被調查者填寫，再將問卷加以匯總，從中找出有代表性的回答，形成對崗位分析的描述信息。問卷調查的關鍵是問卷設計。問卷有開放型和封閉型兩種形式。開放型：由被調查人根據問題自由回答。封閉型：調查人事先設計好答案選項，由被調查人選擇確認。 問卷調查法的具體實施步驟是： （1）問卷設計。設計問卷時要做到： ① 提問要準確； ② 問卷表格要精練； ③ 語言通俗易懂，問題不可晦澀難懂； ④ 問卷表前面要有指導語； ⑤ 激發被調查人興趣的問題放在前面，問題排列要有邏輯。 （2）問卷發放。進行崗位分析問卷發放時，應該先集合各部門各級主管進行說明，說明內容有崗位分析目的、崗位分析問卷填答方法，并清楚告知此次活動的進行不會影響到員工權益，確定各主管皆明白如何進行后，由主管輔導下屬進行崗位分析問卷的填答。 （3）填答說明與解釋。雖然在崗位分析問卷填答前有過詳細的說明，也進行了問題解答，但是還可能有許多問題產生，因此，在此期間必須注意各部室的填寫狀況，并予以協助。 （4）問卷回收及整理。對于回收的問卷，首先必須檢查是否填寫完整，并仔細查看是否有不清楚、重疊或沖突之處，若有，便由崗位分析與人力資源主管進行討論，以確認資料收集的正確性。 如果事先已請填寫者將內容轉換成計算機檔案，則崗位分析員只需以原檔案進行修改即可，不需再花費許多時間將問卷內容轉換成計算機文書文件，且只要資料確認無誤，即可完成職務說明書的撰寫。 2．訪談法 訪談法是訪談人員就某一崗位與訪談對象，按事先擬訂好的訪談提綱進行交流和討論。訪談對象包括：該職位的任職者；對工作較為熟悉的直接主管人員；與該職位工作聯系比較密切的工作人員；任職者的下屬。為了保證訪談效果，一般要事先設計訪談提綱，事先交給訪談者準備。訪談法分為個體訪談和群體訪談。 進行訪談時應注意以下原則： （1）明確面談的意義。 （2）建立融洽的氣氛。 （3）準備完整的問題表格。 （4）要求按工作重要性程度排列。 （5）面談結果讓任職者及其上司審閱修訂。 3．觀察法 觀察法就是崗位分析人員在不影響被觀察人員正常工作的條件下，通過觀察將有關工作的內容、方法、程序、設備、工作環境等信息記錄下來，最后將取得的信息歸納整理為適合使用的結果的過程。利用觀察法進行崗位分析時，應根據崗位分析的目的利用現有的條件，確定觀察的內容、觀察的時間、觀察的位置、觀察所需的記錄單等，做到省時高效。觀察法又分為： （1）直接觀察法。工作分析人員直接對員工工作的全過程進行觀察。直接觀察適用于工作周期很短的職位。如保潔員，他的工作基本上是以一天為一個周期，職位分析人員可以一整天跟隨著保潔員進行直接工作觀察。 （2）階段觀察法。有些工作具有較長的周期性，為了能完整地觀察到員工的所有工作，必須分階段進行觀察。比如行政文員，他需要在每年年終時籌備企業總結表彰大會。職位分析人員就必須在年終時再對該職位籌備企業總結表彰大會的工作過程進行觀察。 （3）工作表演法。對于工作周期很長和突發性事件較多的工作比較適合。如保安工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發事件需要處理，如盤問可疑人員等，職位分析人員可以讓保安人員表演盤問的過程，來進行該項工作的觀察。 應用觀察法的要求： ① 注意所觀察的工作應具有代表性。 ② 觀察人員在觀察時盡量不要引起被觀察者的注意。在適當的時候，工作分析人員應該以適當的方式將自己介紹給員工。 ③ 觀察前應確定觀察計劃，計劃工作中應含有觀察提綱、觀察內容、觀察時刻、觀察位置等。 ④ 觀察時思考的問題應結構簡單，并反映工作內容，避免機械記錄。 采用觀察法進行崗位分析的結果比較客觀、準確，但需要崗位分析人員具備較高的素質。它適用于外部特征較明顯的崗位工作，如生產線上工人的工作、會計人員的工作等。不適合長時間的心理素質的分析。