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張全磊:如何開會
2016-01-20 39285
一個簡單卻很有意義的公式:
①開會+不落實= 學習如何開會 零
②布置工作+不檢查=零
③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。
 
一、凡是會議,必有準備
  會議最大的成本是時間成本,沒有準備的會議就等于一場集體謀殺。
二、凡是會議,必有主題
       沒有主題和流程的會議,就好比讓大家來喝茶聊天,浪費大家的生命。會議的主題,要事先通知與會人員。
三、凡是會議,必有紀律
      在會議前先宣布會議紀
四、凡是會議,會前必有議程:
      要在會議之前明確清楚的會議議程,會議運營人員并要在會前書面發給各參加會議的人員,每一項討論必須控制時間,不能泛泛而談,海闊天空。  
五、凡是會議,必有結果
       開會的目的就是解決問題,會議如果沒有達成結果,將是對大家時間的浪費。會議的決議要形成記錄,并當場宣讀出來確認。沒有確認的結論,可以另外再討論,達成決議并確認的結論,馬上進入執行程序。
六、凡是開會,必有訓練
       培訓是節約時間成本的投資,讓員工快速成長。培養員工,讓員工減少犯錯,提示技能,本質是提高了時間價值
  開會難免有意見不一或者爭論,如果處理不好,就會影響開會的效果,適當注意一些藝術和技巧,就會化險為夷,例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評,在會中要做到就事論事,對事不對人, 爭論時也要尊重別人,不可惡意批評別人,對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,對意見不同也要注意措詞,不能傷害別人的自尊,特別是有上級人員參加時更要注意,千萬不能為了體現自己而貶低他人。有時候要采取民主集中模式,開放心胸,容納意見,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場所左右,不要將你的結論強加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說明不容討論,需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。
七、凡是開會,必須守時
      設定時間,準時開始、準時結束
八、凡是開會,必有記錄:
  一定要有一個準確完整的會議記錄,每次會議要形成決議,會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限。
九、凡是散會,必有事后追蹤
  記住“散會不追蹤,開會一場空”。加強稽核檢查:要建立會議事后追蹤程序,會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查。
十、最后請記住三個簡單卻很有意義的公式:
①開會+不落實=零
②布置工作+不檢查=零
③抓住不落實的事+追究不落實的人=落實。
對比下我們自己是否做的是那么嚴厲而有執行力!
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