第1章  總則

第1條  目的。

為加強本公司文書立卷、檔案維護管理等相關(guān)工作，特制定本制度。

第2條  適用范圍。

本公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，均需參照本制度規(guī)定。

第3條  相關(guān)職責(zé)。

1．公司總經(jīng)辦負責(zé)公司檔案的統(tǒng)籌管理工作，對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導(dǎo)。

2．各部門應(yīng)配備兼職的檔案管理人員，按照國家法規(guī)和公司規(guī)定，做好文件材料的收集積累、整理、預(yù)立卷和開具歸檔交接清單工作。

第4條  檔案管理工作要求如下。

1．集中保管，確保檔案完整、安全。

2．檔案管理工作納入總經(jīng)辦工作計劃和規(guī)章制度中。

3．檔案管理工作影響相關(guān)人員的考核工作。

第2章  歸檔范圍

第5條  凡公司經(jīng)營管理活動中形成和使用的，已辦理完畢并具有考察價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應(yīng)列入公司檔案的接收范圍。

第6條  歸檔范圍如下。

1．重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

2．本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)機構(gòu)來往的文書。

3．本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

4．本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

5．信訪工作材料。

6．本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

7．本公司高層領(lǐng)導(dǎo)任免文件材料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件材料。

8．公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

9．公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

10．其他相關(guān)資料。

第3章  部門歸卷管理

第7條  各部門需嚴格執(zhí)行平時歸卷規(guī)定，對處理完畢或批存的文件材料，由部門兼職檔案管理人員集中統(tǒng)一保管。

第8條  各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)、職能范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。

第9條  “案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第10條  公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全、加以整理，并送交本部門兼職檔案管理人員歸卷。

第11條  兼職檔案管理人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第4章  立卷管理

第12條  公司統(tǒng)一立卷規(guī)范，由總經(jīng)辦檔案管理人員在相關(guān)部門兼職檔案管理人員的配合下進行組卷、編目工作。

第13條  公司檔案每半年接收1次，各部門應(yīng)于每年的1月和6月將檔案資料統(tǒng)一交總經(jīng)辦。

第14條  組卷、立卷需遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值的文件，便于保管和利用。

第15條  歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第16條分類立卷的相關(guān)規(guī)定如下。

1．檔案管理人員在歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一起，不得分開，文件資料和電子資料應(yīng)合一立卷。

2．絕密文件資料和電子資料單獨立卷，少數(shù)普通文件資料和電子資料如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

3．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的，放在請示年立卷。

4．跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷，跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷。

第17條  卷內(nèi)文件材料排列的相關(guān)規(guī)定如下。

1．密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后。

2．其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第18條  卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。

第19條  永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。卷內(nèi)文件目錄如下表所示。

第20條  有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。

第21條  案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第22條  案卷的裝訂要求如下。

1．裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角及背面的左上角打印頁號。

2．裝訂前，要去掉卷內(nèi)文件材料上的金屬物，對于破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，對于字跡已擴散的文件材料應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第23條  軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。案卷目錄如下所示。

第5章  檔案借閱管理

第24條  一般檔案的借閱。

因工作需要借閱一般檔案材料者，可直接與檔案管理人員聯(lián)系借閱，借期一般為5個工作日，相關(guān)人員須按期歸還，不能轉(zhuǎn)借或復(fù)印給他人使用，不得向外公司或人員提供。

第25條  重要檔案的借閱。

1．機密案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財務(wù)檔案必須總經(jīng)辦主任同意后才能借閱，且只供在閱覽室查閱，不能外借。必要時經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)可復(fù)印需要部分頁碼材料，用后歸還復(fù)印件注銷。

2．技術(shù)檔案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱，需要時可借閱復(fù)印件。

第26條  外公司借閱規(guī)定。

1．各部門不可替外公司人員借閱檔案材料，不得向外公司人員提供一切檔案材料，不得私帶外公司人員到檔案室查閱。

2．外公司人員借閱相關(guān)檔案，須持公司介紹信，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，不能復(fù)印任何檔案材料。

第27條  借閱手續(xù)辦理如下。

借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時應(yīng)當(dāng)面點收清楚，完善注銷手續(xù)，并填寫《檔案借閱登記表》。

第28條  借閱檔案維護。

1．所有檔案材料、圖紙，借閱時不論任何理由都不能涂改和增刪字句、圈畫檔案材料、抽拆畫線及剪裁，應(yīng)保持檔案的完整與整潔。

2．對于損毀、丟失或擅自毀掉檔案者，公司按有關(guān)規(guī)定處理，嚴重者追究其法律責(zé)任。

3．借閱檔案人員離職或調(diào)離本公司的，所借閱的檔案材料一律還清，不準(zhǔn)帶走，否則綜合檔案室及上級部門有權(quán)不在調(diào)動清單上簽字。

第6  檔案維護管理

第29條  檔案管理規(guī)范如下。

1．檔案庫房獨立設(shè)置，不能和資料室混在一起。

2．檔案庫應(yīng)安裝牢固的門窗，配有防治有害生物、防塵、防火、防高溫、防潮濕、防盜、防腐、防火等設(shè)備和措施，以保證檔案的安全。

3．檔案管理人員需做好庫房保溫工作，溫度控制在14～24℃，濕度應(yīng)控制在40%～60%之間，溫、濕度每天有專人定時測量、記錄，并隨時調(diào)節(jié)控制。

4．注意防火，嚴禁抽煙，嚴禁使用明火裝置及電爐，嚴禁存放易燃、易爆、易腐的物品及其他一切非檔案用物，庫房周圍要配備粉劑消防器材，并按要求定期檢查、更換。

5．庫房內(nèi)要做好遮陽工作，防止陽光直射，并保持清潔、衛(wèi)生、整齊。

6．檔案管理人員要時時關(guān)好門窗，切斷電源，確保檔案安全。

第30條  公司對檔案管理維護工作進行檢查，安全檢查內(nèi)容如下。

1．檔案管理相關(guān)法律法規(guī)等的執(zhí)行情況。

2．各類維護裝置是否完好。

3．檔案庫房是否保持清潔。

4．隱患整改情況。

第31條  對于檢查出來的問題，檔案管理人員應(yīng)積極整改并及時上報，確保檔案安全，在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題未得以解決之前必須采取安全可靠的防范措施，防止事故發(fā)生，若造成損失，追究檔案管理人員的責(zé)任。

第32條  檔案銷毀規(guī)定如下。

1．檔案管理人員提出銷毀案卷目錄后，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)辦主任同意后方可銷毀。

2．銷毀檔案時，相關(guān)人員應(yīng)填寫檔案銷毀清單，由兩人負責(zé)核實監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。

第7  附則

第33條  本制度由總經(jīng)辦制定與解釋。

第34條         本制度經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

（摘自實戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例。孫軍正老師根據(jù)多年的管理及培訓(xùn)經(jīng)驗，將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合，將理論性、實踐性與趣味性相結(jié)合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。寓教于樂，活躍的課堂氣氛，體驗、參與、訓(xùn)練、講評、互動式的教學(xué)方法，讓學(xué)員在學(xué)中練，在練中學(xué)。）