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周光輝:杜絕管理工作的六種浪費

企業管理

2016-01-20 21897

杜絕管理工作的六種浪費

管理中所歸納的“六種浪費”，主要發生在現場，但是產生這些浪費的深層次的原因是什么？如果僅僅關注現場存在的浪費，而不解決被現象所掩蓋的本質問題，無疑是舍本逐末。為了使消除浪費的活動深入有效地開展下去，我首次提出管理工作中的“六種浪費”的概念，來引導大家共同參與這項工作。

第一種：等待浪費

1、等待上級的指示上級不安排工作下級就坐等，上級不指示下級就不執行，上級不詢問下級就不匯報，上級不檢查下級就拖著辦。

2、等待下級的匯報任務雖已布置，但是沒有檢查、監督。不主動深入調查情況，掌握第一手資料，只是被動地聽下級匯報，不做核實就做決定或者向上級匯報。

3、等待對方的回復我已與對方聯系過，什么時候得到回復我無法決定，延誤工作的責任應該由對方負責，我只能等。

4、等待生產現場的聯系職能部門不主動去為現場提供服務，而是坐等現場的聯系，認為多等一會有什么了不起，卻沒有設身處地去為現場著想，嚴重地影響了生產現場問題的及時解決。
點評：這些“等待”在工作中是大量存在的，主要是中層管理人員缺乏責任心和主動精神，不愿意承擔責任。對于這種浪費，我認為，可以用5W1H來進行計劃分解，然后進行控制、檢查和考核。實際上，X和Y理論都不能從根本上解決問題，X+Y相輔相成也許更好一些。

第二種：無序浪費

“沒有規矩，不成方圓”，這句古語說明了秩序的重要性。缺乏明確的規章、制度、流程，工作中容易產生混亂，這是眾所周知的。但如果有令不行、有章不循，按個人意愿行事造成的無序浪費，更是非常糟糕的事。

1、職責不清造成的無序由于制度、管理等方面的原因，造成某項工作好像兩個部門都管，卻糾纏不休，整天扯皮，使原來的有序反而變成無序，造成企業制定混亂。

2、業務能力低下造成的無序素質低下、能力不能滿足工作需要，都會造成了工作的無序。應該承擔某項工作的部門和人員，因能力不夠而導致工作混亂無序；當出現部門和人員變更時，工作交接不力，協作不到位，人為增加了從“無序”恢復到“有序”的時間。

3、業務流程的無序直線職能制的縱向部門設置，對橫向的業務流程嚴重割裂，各部門大多考慮一項工作在本部門能否得到認真貫徹，而很少考慮如何協助相關部門順利實施。

點評：管理者應該分析造成無序浪費的原因，努力抓住主要矛盾，思考在這種的無序狀態中，如何通過有效的方法，使無序變為相對有序，從而整合資源，發揮出最大的效率。這是中高層管理者應該注意和重點考慮的問題之一。

第三種：協調不力浪費

所謂協調，就是指組織中的一切要素、工作或活動要和諧地配合，以便于組織的整體目標能夠順利實現。有了良好的協調，就會出現1＋1＞2的協同效應。因此法約爾把協調視為管理的一項基本職能。而如果在管理工作中協調不力，就會造成工作停滯等方面的浪費。

1、工作進程的協調不力由兩個部門共同承擔的工作出現問題，雙方都不主動聯系，還需要第三個部門協調，相互間的工作缺乏協作精神和交流意識，結果工作沒人管，原來的小問題也被拖成了大問題。

2、上級指示的貫徹協調不力對上級的工作指示及相關會議布置的工作沒有傳達，即使傳達了卻沒有進行有效的協調來組織落實，形成口號接力，工作在本部門出現停滯，沒有得到有效地貫徹，形成工作盲區。