不適合工作循環周期很長的工作和腦力勞動的工作，偶然、突發性工作也不易觀察，且不能獲得有關任職者要求的信息。 4．關鍵事件法 關鍵事件法要求崗位工作人員或其他有關人員描述能反映其績效好壞的“關鍵事件”，即對崗位工作任務造成顯著影響的事件，將其歸納分類，對崗位工作有一個全面的了解。關鍵事件的描述包括：導致該事件發生的背景、原因；員工有效或多余的行為；關鍵行為的后果；員工控制上述后果的能力。采用關鍵事件法進行崗位分析時，應注意三個問題：一是調查期限不宜過短；二是關鍵事件的數量應足夠說明問題，事件數目不能太少；三是正反兩方面的事件都要兼顧，不得偏頗。 關鍵事件法的主要優點是研究的焦點集中在職務行為上，因為行為是可觀察的、可測量的。同時，通過這種職務分析可以確定行為的任何可能的利益和作用。 關鍵事件法的主要缺點：一是費時，需要花大量的時間去搜集那些關鍵事件，并加以概括和分類；二是利用關鍵事件法，對中等績效的員工就難以涉及，因而全面的職務分析工作就難以完成。 該方法適用于同一職位員工較多，或者職位工作內容過于繁雜的工作。 5．參與法 參與法是指崗位分析人員直接參與某一崗位的工作，從而細致、全面地體驗、了解和分析崗位特征及崗位要求的方法。 與其他方法相比，參與法的優勢是可獲得崗位要求的第一手真實、可靠的數據資料。獲得的信息更加準確。當然參與法也有缺點，由于分析人員本身的知識與技術的局限性，其運用范圍有限，只適用于較為簡單的工作崗位分析。 6．工作日志法 工作日志法是讓員工以工作日記或工作筆記的形式記錄日常工作活動而獲得有關崗位工作信息資料的方法。 其優點是：如果記錄很詳細，那么經常會提示一些其他方法無法獲得或者觀察不到的細節。工作日志法最大的問題是工作日志內容的真實性。 該方法適用于高水平、復雜工作的分析。 7．交叉反饋法 交叉反饋法，即由工作分析專家與從事被分析崗位的骨干人員或其主管人員交談、溝通，按企業經營需要，確定工作崗位；然后由這些主管人員或骨干人員根據設立的崗位按預先設計的格式，草擬工作規范初稿；再由工作分析專家與草擬者和其他有關人員一起討論，并在此基礎上起草出二稿；最后由分管領導審閱定稿。訪談對象最好是從事該項工作的關鍵人員或比所需要了解崗位高一個層次的崗位工作人員，這樣反映問題比較全面、客觀。 該方法的優點是：工作規范描述準確，可執行性強；工作關系圖、工作流程的描述相對清晰；能夠較好地與實際工作相吻合。不足之處是：所需花費時間較多，反饋周期較長，工作任務量大。 這種方法適合于發展變化較快，或職位職責還未定型的企業。由于企業沒有現成的觀察樣本，所以只能借助專家的經驗來規劃未來希望看到的職位狀態。 三、崗位分析的步驟 1．確定工作崗位 崗位分析首先要收集和研究有關工作機構的一般情況，確定每一工作崗位在組織機構中的位置。為此，分析人員通常從組織結構和工作程序圖入手調查，工作程序圖可以幫助分析人員了解工作過程。不過，依靠工作程序圖或組織結構圖確定工作崗位之間的職能關系和明確各項任務的目的，經常可能是不完全的。因而還需要有其他一些資料的補充。包括工作說明書、操作和培訓手冊、其他有關的規則或領導的要求。 2．進行崗位分析 崗位分析是一個全面的評價過程，這個過程可以分為四個階段：準備階段、調查階段、分析階段和完成階段。這四個階段關系十分密切，它們相互聯系、相互影響。 （1）準備階段。準備階段是崗位分析的第一階段，主要任務是了解情況，確定樣本，建立關系，組成工作小組。具體工作如下： ① 明確工作分析的意義、目的、方法、步驟。 ② 向有關人員宣傳、解釋。 ③ 與工作分析有關的工作員工建立良好的人際關系，并使他們作好心理準備。 ④ 以精簡、高效為原則組成工作小組。 ⑤ 確定調查和分析對象的樣本，同時考慮樣本的代表性。 ⑥ 把各項工作分解成若干工作元素和環節，確定工作的基本難度。 （2）調查階段。調查階段是崗位分析的第二階段，主要任務是對整個工作過程、工作環境、工作內容和工作人員等主要方面作一個全面的調查。