確保項目任務的完成始于獲取項目責任人承諾；之后需要確保項目任務的可視化并要跟蹤項目任務；對于已經(jīng)完成的項目任務要及時關(guān)閉，避免制造混亂。這一切需要積極主動的管理。
一 對于小型或迷你項目
對于小型項目，特別是周期小于6個月，擁有少量資源的項目我稱其為迷你項目。這些小項目的特征有：
1.周期短
2.人員少
3.團隊成員曾經(jīng)做過類似項目
4.跨部門或不跨部門。
對于這種小型項目我的建議是使用最佳實踐——5分鐘站立會議。
也就是要求團隊成員每天固定時間，在固定的地點開會，一般是站著圍在一起。在會議上，每個人主要描述三件事：
1）昨天我做了什么？
2）遇到哪些問題？
3）今天計劃做什么？
每天開會時，最好指定一個主持人。他召集大家開會，嚴格控制每個人發(fā)言時間，避免拖沓和跑題。主持人可以大家輪流擔任，這樣可以培養(yǎng)每個人對于團隊的責任感。主持人在會議結(jié)束時，要簡單總結(jié)，主要是復述今天有那些里程碑。
站立式會議可以在看板前進行，每個團隊成員開會前更新看板，根據(jù)看板的內(nèi)容，描述對前述三個問題的回答，說說可能出現(xiàn)的問題。
二 對于對于較大規(guī)模的復雜項目
以下幾點必須注意：
1. 追蹤任務分配
1)一項工作：承諾，參與，跟蹤，完成，收尾；
2)收集項目狀態(tài)：要收集有意義的數(shù)據(jù)，而不是僅僅“進展還算順利”。
3)對于截至日期要給予持續(xù)不斷的關(guān)注，但要保持溫和的態(tài)度，如果不關(guān)注截至日期可能導致兩種問題：
項目時間滑掉并不可恢復、帕金森定律如期而至；
如果不關(guān)注截至日期，責任人可能會認為任務的優(yōu)先級并不重要，責任人只關(guān)注管理者關(guān)注的工作。
4)如果任務已經(jīng)過期或者即將過期，需要與責任面對面的溝通，并陳述利害，施加壓力，令其盡快完成任務。
2. 使項目狀態(tài)可視化
1)在項目管理信息系統(tǒng)（PMIS系統(tǒng)）中公示那些尚未完成的任務；
2)對于那些迫近結(jié)束的任務，與責任人溝通，以提醒其主要截止日期；
3)盡可能在風險變成問題前解決掉，如果風險已經(jīng)變成了問題，那么需要項目成員的配合，以便修訂項目計劃；
4)在項目狀態(tài)報告中包含當前工作的狀態(tài)，并以不同的標志來表示任務的狀態(tài)，讓相關(guān)的干系人了解項目的狀態(tài)。
5)實在不行，最后的辦法是，將那些過期的任務升級到發(fā)起人那里，以便施加更大的壓力，追趕進度；或者獲取更多的資源，完成工作。請注意：郭老師本人不贊成問題升級、這往往被稱為打領(lǐng)導旗號做事（挾天子以令諸侯），對項目經(jīng)理的職業(yè)生涯會產(chǎn)生不利影響。
3. 關(guān)閉已完成的工作
1)確認工作是否真的完成；
2)改變已完成工作的狀態(tài)；
3)通知受已完成任務影響的干系人
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