有這樣一些主管，他們每天忙得不可開(kāi)交，常常被下屬“指揮”得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)；他們就像救火員，總是沖在第一線；他們?nèi)司墐旱故遣诲e(cuò)，可工作績(jī)效卻大打折扣……他們之所以如此，大多數(shù)情況下是由于分不清事情的輕重緩急，不會(huì)處理事情。要知道，中層領(lǐng)導(dǎo)從事的是管理工作，要想學(xué)會(huì)跳出瑣事，做最重要的事情，就要分清輕重緩急，平均分配寶貴的時(shí)間。否則，只能成為時(shí)間的奴隸，讓時(shí)間“管理”自己。

         對(duì)這一類(lèi)主管，美國(guó)著名的效率研究專(zhuān)家艾伊貝·李曾經(jīng)給出這樣的建議：

·       不要想把所有事情都做完；   

·       手邊的事情并不一定是最重要的事情；

        ·每天晚上對(duì)你明天必須做的幾件最重要的事情進(jìn)行排序，在這些事的前面編上號(hào)碼，最重要的事前面寫(xiě)“1”，第二重要的寫(xiě)“2”，依次類(lèi)推；

    ·   第二天先做最重要的事情，不必去顧及其他事情，第一件事做完后，再做第二件，依次類(lèi)推；

        ·到了晚上，如果你列出的事情沒(méi)有做完也沒(méi)關(guān)系，因?yàn)槟阋呀?jīng)把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。

        這樣，就能對(duì)各種要做的事情有個(gè)高效合理的安排，而減少甚至避免把時(shí)間大量消耗在一些無(wú)意義的事務(wù)上。作為一名出色的中層領(lǐng)導(dǎo)，懂得如何把自己的時(shí)間、精力全部集中在那些最重要的工作中，拋開(kāi)那些無(wú)足輕重的工作。那么，具體該如何區(qū)分工作的重要程度、管理自己的時(shí)間呢？

        80/20法則：任何工作，如果按價(jià)值順序排列，那么總價(jià)值的80%往往來(lái)源于20%的項(xiàng)目。也就是說(shuō)，如果你把所有必須干的工作，按重，要程度分為10項(xiàng)的話，那么只要把其中最重要的兩項(xiàng)干好，其余的8項(xiàng)工作也就自然能比較順利地完成了。

一、要事第一

    任何工作都有輕重緩急之分。只有分清哪些是最重要的工作并把它做好，你的工作才會(huì)變得井井有條，卓有成效。

    常虎最開(kāi)始是一家公司的總經(jīng)理助理，不久后升到了中層領(lǐng)導(dǎo)的職位，這是什么原因呢？原來(lái)，是他高效的做事方式讓他獲得了職業(yè)上的晉升。

    一天，總經(jīng)理經(jīng)過(guò)他的身邊，看他十分悠閑，就問(wèn)道：“你的報(bào)告工作做好了嗎？”

    他回答說(shuō)：“是的，經(jīng)理，我已經(jīng)放在您的桌子上了。”    “那你今天沒(méi)做完的事情又推給誰(shuí)了呢？”經(jīng)理又追問(wèn)。    “我今天所有的事情都處理完了。”常虎笑著說(shuō)。

    看到經(jīng)理困惑的神態(tài)，他微笑著解釋說(shuō)：“原因很簡(jiǎn)單，我知道需要處理的事情很多，但我的精力有限，一次只能處理幾件事情，于是我就按照要處理事情的重要性，列一個(gè)表，然后依次處理：每天我都按這種方式來(lái)，事情總能在短時(shí)間內(nèi)完成。”

    經(jīng)理聽(tīng)后贊賞地點(diǎn)點(diǎn)頭。

    兩個(gè)月后，常虎榮升為某部門(mén)的負(fù)責(zé)人。在他上任宣布會(huì)上，經(jīng)理對(duì)其他人說(shuō)：“他的那種做事方式，值得在座的每個(gè)人學(xué)習(xí)。當(dāng)你覺(jué)得自己忙得焦頭爛額的時(shí)候，是不是也應(yīng)該將事情按輕重緩急分列出來(lái)，然后逐個(gè)擊破呢？”