具體工作如下： ① 編制各種調查問卷和提綱。 ② 靈活運用各種調查方法，如面談法、問卷法、觀察法、參與法、實驗法、關鍵事件法等。 ③ 廣泛收集有關工作的特征以及需要的各種數據。 ④ 重點收集工作人員必需的特征信息。 ⑤ 要求被調查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發生頻率等作出等級評定。 （3）分析階段。分析階段是崗位分析的第三階段，主要任務是對有關工作特征和工作人員特征的調查結果進行深入全面的分析。具體工作如下： ① 仔細審核收集到的各種信息。 ② 創造性地分析、發現有關工作和工作人員的關鍵成分。 ③ 歸納、總結出工作分析的必需材料和要素。 ④ 完成階段。 完成階段是崗位分析的最后階段，前三個階段的工作都是為了達到此階段目標的，此階段的任務就是根據規范和信息編制“工作描述”和“工作說明書”。 思考與討論 1．崗位分析的方法有哪些？ 2．不同的崗位分析方法有何特點？ 實訓題 實地調查某一企業，并針對企業中的某一特定職位進行崗位分析。 案例分析 崗位分析遭到誰的阻攔 林剛被一家私營企業錄用為人力資源經理，這家企業規模不大，員工只有30人。他進公司不久就發現公司管理有些混亂，員工職責不清，工作流程也不科學。每當發生問題，A部門說“歸B部門管”，B部門稱“不知道”，讓他找C部門。他希望進行崗位分析，重新安排組織架構。林剛和崗位分析小組的成員積極籌備一番后開始行動。不料，員工的反應和態度相當不配合。“我們部門可是最忙的部門了，我一個人就要干3個人的活。”“我每天都要加班到9點以后才回去，你們可別再給我加工作量了。”“哦，是不是要裁員啦？怎么突然要作工作分析了呢？”“真抱歉，手頭忙，等過一陣再談吧。”膽小者支支吾吾，疑心重重，態度冷淡不配合的更不在少數。一周下來，林剛筋疲力盡，收獲卻寥寥。經多方了解后，林剛才知道他的前任也做過崗位分析。不但做了崗位分析，還立即根據分析結果進行了人員的大調整；不但刪減或合并了大量的人員和崗位，而且還對員工的工作量都作了調整，每個人的工作量有增無減。有了這個“前車之鑒”，大家忙不迭地夸大了自己的工作量，生怕崗位分析把自己“分析掉了”，或者給自己增加工作量。 分析： 1．崗位分析的目的是不是為了增加員工的現有工作量？如果不是，你認為崗位分析在 人力資源管理中處于怎樣的位置？ 2．員工對于人力資源管理部門組織的崗位分析，通常都持不滿的態度，你認為這一情緒產生的原因是什么？有何良策可以緩解這種情緒？ 3．你認為工作的交叉和重疊在崗位分析后是否可能全部消失，如果不能，你認為有何方法能彌補這一不足？ 任務三 編制崗位說明書 知識目標 ◆ 了解崗位說明書的作用 ◆ 熟悉崗位說明書的內容 ◆ 掌握編制崗位說明書的方法 技能目標 ◆ 能夠編制崗位說明書 任務引入 一個機床操作工把大量的機油灑在機床周圍的地面上。車間主任令操作工把灑掉的機油清掃干凈，操作工拒絕執行，理由是崗位說明書里并沒有包括清掃的條文。車間主任顧不上去查崗位說明書上的原文，就找來一名服務工做清掃。但服務工同樣拒絕，他的理由是崗位說明書里也沒有包括這一類工作。車間主任威脅說要把他解雇。服務工勉強同意，但是干完之后立即向公司投訴。 有關人員看了投訴后，審閱了兩類人員的崗位說明書。機床操作工的工作說明書規定：操作工有責任保持機床的清潔，使之處于可操作狀態，但并未提及清掃地面。服務工的崗位說明書規定：服務工有責任以各種方式協助操作工工作，如領取原材料和工具，隨叫隨到，即時服務，但也沒有明確寫明包括清掃地面工作。 任務1：對于服務工的投訴，你認為該如何解決？有何建議？ 任務2：如何防止類似意見分歧的再次發生？ 任務分析 根據公司的實際情況，相關人員應進行管理分工、重新定位、對崗位說明書進行修改，保證工作的順利進行。