如何做開場白

　　如何分配發(fā)言時間

　　如何掌握議事進度

　　掌握議事進度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要。控場也就成為一個主持人最應訓練的技巧之一。掌握議事進度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。

　　1．語言方式

　　語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。例如，面對一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問題帶到另一個問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”

　　通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進度。

　　2．非語言方式

　　更有效的掌控議事進度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達到同樣的效果。

　　語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不會太長，準時開始，準時結(jié)束。

　　如何達成決議——決策方式

　　彼德?德魯克決議法

　　彼德?德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學習研究，總結(jié)出了達成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。

　　4種群體決策

　　1．權(quán)威決策

　　權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。

　　適宜使用：當組織授權(quán)團隊領(lǐng)導人作最終決策并全權(quán)負責時。

　　不宜使用：當團隊領(lǐng)導人希望團隊成員接納并支持某項決策時。

　　【舉例】

　　特別行動小組向部分領(lǐng)導提交報告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。

　　優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。

　　缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當復雜性增高時，權(quán)威決策的質(zhì)量會由于考慮面不寬而受到影響。

　　2．少數(shù)服從多數(shù)決策

　　少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。

　　適宜使用：當時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。

　　注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。

　　【舉例】

　　團隊成員投票接受一項新的工作程序。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導。

　　優(yōu)點：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。

　　缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促**們分派。這種競爭會影響一項決議的質(zhì)量和執(zhí)行。

　　3．共識決策

　　共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。

　　共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風。

　　注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。

　　【舉例】

　　全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。

　　優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。

　　缺點：達成一致需要相對長的時間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解，必須進行有效的推動。

　　4．無異議決策

　　無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時。

　　當提案非常重要，要求所有成員達成完全一致時，團隊應作出無異議決策。

　　注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達成。只有當一項決策的結(jié)果對每個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。

　　【舉例】

　　一陪審團認真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。

　　優(yōu)點：確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。

　　缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議決策常常難以做出。

　　4種團隊決策法

　　【自檢】

　　請你完成以下連線題：

　　(1)無異議決策A、確保團隊每個人都認為所達成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。

　　(2)權(quán)威決策B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員均有機會發(fā)表意見。復雜的決議會經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。

　　(3)少數(shù)服從多數(shù)決策C、允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高效做出。

　　(4)共識決策D、決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。

　　◆見參考答案4-1

　　如何圓滿結(jié)束會議

　　【本講總結(jié)】

　　會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至會議的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會議的高效變得萬無一失。

　　需要特別引起注意的是達成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學方法。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累！