然而由于各種不確定因素的存在，團隊組員的離職、休假卻又十分普遍，老組員往往不可能將工作的具體化細節交代清楚，別說是五年、十年的老員工，就算是在職一年的新員工，也不可能事無巨細、手把手地將工作詳盡地給新員工闡釋清楚，所以一旦新員工上手工作，就會無所適從，陷入棘手的尷尬境地。
舉個銷售管理團隊的例子，A君一直在負責客戶的售后維護，客戶跟蹤調查等工作，已經跟蹤近5年，對新老客戶的詳細情況都了如指掌。然而由于家庭的原因不得不回老家發展，所以A君的工作就要由新任的B君接替。可是，在短短的半個月里（A君離職之前），B君怎能將所有的客戶信息如同A君那樣了如指掌呢？大部分的客戶資料并沒有進行詳細的記載，只有通訊錄和客戶售后服務的列表，B君就會感到工作壓力很大，對日常的工作十分撓頭，因而肯定會影響整個團隊的進度。
如何才能保證新老員工的交接不影響整個團隊的整體進度？或者將損失減少到最小？那么就要在管理流程上下功夫——即注重組員的日常任務報告管理。
如果組員將每日的工作報告都詳細的記錄，并系統化地進行匯報，那么無論員工離職與否，其工作的歷史記錄依然存在，就完全不影響新老員工的交替工作。
團隊管理軟件中每個組員只需填寫日常的工作報告，即可留下每個人詳細的工作業績，便于日后的查詢和工作上的交接。新員工只需查看老員工的任務報告，或者工作的周總結、月總結、年總結，即可在最短的時間內對工作了如指掌，以最快的速度融入到團隊協作當中。
另外，通訊錄中，除了可以記錄客戶的基本信息，還可以添加評論和附件，將客戶的詳細信息，包括進行的銷售、售后、維護、客戶的性格特點、相關事項等等都可以添加進去，這樣才算總結一份完整的客戶資料，那么就可以完全避免B君的遭遇和尷尬。
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