公司在管理上，可以讓一些有豐富管理經驗的基層管理人員參與崗位職責的規劃工作中來，因為這些基層管理人員熟悉第一線的工作情況，比較清楚工作中存在的問題。這樣，相關人員就能夠根據實際情況制定出較為科學合理的崗位說明書。 知識鏈接 一、崗位說明書的作用 1．為招聘、錄用員工提供依據 崗位說明書里已經確定了職務的任職條件，它是招聘工作的基礎，公司需要依照它來挑選人員。崗位說明書將作為員工錄用以后簽訂的勞動合同的附件。新員工在被錄用以后，一般企業要進行一次上崗培訓，崗位說明書可以作為上崗培訓的教材。 2．對員工進行目標管理 在對員工目標管理設計的時候，依據崗位說明書所規定的職責，可以清晰、明確地給員工下達目標，同時也便于設計目標。 3．是績效考核的基本依據 在績效考核的時候，根據崗位說明書，才會知道這個崗位有哪些職責，才能去考核這個崗位上工作的員工是不是盡職盡責，是不是完成了工作目標。 崗位說明書明確了某一項職責的范圍，是全責、部分還是支持，很清楚地劃分了員工的職責。崗位說明書還規定了考核評價內容。績效考核的標準應該是一致的，不能崗位說明書寫的是一個樣，考核標準又是另一個樣。 4．為企業制定薪酬方案提供依據 直接決定薪酬的是職務評價。職務評價是企業薪酬方案的基本依據，整個薪酬體系需要以崗位評價為支撐性資料。而職務評價的基礎是職務分析和崗位說明書，如果沒有崗位說明書、崗位內涵分析等資料，就無法進行崗位評價。因此，從根本上說，崗位說明書為企業制定薪酬政策提供了重要的依據。缺少了崗位說明書，企業制定薪酬方案將是很困難的。 5．員工教育與培訓的依據 對員工進行培訓是為了滿足崗位的需要，公司應有針對性地對具有一定文化素質的員工進行專業知識和實際技能的培訓，提高員工勝任本崗本職工作的能力。根據崗位說明書的具體要求，對一些任職條件不足的員工，通過培訓提升他的素質，最后使其達到崗位說明書的任職要求。 6．為員工晉升與開發提供依據 員工大都愿意在一家企業長期工作，并不愿意來回跳槽，他們的依據主要是看有沒有發展的空間，如現在是銷售員，有沒有可能做銷售經理或銷售總監。公司就要依據崗位說明書，有針對性地做工作。 根據崗位說明書做員工晉升路徑圖，作為規范化管理的一個基礎文件。每一位員工都清楚，只要好好工作將來就能升到什么職位，或幾年才能達到任職條件。 綜上所述，崗位說明書有很多重要的作用。所以應該做好崗位說明書的編制工作，而且應該把崗位說明書作為一種檔案長期保存起來。 二、職務說明書的內容 崗位說明書的編制，是對工作分析的結果加以整合以形成具有企業法規效果的正式文本的過程。崗位說明書不存在標準格式，所以每個企業的崗位說明和內容都不相同，但是都應說明清楚所執行的工作、職務的目的和范圍、員工為什么做工作及如何工作。多數崗位描述有三個主要部分：職務頭銜、職務確定和職務責任。它有以下各項內容： 1．職務的識別部分 這部分位于崗位說明書的首部，有識別和確定某項崗位的作用。主要內容有職務頭銜、職務所在的部門、崗位分析者及其向誰報告、最近修改崗位說明書的時間和編號等。其中職務頭銜是其主要內容。 職務頭銜是指對一組職位的稱呼，如軟件技術員、助理會計師等。設定頭銜有幾個作用，第一，頭銜名稱歸納職務活動的特點，對職務提示出一個整體概念以及職務的責任，如“銷售員”會暗示該職務有銷售特征和責任；第二，它對員工有心理上的作用，如將“清掃工”稱為“清潔工程師”能提高這一職務在人們心中的地位；第三，頭銜也可反映出該職務與其他職務的關系、處于何種級別水平等，如“助理工程師”、“初級工程師”、“高級工程師”的頭銜可說明職務的不同等級。 2．功能部分 功能部分是描述崗位應完成的工作、任務和責任，說明工作本身的特性和進行工作的環境特性等。這部分首先是確定組成職務的責任和任務。任務是指員工要完成的工作，或是制造產品或提供服務的行為。責任則是一系列主要任務的集合，崗位的責任依據完成任務所花費的時間和重要性的優先次序排列。