    正是這種高效的時(shí)間管理術(shù)，才使得常虎在短時(shí)間內(nèi)走上了晉升之路。作為中層的你，如果覺(jué)得自己每天都像在“救火”一樣，不妨讓自己靜下心來(lái)仔細(xì)分析一下眼下的工作，然后列個(gè)事項(xiàng)“清單”，再按“清單”的輕重緩急逐個(gè)擊破，必然能讓自己的眼前出現(xiàn)柳暗花明的一景。具體說(shuō)來(lái)，可從以下幾方面進(jìn)行努力。

    1．認(rèn)清組織目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)

    作為中層，如果你把近期的管理目標(biāo)定為建立部門(mén)間的良好關(guān)系，那么就要把經(jīng)常和同事溝通交流確定為要事。也就是說(shuō)，凡是能體現(xiàn)本部門(mén)工作業(yè)績(jī)的事情，就是最重要的事。但是，由于目標(biāo)是不斷變化、修正的，因此，要事也是要隨之變化的。

    2．透過(guò)表面看出“要事”

    有時(shí)候，很多工作在表面看來(lái)十分重要，但是真正重要的卻隱藏在表面要事的背后。就像山的形狀一般，具有一個(gè)最高點(diǎn)，但是，這個(gè)頂點(diǎn)只是表面重要而已，這些工作真正重要的地方是頂點(diǎn)以前的上山途徑。因此，必須把著眼點(diǎn)放在表面重要性的前方。

    二、要有對(duì)次要事務(wù)說(shuō)“不”的勇氣

    很多中層為了“搞好周?chē)P(guān)系，顯示自己能力”，常常置自己的工作于不顧，甚至放下自己手頭的工作，而對(duì)其他部門(mén)的求助十分熱情。這樣看起來(lái)是“助人為樂(lè)”，但是卻不值得提倡，因?yàn)槿菀妆淮我聞?wù)所干擾，阻礙了自己向目標(biāo)前進(jìn)的腳步。

    《時(shí)間管理10堂課》的作者羅勃·布萊說(shuō)：“世界上最容易犯的錯(cuò)，就是許下過(guò)多的承諾。”由于每個(gè)人的精力總是有限的，如果把心思主要集中在次要事務(wù)上、雜事上，那么重要的工作就無(wú)法及時(shí)得到處理。所以，作為中層的你，只有學(xué)會(huì)排除次要事務(wù)的牽絆，不再做無(wú)用功，并有勇氣說(shuō)“不”，才能讓自己集中精力于當(dāng)緊的要?jiǎng)?wù)。有一位中層領(lǐng)導(dǎo)，工作非常繁忙，但他從來(lái)都是按時(shí)回家吃飯，在談到自己的秘訣時(shí)，他說(shuō)：“除非絕對(duì)必要，否則我?guī)缀鯖](méi)有應(yīng)酬。”

    總之，工作的“重要性”是一種具有長(zhǎng)度、寬度、密度的時(shí)間概念，必須具有豐富的經(jīng)驗(yàn)及敏銳的時(shí)間感覺(jué)才能看透。而這種敏銳的時(shí)間感覺(jué)，姑且稱(chēng)之為“自管理者調(diào)節(jié)前術(shù)”，這是看出工作“重要性”的關(guān)鍵所在。作為中層的你，一定要“修煉”這種看出“要事”的“慧眼”來(lái)，如此，才能輕松識(shí)別工作的輕重緩急，做到不“眉毛胡子一把抓”，做一名卓越中層！

培養(yǎng)時(shí)間管理的好習(xí)慣

    在當(dāng)今快魚(yú)吃慢魚(yú)的社會(huì)，時(shí)間管理的好壞直接決定個(gè)人、企業(yè)的命運(yùn)。因?yàn)闀r(shí)間不能存儲(chǔ)，不能留下來(lái)，你只有安排、管理時(shí)間，才能管理好上級(jí)交給的任務(wù)，也才能更好地領(lǐng)導(dǎo)下屬。所以，養(yǎng)成時(shí)間管理的良好習(xí)慣，對(duì)于中層的工作至關(guān)重要！把時(shí)間管理養(yǎng)成一種習(xí)慣，不僅是一種心態(tài)，更是對(duì)事件的選擇與規(guī)劃，是一種管理手段。

