公司開會經常看到的現象之一，就是老板或經理的個人演講報告。不過，有不少職員會對這樣的個人演講報告諷刺地說：“又要作報告了!這下子又可打盹了!”“聚而不議”，“議而不決”，“決而不行”。總之，會議已經失去它原有的意義了。
在各會議室都貼有這類的警示標語，表示企業有不再發生類似情形的決心，對會議的目的有了新的認識，不用說，在哈佛經理的策劃下，開會的目的，一是決定公司營運的方向，而另一目的則是通過彼此意見的溝通，達到相互啟發的作用。既然公司開會的目的在此，為何又會演變成老板或經理的個人演講報告呢?這是因為意見溝通上出了問題。開會的時候，沒有謀求彼此相互交流意見的思想存在，或缺乏所謂的“相互”意識呢?為什么經理或主任會忘了這種重要的相互性呢?解開這個謎底的關鍵，在于了解人們要彼此溝通意見，即“動機”何在的問題。
1人類溝通的動機
人類溝通意見的動機，大致有下列五點：
(1)為了將不明確的內容減至最少，因而收集所需要的信息。
(2)掌握必要的狀況，擬定對策，以便解決問題。
(3)確認自己的想法正確與否，并爭取別人的支持。
(4)控制整體形勢，讓公司朝著應有的方向營運。
(5)澄清別人的質疑外。
2.溝通的運用
管理者必須靈活地運用“溝通”這種工具。在開會時，總經理或主任在上述動機中，(3)與(4)所占的比例較重。因為他們對哈佛經理的自覺與任務的認識為愈來愈強烈，所以在不知不覺中就變成了愛說話的人。“我們經理一開會，就象作個人演講一樣”。
“我們主任在傳達上級的指示時，都會忘了時間……”，被別人背后這么議論的上司，如果你認為這位上司是一位責任感很強的人，那么你一定是根據上述溝通意見的動機來下判斷的。
對于一件事的處理方式或看法，若換成另一個角度來看的話，就會有不同的結果。所以哈佛經理愛發表高論的情形，說不定也是一件很重要的事情，或許可以說是哈佛經理強調他自己痛苦立場的表白!
意見溝通的語源，原本是指相互分辨出某些事物，并利用溝通為工具(語言、態度、表情、動作、資料等)，將事實傳達給對方，而且還要彼此疏通意見以取得理解。
所以，只是單方面的“意見溝通”，往往是會有結果的。
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