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項目管理中溝通管理

    溝通失敗常常是項目——特別是IT項目——成功的最大的威脅。溝通是保持項目順利進行的潤滑劑。溝通計劃編制包括信息發(fā)送、績效報告和管理收尾，它需要確定項目干系人的信息和溝通需求。溝通管理計劃應(yīng)該是為所有項目創(chuàng)建的。項目溝通中的項目干系人分析，有助于確定項目中各種參與人員的溝通需求。

　　發(fā)送項目信息有幾種不同的方法，包括正式的、非正式的、書面的和口頭的方式。確定哪種方式是發(fā)送各種項目信息最適當(dāng)?shù)姆绞剑呛苤匾摹ｍ椖拷?jīng)理及其團隊溝通項目信息時，應(yīng)注重建立關(guān)系的重要性。當(dāng)需要溝通的人員數(shù)目增加時，溝通的復(fù)雜性也隨之增加。

　　績效報告包括收集和發(fā)送有關(guān)項目朝預(yù)定目標(biāo)邁進的狀態(tài)信息。項目團隊可以使用掙值分析表和其他形式的進展信息，來溝通和評價項目績效。狀態(tài)評審會議是項目溝通、監(jiān)督和控制的重要一部分。

　　管理收尾包括生成、收集與發(fā)送相應(yīng)的信息，使項目或階段正式完成。項目的主要客戶應(yīng)當(dāng)正式接受項目產(chǎn)生的一項或多項產(chǎn)品。建立項目檔案和完成吸取的教訓(xùn)報告，應(yīng)該是管理收尾工作的一部分。

　　為了改善項目的溝通，項目經(jīng)理及其團隊?wèi)?yīng)當(dāng)發(fā)展良好的沖突管理技能和其他溝通技能。沖突解決是項目溝通管理的一個重要部分。項目進行過程中促使沖突產(chǎn)生的主要因素是進度、優(yōu)先次序、人員安排、技術(shù)選擇、程序、成本和個性。面對沖突的方法或問題解決的方法，通常是最好的方法。其他一些改善項目溝通的建議包括：學(xué)習(xí)如何召開更加富有成效的會議;使用項目溝通報告模板;建立溝通基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。

　　Microsoft Project 有幾項項目溝通功能。用戶可以把信息轉(zhuǎn)換成超文本(HTML)，發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上，或?qū)⒊夋溄硬迦氲较嚓P(guān)的文件中。工作組功能使項目團隊更容易地通過電子郵件發(fā)送信息。