    培根說(shuō)：“用智慧培養(yǎng)出來(lái)的習(xí)慣，能成為第二天性。”因此，要想成為一名優(yōu)秀的中層領(lǐng)導(dǎo)，就一定要養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣，摒棄壞習(xí)慣并盡力去改正它，重新定位自己的工作，這樣才能讓好習(xí)慣成為你的第二天性，鋪平你的管理之路。

一、養(yǎng)成記工作日志的習(xí)慣

    堅(jiān)持記工作日志是中層領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的職業(yè)習(xí)慣，把當(dāng)天的工作收獲、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)用文字的形式記錄下來(lái)，既可以進(jìn)一步梳理自己當(dāng)天的行為，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并了解還有哪些工作需要及時(shí)改進(jìn)和提高。至于日志的內(nèi)容，可分為當(dāng)天的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、明天的工作計(jì)劃、創(chuàng)新靈感等，內(nèi)容的多少，可自由掌握。

    對(duì)于每一位中層領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，“聚沙成塔，集腋成裘”的道理每個(gè)人都懂，只有量的積累，才能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。可以說(shuō)，習(xí)慣的力量是無(wú)窮的，只要每天都檢視自己，就能讓自己獲得管理的能力和技巧，從而更好地利用時(shí)間，實(shí)現(xiàn)對(duì)上級(jí)和下屬的管理。

二、不在工作時(shí)間內(nèi)干私事

    時(shí)間是寶貴的，人人蹉跎不起。今天你缺乏上進(jìn)心、得過(guò)且過(guò)、安于現(xiàn)狀，明天就有可能被淘汰。既然在工作時(shí)間內(nèi)完全不考慮私事是不現(xiàn)實(shí)的事情，就應(yīng)該對(duì)這些私人事務(wù)進(jìn)行有效的統(tǒng)籌安排。否則，只會(huì)白白浪費(fèi)大好的時(shí)間。

    張菁是一家公司的部門(mén)經(jīng)理。也許是女性的天性使然，她總愛(ài)在上班時(shí)間上網(wǎng)瀏覽一些最新服飾潮流等。一天，正當(dāng)她津津有味地逛淘寶時(shí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)來(lái)視察，剛好被逮著個(gè)正著。張菁盡力為自己洗刷“污點(diǎn)”，但解釋就是掩飾，最終也沒(méi)說(shuō)清楚。后來(lái)，她在上司的印象中就大不如以前了。

    上班時(shí)間內(nèi)想著家里的事，或者收發(fā)私人郵件、QQ聊天、上團(tuán)購(gòu)網(wǎng)站等，這些看似無(wú)關(guān)緊要的事卻能分散自己的工作精力，且會(huì)占用大量的工作時(shí)間，從而讓時(shí)間在無(wú)形中溜走。所以，作為中層，一定要以身作則，為下屬員工做個(gè)榜樣，不在工作時(shí)間內(nèi)干私事，合理地安排好自己的工作和私人問(wèn)題，努力提高自己的工作效率，為自己的職業(yè)前途提供更強(qiáng)大的動(dòng)力。

三、擠出一切可以利用的時(shí)間

有些中層會(huì)感到困惑：為什么別的部門(mén)和自己的部門(mén)一樣，每天都是工作8小時(shí)，就是沒(méi)有別人的效率高？其實(shí)，造成這種差別并不是因?yàn)槟芰Σ罹嗵螅菦](méi)有合理地利用自己的時(shí)間。仔細(xì)觀察不難發(fā)現(xiàn)，早上或者是中午休息到辦公室后，有的員工在辦公室閑聊一陣之后才進(jìn)人工作狀態(tài)，而有些人則能一來(lái)就進(jìn)入工作狀態(tài)。別看每天只是短短的半小時(shí)，但是時(shí)間一長(zhǎng)，差距自然而然就顯現(xiàn)出來(lái)了。所以，中層在要求下屬擠出可以利用的時(shí)間外，也要要求自己盡量擠出可以利用的時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)下屬齊頭并進(jìn)。

