并購交易前期文檔保存制度

第1章  總則

第1條  為規范對并購交易前期文檔的管理，確保公司并購交易順利進行，避免或降低因交易文檔保存不當而帶來的風險和經濟損失，根據國家有關法律法規和公司實際情況，特制定本制度。

第2條  本制度適用于公司總部，下屬控股公司可以參照執行。

第3條  本制度所稱的文檔主要是指并購交易前期比較重要的文檔，包括《并購意向書》、《并購保密協議書》、“并購交易審慎性調查表”、《并購交易審慎性調查報告》和《并購交易項目草案》等。

第2章  文檔保存管理機構

第4條  公司根據并購文檔管理的需要和部門職責范圍，指定并購交易文檔歸口管理部門，對并購前期文檔實施統一管理。

第5條  并購交易文檔歸口管理部門可以設立法律事務崗位，配備具有法律專業資格的人員對相關文件的合法性進行審核。

第6條  公司業務、財務、法務人員有權依據各自的職責對合同進行審核監督，相關部門應當給予支持和配合。

第3章  歸檔制度

第7條  并購交易前期與并購目標企業簽訂一系列協議后，相關承辦人員應按規定對其進行收集、整理、預立卷，有一部分文檔將來可能要作為并購合同的附件或附加合同。

第8條  文檔協議簽訂的過程中形成的各種單據、憑證和其他相關的材料都必須附于預立卷內。

第9條  預立卷需按公司保密制度的有關規定，確定文檔的密級并采取保密措施，密級標注于文檔的封面。

第10條  業務部門承辦人應在文檔形成后×日內，根據文檔性質將預立卷移交本部門合同管理員集中保管，不得據為己有。

第11條  經審核同意簽訂的協議或文檔，應當由印章管理部門統一進行分類連續編號。

第12條  文檔管理員按照公司檔案管理制度的有關規定管理文檔的外借。

第13條  文檔管理員應在文檔協議簽訂×年以后按照公司檔案管理制度的有關規定整理文檔協議，并移交公司檔案管理部門統一保管。

第4章  附則

第14條  本制度由董事會負責解釋。

第15條  本制度由公司第×屆董事會第×次會議審議通過，自即日起實行。

第16條  相關文件表單

1．《并購意向書》。

2．《并購保密協議書》。

3．“并購交易審慎性調查表”。

4．《并購交易審慎性調查報告》。

5．《并購交易項目草案》。

（摘自實戰紅色管理創始人孫軍正老師培訓課堂經典案例）