因此，有關崗位責任的說明通常按其重要的程度編寫。 此外，功能部分還應說明勞動手段和工作環境。勞動手段即工人用來執行崗位活動的機器、工具、設備和輔助裝置。工作環境是說明工作處在何種環境狀態下完成，提供了員工的工作環境方面的信息。如在室內（外）、溫度、濕度，或是需站立、久坐、受電磁、噪聲、有害氣體、傳染病及焦慮狀態下完成工作。 3．崗位說明部分 這部分反映為取得成功的崗位績效所需要的崗位特性。通常是描述從事該崗位的員工應該具備的經驗、教育和培訓等條件以及特殊的知識、能力和技能等。 三、崗位說明書的編制要求 崗位說明書的編制應該使用簡潔的、直接的語言，充分反映出崗位的特征。 在崗位分析寫作過程中，相關人員應注意做什么、如何做和為什么要做三個方面的問題。做什么，是以崗位上所完成的體力活動和腦力活動的有關說明來表示的；如何執行勞動活動指的是執行崗位工作所采取的方法或程序，有體力活動和腦力活動兩種不同的程序；在考慮到崗位的如何做時，分析員應考慮下列問題： （1）完成這一崗位的所有任務，使用了什么材料、工具和設備？ （2）是否還有其他沒有觀察到的材料、工具和設備？如有，他們應如何工作？ （3）完成這一崗位的所有任務，采用了什么方法或過程？ （4）有沒有其他的方法或過程能完成此項工作？ 崗位說明材料的組織，依賴于采用的崗位分析方法和職務性質。在多數崗位說明材料中，信息可按有關的主要崗位部分來組織，或按崗位活動的進行順序來組織。在沒有其他任何合理的組織原則時，或按各種活動判斷出的重要程度，或按消耗于各種活動上的時間多少來排列敘述信息。在某些崗位分析程序中，可包括一系列任務清單，甚至可以按照這些任務所包含的各項“責任”組織。 四、如何編寫崗位說明書 崗位說明書具體內容的編寫是牽涉面廣，工作量大的文件整理匯編工作，可分以下幾個步驟來進行： 1．準備階段 （1）組建編寫小組。該小組負責具體編寫工作和協調有關事宜。編寫小組成員由顧問公司（如果有外聘）、人力資源部及其他部門指定的人員組成。對小組成員的具體要求：對企業及本部門的經營管理和業務狀況比較了解，有一定的影響力，能公平公正地處理問題，有一定的文字功底。小組成員一般是各部門的負責人。 （2）組建領導小組。該小組負責審核編寫的結果和解決編寫中出現的有關問題，主要由企業資深的高層管理人員組成。 2．編寫階段 （1）設計框架。由編寫小組成員設計出適合本企業的崗位說明書框架，包括崗位說明書的樣式及相關內容（見表1-1），并提交領導小組審定。 表1-1 崗位說明書 崗位名稱 所在部門 崗位定員數 崗位編號 部門編號 薪酬等級 直接上級 直接下級 工作綜述 崗位職責 序 號 工作項目 具體職責 工作權重/% 績效指標 1 2 3 4 5 6 7 8 工作協作關系 內部 外部 任職資格 任職資格項目 要 求 教育程度 專業（工種） 工作經驗 知識要求 上崗證/資格證 對身體健康要求 專業 技能 技能 級別 需求程度的級別：1．無要求；2．一般；3．較強；4．強；5．很強 其 他 工作環境 工作時間 使用的主要工具設備 述職簽字 任職人 任職人 上級 人力資 源部 （2）組織培訓。針對崗位說明書的框架，由編寫小組的成員組織全體員工進行崗位說明書編寫技能與技巧的培訓。 （3）編寫。編寫小組輔導或者幫助任職人員進行崗位說明書的編寫，并完成初稿，提交部門負責人進行審核與修訂。 職位說明書一般分為以下幾大部分。 ① 基本概況：崗位名稱指的是任職職位的稱謂，名稱要反映工作崗位的性質、突出崗位的職能，如招聘專員等；崗位的編號一般由企業人力資源部統一規定；所在部門指本崗位隸屬的部門名稱；直接上級指所描述職位的直接主管崗位的名稱，一般一個崗位只有一個直接上級崗位；直接下級指所描述崗位直接領導的下屬崗位名稱；薪酬等級指根據崗位評價的結果，按照企業的管理制度確認的薪酬級別。 ② 工作綜述：指對本崗位職能進行綜合、概括性的描述，一般用一句話，采用“三段論”的方式來描述，即“依據/按照……，做……（行動），達成……結果”。 ③ 崗位職責：崗位職責包括工作項目、具體職責、工作權重、績效指標三個部分。其中工作項目包括崗位關鍵業務工作職責和崗位基礎工作職責。關鍵業務工作職責指為發揮本崗位職能必須承擔的具體業務學習情境的工作職責；崗位基礎工作職責指各部門為完善本崗位的職能建設所承擔的共性工作。具體職責指對工作項目的具體內容進行描述，一般也采用“三段論”的格式。工作權重指本項工作的工作量占本職位工作總量的比例，一般情況下可以用時間比例來代替，所有工作的總權重為100%。績效指標指衡量本項工作完成情況的指標及標準，主要從時間、數量、質量和成本等方面來設置。 ④ 工作協作關系：工作協作關系包括對內和對外兩部分。對內主要指與直接上級或平級部門、崗位之間的協作關系，一般填寫最常聯系的3～5個部門或崗位；對外主要從上級單位，政府有關部門，客戶及中介組織等方面來描述。 ⑤ 任職資格：任職資格的內容包括教育程度、專業（工種）、工作經驗、知識要求、上崗證/資格證，對身體健康要求和專業技能等。本欄必須全部填寫。專業技能主要從招聘的角度出發，根據職位工作的需要，并從工作性質和工作內容來判斷其需求程度的級別。 ⑥ 其他：包含工作環境工作時間和使用的主要工具設備。工作環境指本職位工作面臨的實際工作環境，如崗位是否面臨噪聲、粉塵、有毒氣體、高溫等因素會帶來生命安全、職業病等危害的威脅；工作時間是指本崗位工作的時間規律性；使用的主要工具設備指完成崗位職責所需要使用的工具或設備。 3．審核與修訂 部門負責人對崗位說明書的初稿進行初步審核，及時提出審核中發現的問題；編寫小組提供崗位說明書的審核技術和辦法，負責審核的過程輔導，解決項目小組審核中遇到的技術問題，并負責收集審核意見和修訂。 4．定稿 編寫小組將已初步修訂的崗位說明書提交企業領導小組。領導小組對所有的崗位說明書進行綜合性全面審核，提出審核意見，并將審核中發現的問題與編寫小組共同探討，最終確定修訂的辦法，經編寫小組再修訂后，將崗位說明書定稿。 崗位說明書定稿后，通過一定的程序即可下發執行。 五、崗位說明書的定期審查和保管 崗位說明書的內容并不是一成不變的，它應該隔一段時間進行一次修訂，在應用中動態地改進崗位說明書的內容，而且這種修訂是應該和企業的人力資源規劃結合在一起的。這就是通常所說的規范化管理的系統性。 1．常規性調整 崗位說明書一般實行會審制度，由企業人力資源部每年或定期組織對崗位說明書進行分級審核，收集審核意見，綜合分析后，酌情調整。 2．應隨著企業發展戰略的調整而調整 在企業發展戰略調整之后，可能會引起組織結構的調整和變化，那么這時組織結構就變了，職能變了，當然崗位也變了，會出現一些新的崗位，或者一些老崗位消失，或者有些崗位的內容職責、工作負荷也會有所變化，應重新修訂崗位說明書。這項工作由人力資源部主持，相關的部門共同研究決定，研究以后要進行總的調整。 3．崗位說明書作為界定部門或崗位職責的重要資料，應妥善保管 崗位說明書一式三份，任職人保管一份，用于對照工作完成情況；直接上級保管一份，用于檢查、督導員工的工作；人力資源部存檔一份，用于了解和跟蹤各部門對員工的績效評價等工作是否公平、公正和合理。崗位說明書作為企業文件，當任職人辭職、離任、被辭退、被調出時，不能將其帶走，應該讓移交給上級主管或繼任該職位的人員。 思考與討論 1．崗位說明書有哪些作用？ 2．編制崗位說明書應該注意哪些方面？ 實訓題 通過到某公司調研，選擇一個崗位做崗位分析，編寫崗位說明書。 案例分析 W煤炭公司的崗位說明書 W煤炭公司為提高內部管理水平和改進人力資源質量，在對關鍵崗位進行崗位分析的基礎上，明確崗位責任，確定崗位的工作描述和工作規范，從而制定崗位說明書。 以計劃調度主管為例。 崗位的工作分析： 1．