第1章  總則

第1條  目的

本著以下3個目的，特制定本規定。

1．使對供應商的管理有章可循。

2．及時對供應商進行考核和評價，激勵供應商提高供應質量。

3．定期與供應商進行互訪，保持良好的供應關系，保證本公司采購的順利進行。

第2條  適用范圍

凡本公司有關供應商管理的相關事項，除另有規定外，均依照本規定進行處理。

第3條  管理職責

本公司供應商管理由采購部負責，生產部、質量部和財務部等相關部門應當予以配合。

第2章  供應商管理原則和相關制度

第4條  供應商開發原則

1．供應商開發程序包括供應商資訊收集、供應商基本資料表填寫、供應商接洽、供應商問卷調查、樣品鑒定、提出供應商調查申請。

2．供應商開發的基本準則是“QCDS”原則，也就是質量、成本、交付與服務并重的原則。

第5條  供應商調查原則和管理制度

1．由采購部牽頭組成供應商調查小組，分別對供應商的價格、品質、技術、生產管理等作出審核，選出合格的供應商。

2．供應商調查必須秉承公平、公正的原則，以免本公司的利益受到侵害。

第6條  供應商考核與監督原則

1．與供應商簽訂合約之后，應當定期、不定期地對供應商進行考核。

2．供應商考核結果將用于對供應商的評級，根據等級實施不同的管理，以幫助落后供應商進行改進，激勵供應商提供更好的產品和服務。

3．定期或不定期地對供應商進行評價，及時解除與不合格供應商的供應合作協議，增加合格供應商的供應。

第7條  供應商關系管理原則

采購部必須與供應商保持一定頻率的互訪，以促進與供應商建立起戰略關系，保證其對本公司的戰略供應。

第3章  供應商考核與監督管理

第8條  考核對象

凡列入我公司“合格供應商名單”的所有供應商均為本公司供應商監督與考核的對象。

第9條  考核項目

采購部應定期或不定期地對合格供應商就品質、交貨日期、價格、服務等項目作出評價。

第10條  考核頻率

1．采購專員應負責對關鍵、重要材料的供應商每月進行一次考核，對普通材料的供應商每季度進行一次考核。

2．采購專員負責對所有供應商每半年進行一次總評，列出各個供應商的評價等級，依照規定進行獎懲。

3．采購主管負責每年對合格供應商進行一次復查，復查流程和供應商調查相同。

4．如果供應商出現品質、交貨日期、價格、服務等方面的重大問題時，可以隨時對其進行復查。

第11條  考核標準

采購部在進行供應商考核與評價時，應綜合考慮以下6個方面的標準，擇優選取。

1．供應商是否具有合法的經營許可證，是否具備必要的資金能力。

2．是否按照國家標準建立了質量保證體系，且通過質量管理認證。

3．生產管理水平是否先進，能否進行彈性供貨。

4．是否具備足夠的生產能力，是否能夠滿足本公司的連續需求以及進一步擴大生產的需要。

5．是否有具體的售后服務措施并且令人滿意。

6．之前供應的產品的質量是否符合我公司的要求。

第12條  考核方法

1．主觀法

主觀法根據個人印象和經驗對供應商進行評價，評價的依據比較籠統，適合于采購人員在對供應商進行初評時使用。

2．客觀法

客觀法依據事先制定的標準或準則對供應商進行量化考核、審定，具有包括調查表法、現場打分評比、供應商表現考評、供應商綜合審核以及總體成本法等。

第13條  評分制度

公司對供應商試行評分分級制度，對供應商的考核項目包括質量、交貨期、服務、價格水平等各方面的內容。

第14條  考核結果處理

1．考核標準和考核結果應由采購專員以書面形式通知供應商，考核評分以及相應級別處理如下表所示。

2．對評價考核為B級和C級的供應商進行必要的輔導，D級供應商如果想重新向本公司供貨，應重新按照新供應商選擇的流程對其作調查評核或令其參加本公司招標。

第15條  交期監督

采購專員應對合格的供應商進行交貨期監督，要求其準時交貨，同時記錄由供應商原因引起的分批發運而造成的超額費用。

第16條  質量監督

1．采購部應對合格的供應商進行質量監督，由質量部和采購部對合格供應商的供貨質量作記錄，出現不合格產品時應對供應商提出警告，連續兩批產品均不合格時，應暫停向其采購。