3、信息傳遞的協調不力信息流轉到某個部門出現了停滯，使應該得到這些信息的相關部門掌握不到，難以有效地開展工作。

4、業務流程的協調不力絕大多數的管理活動，不是一個部門所能獨立完成的，需要兩個以上部門相互配合，按橫向的業務流程來完成。

點評：協調不力是管理工作中最大的浪費之一，它使整個組織不能形成凝聚力，缺乏團隊意識、協調精神，導致工作效率的低下。即使豐田這樣的管理水平較高的企業，協調也是非常令人傷腦筋的。如果出現協調不力，嘗試進行組織結構調整，減少縱向的職能部門數量，通過對部長課長的授權，建立項目責任制，逐步打通橫向業務流程中的瓶頸，分階段地實現業務流程的重組和再造。

第四種：閑置浪費

我把管理工作中的庫存浪費稱之為“閑置”。機構重疊，職能重疊……形成人浮于事，使生產經營要素不能得到有效利用，造成了閑置的浪費。

1、職能的閑置或重疊公司在進行組織設計時為某些部門設置了一些職能，但在實際工作中，該職能卻沒有發揮作用，造成了部門職能的閑置，而且對公司的相關工作產生了影響。

2、工作程序復雜化形成的重疊在某些情況下，對于一些不重要的任務，上級其實只承擔簽字的職能，但如果沒有上級的簽字或認可，則業務就無法進行，會出現等待和停滯等浪費。

3、人員的閑置人多好辦事，都強調本部門工作的重要性，增加人員，三個人干兩個人的工作。由于工作量不飽和，帕金森定律就發生作用了：為了避免上級“人浮于事”的批評，就開始制造出額外的工作。

4、信息的閑置。有些公司在信息閑置方面的浪費是極其驚人的，需要從根本上進行變革，從信息的有目的搜集開始，經匯總、分析、存檔、再輸出的全過程中，找出不準確、不及時的浪費，并進行根除。

點評：扁平化管理、業務流程再造、組織再造、過程管理等方法，都是工作流程化、規范化、職責化的有效措施，可以從某種程度上減少閑置的浪費。但是，更重要的是思想不能閑置，流水不腐，如果能不斷地用新的管理思想去沖擊舊的思維，自然會采取有效的對策去消除因閑置而發生的浪費。

第五種：應付浪費

顧名思義，應付就是工作雖然干了，但是不主動、不認真，敷衍了事，不追求最好的結果，從而缺乏實際效果，是責任心不強的一種表現形式，這種浪費在工作中是經常見到的。

1、應付檢查公司布置的工作，沒有按計劃要求去完成，只做一些表面文章，去應付公司的檢查。

2、應付造成虎頭蛇尾在工作中沒有計劃與自查，做事只做前面，隨著時間的推移，后面的就忘做了甚至不做了。

南哥點評：應付的浪費主要是由責任心不強和素質低下等造成的，它實際上是工作中的失職，這種浪費對組織的損害是隱性的，將逐步侵蝕組織的肌體，是一種慢性毒藥。對這種司空見慣的浪費現象，決不能麻木不仁，聽之任之，而應該建立健全以績效為中心的監督考核機制，以減少浪費。

第六種：低效反復發生浪費

工作的低效率或者無效率相對于管理工作的高效率而言，低效率造成的隱性浪費是非常大的；原來只要一個人承擔的工作，需要兩個以上人員來完成；應該按計劃完成的任務反復拖期。

1、管理者的低素質學習能力的不足，危機意識的淡化，造成許多人員的素質滿足不了工作高效的需求。

2、方法不當人員安排不得當，會導致低效率，計劃安排不合理，工作難以按期完成；順序安排有問題，會造成主次不分，重點工作無人跟進。

3、固步自封的僵化思想過去的成功經驗、過去行之有效的方法，會使某些“成功”人沾沾自喜，從而不思進取，不繼續提高自己，使用原有的一套來面對千變萬化的內部和外部環境，不僅導致了低效率，甚至會拖累整個組織的前進腳步，成為整個組織前進的絆腳石。

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