現有狀況 （1）匯報關系 直接上級：項目小組經理。 直接下級：無。 問題：該崗位人員在實際工作中主要向主管國內貿易和主管投資的兩位副總經理匯報，經常出現多頭指揮的現象。 （2）工作職責 收集和匯總生產、運輸和銷售的報表。 協調公司生產經營調度會議和編寫會議紀要。 煤炭調度相關信息的上傳下達。 問題：履行職責的層次遠低于企業的實際需要。具體表現為對煤炭業務流程節點的審核監督、信息分析和建議職能發揮不足，只起到了信息匯總和傳遞的作用，這是公司對于煤炭業務鏈各個環節的控制作用發揮不足的一個重要原因。 （3）協調關系 內部協調關系：國內貿易部、投資部、項目小組。 外部協調關系：三個生產廠、儲運公司。 問題：履行職責的層次遠低于企業的實際需要。尚未統一信息流的進口和出口，尚未使信息在企業內部合理共享，供應鏈信息管理和共享職能發揮不足。 （4）任職人員信息 崗位定員：3人。 學歷：2人本科，1人專科。 專業：1人貿易，1人英語，1人管理。 經驗：具備2年煤炭進出口貿易經驗。 問題：原崗位任職人員的專業結構不符合崗位要求，普遍缺乏供應鏈管理和計劃調度的相關技能和經驗。 2．調整后崗位的崗位說明書 在原有崗位工作分析和診斷的基礎上，進行工作描述，編寫工作規范，改進的著眼點如下。 （1）增強對煤炭業務流程節點的審核和監督職能。 （2）增強對產供銷的計劃控制職能。 （3）增強供應鏈信息管理和共享職能。 調整后形成的職位說明書如見下1-2。 表1-2 計劃調度主管崗位說明書 崗位名稱 計劃調度主管 崗位編號 019 所在部門 煤炭部 崗位定員 2人 直接上級 煤炭部總監 工資等級 直接下級 計劃調度助理 薪酬類型 所轄人員 3人 崗位分析日期 2006年10月 職責概述： 負責監督調度制度的建設和落實 負責匯總并平衡生產、采購與銷售計劃，編制煤炭業務月度經營計劃，組織煤炭業務月度經營分析會議 負責組織召開周調度例會 負責日常調度工作，協調鐵路運輸和港口作業 負責煤炭業務自產煤采購的商務執行工作 負責審核裝船方案 負責供應鏈信息的收集、整理、分析、傳遞工作 完成上級交辦的其他任務 工作描述： 職 責 一 職責表述：負責監督調度制度的建設和落實 工作結果 分送單位 工作任務 監督、規范下屬生產企業和儲運公司的調度制度建設、修改和完善工作 煤炭業務調度制度 煤炭部總監 落實下屬生產企業和儲運公司的調度信息規范化建設工作，包括規范表格的填寫、信息傳遞時間等 對調度制度的適應性進行評價，并提出改進建議 調度制度適應性評價報告 煤炭部總監 組織落實調度制度的改善工作 職 責 二 職責表述：負責匯總并平衡生產、采購與銷售計劃，編制煤炭業務月度經營計劃，組織煤炭業務月度經營分析會議 工作結果 分送單位 工作任務 收集、匯總各環節上月經營計劃執行情況 收集各環節的生產、采購、銷售計劃 經平衡后編制煤炭業務月度經營計劃 煤炭業務月度經營計劃 煤炭部總監 組織煤炭業務月度經營分析會議 煤炭部總監 下發煤炭業務月度經營計劃 職 責 三 職責表述：負責組織召開周調度例會 工作結果 分送單位 工作任務 召集與會人員參加周調度例會 說明調度例會內容，負責會議記錄工作 調度會會議記錄FJ433 本崗位留存 編撰調度例會會議紀要，經領導批示后下發 會議紀要JY7 煤炭事業部總監 下達調度會會議決議指令 調度通知M1-B14 下屬生產企業和儲運公司 協調、監督調度會決議的執行 續表 職 責 四 職責表述：負責日常調度工作，協調鐵路運輸和港口作業 工作結果 分送單位 工作任務 參加公司月度經營計劃會議，按計劃負責處理權限內日常調度工作，上報值班領導處理權限外日常調度問題 調度通知 下屬生產企業和儲運公司 負責下達調度指令，協調鐵路運輸和港口作業 調度通知 下屬生產企業和儲運公司 向生產企業和儲運公司索要指令執行情況反饋 反饋信息 煤炭部總監 跟蹤調度指令的執行情況，向直接上級反饋執行結果 