2．責令不合格供應商查明原因并提高產品質量，如果有所改進，再另行決定是否繼續采購。如果供應商不能在限期內提高產品質量，則由采購部經理報總經辦批準之后，終止與其合作。

第17條  終止合作

1．對于即將終止合作的供應商，應由采購專員向其發出書面通知，在得到供應商理解的基礎上，與供應商明確公平的解約方案，以便將雙方損失降到最低。

2．解除合作關系時，應明確雙方的責任和合理的時間安排，雙方的責任包括對已經發生費用的結算、合約中保密條款的遵守等。

第4章  供應商互訪與維護

第18條  互訪制度

采購專員應對其負責的供應商進行維護，經常與供應商進行互訪和檢查，以便增強彼此間的交流合作、掌握最新的市場信息和產品發展趨勢。

第19條  互訪頻率

采購專員對銷售規模較大的A級供應商必須保證3次/月的互訪，對B級供應商保證2次/月的互訪，對C級供應商保證1次/月的互訪。互訪中應當溝通雙方的合作狀況、對出現的問題提出解決方案、交流各自企業的信息并提出下一步的合作計劃。

第20條  互訪形式以及要求

1．電話互訪，限于日常性事務溝通。

2．上門拜訪，限于專項任務及重點問題。

3．大型商務會晤，限于整體策略性、方向性、規模性的洽談。

第21條  互訪標準

采購專員與供應商進行互訪時應遵循以下7條標準。

1．采購專員外出拜訪供應商必須經采購部經理以上人員同意。

2．采購部經理、采購主管需要指導采購專員拜訪供應商，并定期參加商務會談。

3．確保與供應商間的信息溝通，包括產品信息、市場信息、銷售信息等。

4．遵守公司的各項規定，堅持原則，做好保密工作。

5．注意外出拜訪時的個人著裝。

6．高級客人來訪時，采購部門人員應做好接待工作，注意維護公司形象，做好桌牌、資料的展示、檢查幻燈片及禮品等是否布置到位。

7．采購人員與供應商進行正式商務談判時必須填寫備忘錄并建立檔案。

第22條  其他形式的供應商維護

1．公司采購、研發、生產、技術部門，可對供應商進行業務指導和培訓，但應注意公司產品核心或關鍵技術不擴散、不泄密。

2．公司對重要的、有發展潛力的、符合公司投資方針的供應商，可以投資入股，建立與供應商的產權關系。

第5章  供應商檔案管理

第23條  建立供應商檔案

為了便于管理，必須對所有供應商建立資料檔案，由采購部設專人管理供應商的檔案資料。供應商的檔案資料主要包括下圖所列的9項內容。

第24條  收集供應商資料

1．公司簽訂采購合同后，一般應在3個月內，由采購專員將該供應商的材料進行收集、整理。

2．因故不能按期整理的，應由責任人作出書面說明，由采購主管定期催辦。

3．整理的檔案應包括涉及該供應商的全部文件材料和記錄。采購現場監控系統錄制的音像資料，也應作為輔助檔案資料保存。

4．公司采購檔案不符合要求的，責任采購專員應盡快補齊相應材料，保證檔案的完整、真實、有效。

第25條  變更供應商檔案

若供應商發生經營狀況重大變化以及重要擔保、重大合同糾紛或訴訟、信用等級和資質變化等可能影響履約能力的重大事項，責任采購專員應及時要求其向采購部提供書面報告，并及時更新供應商檔案資料。

第26條  查閱供應商檔案

相關人員在調閱供應商檔案時，應先向采購部經理提出申請，申請批準后，方可進行查閱，查閱完之后應當及時歸還。

第6章  附則

第27條本規定的制、修、止

本規定由采購部制定，經公司常務會議討論后，呈請總經辦批準后生效，修訂和廢止亦同。

第28條  生效日期

本規定自    年  月  日起生效。

（摘自實戰紅色管理創始人孫軍正老師培訓課堂經典案例。孫軍正老師根據多年的管理及培訓經驗，將紅色精神與西方管理巧妙結合，將理論性、實踐性與趣味性相結合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。寓教于樂，活躍的課堂氣氛，體驗、參與、訓練、講評、互動式的教學方法，讓學員在學中練，在練中學。）