作為中層要明白，在21世紀(jì)的；今天，管理的關(guān)鍵就是如何管理時(shí)間。時(shí)間管理是一種習(xí)慣，當(dāng)你養(yǎng)成了好的時(shí)間管理習(xí)慣，你的時(shí)間管理就會(huì)越管越好，生命也就會(huì)越來(lái)越豐富。

    四、今日事，今日畢

    古人日：今日事，今日畢。可見(jiàn)古人是多么注重今日的事情今日完成。然而在如今的生活中，有些中層做事總是拖拖拉拉，今日的事情總是拖到明天甚至后天去做。我們都聽(tīng)說(shuō)過(guò)寒號(hào)鳥(niǎo)的故事。正是因?yàn)楹?hào)鳥(niǎo)做事明日復(fù)明日的壞習(xí)慣，終落得個(gè)凍死的下場(chǎng)。拖延是有礙成功的一種惡習(xí)，事實(shí)上，很多中層領(lǐng)導(dǎo)身上都潛藏著這種惡習(xí)，但真正能認(rèn)識(shí)到的人并不多。魯迅先生曾說(shuō)過(guò)，耽誤他人的時(shí)間等于謀財(cái)害命。由此可見(jiàn)，自我拖延時(shí)間無(wú)異于慢性自殺。所以，有這種不良習(xí)慣的中層，一定要改掉，樹(shù)立今日事、今日畢的好習(xí)慣。那么如何才能做到今日事、今日畢呢？

    1．樹(shù)立今日事、今日畢的意識(shí)

    作為一名優(yōu)秀的中層要明白，如果今日事不清，必然會(huì)累積起來(lái)。就像輕稻草一樣，一根并不起眼，但當(dāng)一根根稻草堆成了山，再?gòu)?qiáng)壯的駱駝也會(huì)被壓死。那些把希望寄予明天，不懂得如何利用“今天”的中層，最終將一事無(wú)成，創(chuàng)造不出明天的希望。所以，中層一定要樹(shù)立日事日清的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到每天都有不同的工作任務(wù)，如果今天的事不完成，將會(huì)加到第二天的工作之中。這樣日積月累，必將會(huì)大大降低工作效率，影響整個(gè)公司的正常運(yùn)作。

    2．做張日事日清的清單

    日事日清的清單能提醒、督促自己完成每日的工作。清單內(nèi)容可按事情的分類(lèi)做，具體包括：日期；每天要督促、跟進(jìn)的工作；要見(jiàn)的客戶；要考核的員工；待回復(fù)的電子郵件或信函……這樣，就能把自己的工作無(wú)一遺漏地囊括進(jìn)來(lái)，讓自己的惰性無(wú)處隱藏，從而能夠提高自己的工作效率。

    3．不可忽視的“Tip”

   “Tip”簡(jiǎn)單、明了，最適合忙碌型或記性差的中層使用，尤其在事情較多、較瑣碎以及面臨突發(fā)性事情時(shí)使用。如果養(yǎng)成了利用“Tip”的這一習(xí)慣，做事的效率就能很快顯現(xiàn)出來(lái)。

    年終很快就要到了，作為部門(mén)主任的孫樂(lè)知道，每年一到這時(shí)候，公司總有很多事情要處理。不僅領(lǐng)導(dǎo)忙得不可開(kāi)交，連員工們也忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。為了把工作做到井井有條、紊而不亂，孫樂(lè)經(jīng)常在自己的電腦上貼上一些小紙務(wù)，上面寫(xiě)著事情的提示。

    一天，領(lǐng)導(dǎo)告訴孫樂(lè)要一份資料，并說(shuō)自己先前太忙了，一時(shí)忘了通知他，讓他盡快把工作審核完，時(shí)間最好是明天下午下班前。接著，助理又過(guò)來(lái)告訴他說(shuō)明天上午要見(jiàn)一個(gè)重要客戶。于是，孫樂(lè)就在自己的電腦上方貼上一張小紙條，上面寫(xiě)著：18日，上午，客戶；下午，資料。