反饋信息 煤炭部總監 職 責 五 職責表述：負責煤炭業務自產煤采購的商務執行工作 工作結果 分送單位 工作任務 自產煤炭的合同簽訂 煤炭采購合同 煤炭部總監 煤炭供應過程的執行監督 自產煤炭采購的結算 職 責 六 職責表述：負責審核裝船方案 工作結果 分送單位 工作任務 接收儲運公司傳真過來的裝船方案 計算裝船質量指標，審核裝船方案的可行性，簽署審核意見 裝船方案審核意見 煤炭部總監 呈報裝船方案給煤炭事業部總監審批 下達審批后的裝船方案 審批后的裝船方案M1-Y29 儲運公司 職 責 七 職責表述：負責供應鏈信息的收集、整理、分析、轉遞工作 工作結果 分送單位 工作任務 負責接收各部門傳來的業務信息，包括船期信息、裝船信 息等 負責收集煤炭業務供應鏈運作信息，包括日調度表等 負責傳遞煤炭業務供應鏈運作信息給供應鏈相關部門、單位 調度通知 煤炭部各部門、下屬生產企業和儲運公司 整理歸類日常運作問題，填寫日調度問題匯總表 煤炭生產經營問題匯總表 煤炭部總監 分析處理供應鏈信息，填寫月調度信息分析報告 月調度信息分析報告 煤炭部總監 整理歸檔供應鏈信息，建立調度信息文檔 調度信息文檔 本崗位留存 職 責 八 職責表述：完成上級交辦的其他任務 權力： 人事權 對直接下屬的獎懲有提名和建議權，有一定的考核評價權 財務權 無 業務權 業務執行權（調度制度執行情況的監督權、調度信息收集權、調度指令執行檢查權、日調度會議的組織權、裝船方案的審核權、鐵路運輸和港口作業的協調權） 工作協作關系： 外部協調關系 煤炭業務下屬控股子公司、儲運公司等 工作規范： 教育水平 大學本科及以上學歷 專業 煤炭、物流管理等相關專業 培訓經歷 培訓內容 導訓時間 培訓內容 導訓時間 煤炭專業知識培訓 兩周以上 計算機應用培訓 兩周以上 供應鏈管理培訓 兩周以上 外語 續表 經驗 2年以上相關工作經驗 個人素質 較高的工作熱情和工作主動性； 較高的職業道德水平； 較強的人際交往能力、溝通能力、判斷和決策能力；很強的計劃和執行能力。 知識 掌握供應鏈管理知識；具有煤炭一般知識和煤炭生產管理知識 技能技巧 較強的外語閱讀能力、熟練使用計算機辦公軟件 備注 分析： 1．調整后的崗位說明書編得如何？你有何建議？ 2．實例介紹 表1-3為客戶關系專員崗位說明。 表1-3 客戶關系專員崗位說明書 崗位名稱 客戶關系專員 崗位編號 所在部門 市場部 崗位定員 直接上級 市場部經理 工資等級 六級 直接下級 薪酬類型 所轄人員 崗位分析日期 2008年8月 本職概述：組織市場調研，市場部資料檔案的收集、整理和歸檔，進行客戶關系管理 職責與工作任務： 職 責 一 職責表述：協助市場部經理制定部門年度工作計劃 工作任務 協助市場部經理制定本部門年度工作計劃 職 責 二 職責表述：負責組織市場調研 工作任務 負責組織市場調研工作，并監督銷售業務員執行，對調研數據進行真實性的檢查 負責組織調研報告的分析工作，完成市場調查報告 職 責 三 職責表述：負責市場相關資料和文件的收集、整理與存檔工作 工作任務 進行與客戶有關的傳真、電子郵件的信息管理 收集市場、競爭對手、經銷商、用戶的信息，建立市場信息系統以及完整的客戶檔案 收集、整理市場和銷售部門的業務信息，包括各種報告和統計 職 責 四 職責表述： 負責客戶關系管理 工作任務 負責對客戶檔案進行總結分析，進行客戶分級、客戶關系管理等工作 參與客戶的信用評級工作 職 責 五 職責表述：完成運作支持部經理交辦的其他工作任務 權力： 收集市場相關信息、資料、文件的權力 客戶信用評級的提議權 工作協作關系： 內部協調關系 銷售部、技術開發部、供應管理部、財務部、行政部等 外部協調關系 相關政府部門、客戶、經銷商、市場調查公司等 任職資格：兩年以上客戶關系管理相關經驗，能夠參與制定部門年度工作計劃并組織市場調研