    一大早，當(dāng)他坐到辦公桌前時(shí)，看見(jiàn)了那個(gè)“Tip”，于是吩咐助理把可能用到的資料都準(zhǔn)備好，然后等待客戶的到來(lái)。后來(lái)，忙了一天的孫樂(lè)靠在座椅上，他以為今天的工作都完成了。但是在無(wú)意間，他瞥見(jiàn)電腦上的“Tip”，于是立即想到了要給上司資料。于是，他不緊不慢地把助理拿來(lái)的資料審核完后交給了上司。后來(lái)，孫樂(lè)終于在下班前把今日要做的事情全部忙完了。

    年終大會(huì)上，領(lǐng)導(dǎo)在大會(huì)上鄭重表?yè)P(yáng)孫樂(lè)，夸獎(jiǎng)他工作做得好，從來(lái)不拖拉，并倡導(dǎo)大家向他學(xué)習(xí)。孫樂(lè)聽(tīng)了心里美滋滋的，他知道，這完全是自己平時(shí)注意利用“Tip”的結(jié)果。

    這種看似不起眼的習(xí)慣意識(shí)，會(huì)在無(wú)形中要求自己把手頭的工作做好。今天的工作今天完成，不僅提高工作的效率，還可以為自己爭(zhēng)取更多的主動(dòng)權(quán)。古羅馬思想家塞涅卡說(shuō)：“時(shí)間的最大損失是拖延……”說(shuō)明了拖延是浪費(fèi)時(shí)間的表現(xiàn)。所以，中層要養(yǎng)成今日事、今日畢的好習(xí)慣，在接到任務(wù)的第一時(shí)間里，快速開(kāi)展工作，不浪費(fèi)一絲一毫的時(shí)間。

    五、留點(diǎn)反思的時(shí)間給自己

    中層也是普通人，不是超人，不可能長(zhǎng)著三頭六臂，因此在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，除了養(yǎng)成一定的好習(xí)慣外，還要養(yǎng)成一個(gè)特殊的習(xí)慣：給自己留點(diǎn)反思的空間。這看起來(lái)和時(shí)間管理不相搭，但仔細(xì)琢磨卻可發(fā)現(xiàn)，這一習(xí)慣對(duì)進(jìn)行時(shí)間管理相當(dāng)重要。

    一次，經(jīng)理在績(jī)效面談時(shí)問(wèn)部門(mén)經(jīng)理蘇珊娜說(shuō)：“你們這個(gè)月的工作怎么樣？”

    蘇珊娜回答說(shuō)：“哎呀，這個(gè)月可真是忙得我天翻地覆，光是加班都有十來(lái)次，好在在我的領(lǐng)導(dǎo)下，大家一起努力，總算超額完成了績(jī)效目標(biāo)！”

    經(jīng)理說(shuō)：“好是好，問(wèn)題是你這樣忙碌地工作，有沒(méi)有給自己留下總結(jié)思考的時(shí)間？”

    蘇珊娜搖了搖頭。

    經(jīng)理接著說(shuō)：“如果你每天給自己留出哪怕10分鐘的思考時(shí)間，總結(jié)反省一下自己，你的績(jī)效可能會(huì)有新的提高，你也不會(huì)像現(xiàn)在忙碌得不可開(kāi)交了。”

    的確，作為中層，不可一味鉆進(jìn)如何獲取效率、節(jié)約時(shí)間上，而應(yīng)停下來(lái)，思考自己如何做才能讓時(shí)間的有效性發(fā)揮得更大。如果蘇珊娜給自己以及自己部門(mén)下屬一些反思的時(shí)間，并將其養(yǎng)成一種習(xí)慣，又何嘗會(huì)讓自己陷于加班的忙碌中而不能自拔呢？

    “習(xí)慣是行為的女兒，不過(guò)女兒反過(guò)來(lái)養(yǎng)育母親，并按母親的模樣生下自己的女兒，不過(guò)更漂亮，更幸運(yùn)了。”把這句話用在中層的時(shí)間管理工作上，就是說(shuō)，中層好的時(shí)間管理習(xí)慣能夠影響自己的行動(dòng)，這種行動(dòng)會(huì)帶給企業(yè)或個(gè)人更好的效果，從而提升自我管理能力，節(jié)約時(shí)間，為企業(yè)所用。