走了一圈，回到原點

彩云公司是一家化妝品制造廠，公司的產品以高檔，華麗著稱，主要定位為高端客戶。雖然內外包裝，標簽對產品的內在質量并無大礙，但卻是使用者的第一觀感印象，因而，彩云公司對其產品的內外包裝，標簽的質地要求都很苛刻。產品檔次高，利潤也比較好，相比較于質量和交期，價格要素并沒有過大的壓力。彩云公司的主要技術力量也主要投入于化妝品的成份和質量開發上。標簽的采購交給了一位采購員李浩明負責處理。五年來這個標簽的供貨情況一直沒有出現問題。

五年來，這類標簽一直由單一供應商——美致藍印刷公司提供。五年來采購情況一直比較正常。根據公司流程，每年對美致藍印刷公司有一次審核，包括價格，質量，交期等指標。然后，再與美致藍印刷公司重新談判價格，定下下一年度的價格，從而，保持一年不變。即使如此，采購員每次采購時，訂單發出之前，都必須由公司的于副總確認簽字，

五年以來，彩云公司的于副總經理一直行使著對訂單的審核簽字審核權力，但他越來越感到，實際上他也只是對價格是否符合于年初合同上的數字，數量是否符合ERP的范圍，庫存是否低于訂購點等查閱一下，如果忙起來也只能立刻簽字執行。化妝品市場的激烈動蕩，使得生產跟著市場跑，采購跟著生產轉，往往采購提交的單子都是急單，不能延誤片刻，于副總經理的簽字筆成為了采購員的工具而已。本來就有些不放心，更有人悄悄告訴他，在這個標簽的采購中，采購員可能會有問題，于副總經理有點坐不住了，難道多年都這么糊涂地簽著訂單？不行！于副總經理決定做些什么。

首先，他將工藝工程師小伊找來，小伊也認為這標簽的價格有些高，但彩云公司的質量要求也高呀。具體拿出原來的美致藍印刷公司報價單，也還說得過去。下表是美致藍印刷公司的報價單的具體成本分解：

于是于副總經理決定進行招標，他直接下令，責成李浩明對標簽進行招標。不久李浩明拿出了一份招標書，找于副總經理審批，于副總經理轉給了小伊。小伊仔細審核了標書，修改了一些措詞，交還給了于副總經理，于副總經理要求李浩明尋找三到五家供應商進行投標，與此同時于副總經理還打聽到與彩之公司有關聯的其它兩家現有包裝印刷供應商，希望他們也參與投標，其中一家表示他們的生產任務非常滿，沒有能力接單了，另一家公司則說將標書帶回去討論后回復。幾天后也表示一年只有20萬張的量太少，如果讓他們做可以報價，但不愿費時費力參加競標。

兩周以后李浩明將四個供應商的名單交給了于副總經理，于副總經理又打電話給美致藍印刷公司，希望美致藍印刷公司找一家供應商一起參加投標，美致藍印刷公司表示了極大的為難，經于副總經理的一再勸導，終于答應愿意幫助找一家競爭對手投標。

公司成立招標小組，五家供應商都如期遞交了投標書，并按要求送來了樣品，有兩家價格比較低，但樣品的質量太差，而另外兩家的價格很高，分別高出36%及47%，顯然，他們離公司的期望值相距甚遠，不可能被考慮。

于副總經理再次把美致藍印刷公司找來進行談判，在強大的壓力下，美致藍印刷公司又將價格下調了1%。最終招標小組仍然選擇了美致藍印刷公司。

討論：

1.              在上述案例的描述中彩云公司的采購流程有什么問題？

2.              于副總經理如何才能更有效地審核訂單？

3.              彩云公司和于副總經理所做的一些決策中有問題嗎？

4.              美致藍印刷公司的報價單中能看出什么問題嗎？

5.              請您拿出更有效的方案。

6.              什么環境下用招標采購？如何使招標采購更加有效？

點評：

于副總經理確實成為了采購員李浩明的一支簽字筆，于副總經理控制不了價格，數量也是從ERP里運算得出的結果，這個采購控制點的設置就存在著問題。公司的管理層更要關注的是采購戰略，采購流程，及預算的控制。公司應該研究如何考慮如何制定采購的目標及考核指標。

即使彩云公司產品檔次高，利潤也比較好，相比較于質量和交期，價格要素并沒有過大的壓力，但對于價格沒有控制也是不可取的。

五年來都用一家供應商不是不可以，但要考慮一下價格要素，是否彩云公司的量不足以選取第二家供應商？是否是公司希望、并有具體的措施發展單一供應商作為長期合作伙伴？是否五年來有對供應商的價格降低有計劃，有落實，有見效？

于副總經理單憑“有人悄悄告訴”這種非正式的小道消息來判斷、并決定招標，似乎理由不足，也說明彩云公司沒有一個正式的渠道反映采購的道德問題。這只能擾亂采購的流程，給公司帶來損失，也動搖的采購人員的信心。

用招標來防止采購流程中腐敗的發生，是許多企業常用的武器，但效果并不理想。應當記住的是：招標不能防止采購活動中腐敗的發生，在招標過程中必須采取措施防止腐敗的滋生。千萬不要將因果倒置了，于副總經理應該審核采購及供應商管理的流程，而不是立刻做出招標的決策。

可以看出整個招標的過程是混亂的，于副總經理有將招標直接交給了采購員，而不是組成招標小組，采購員又主持招標，又寫標書，還選定供應商，于副總經理還再親自找供應商，請供應商找其競爭對手來參與招標，等等，都能看得出來，彩云公司沒有一個規范的招標流程，招標后才發現那兩家供應商的產品不能滿足公司的要求，開標之后不滿意又重新談判，這些都違背了招標的基本原則。

坐在辦公室，單單從美致藍印刷一家公司的報價單中能看出什么問題是不現實的，有比較才有鑒別。貨比三家，也是為了有一個參照物。或者采購對供應商的現場非常熟悉，也可以找到報價單中的問題。但從報價單中可以發現，紙張和顏料占主要成分，這是可以找到報價，并可以進一步專研的。還有制造費用和人工成本，經過這許多年了，可以找到學習曲線，不斷地降低。而制造費用中的廠房設備折舊又是如何計算的，都可以再詳細深究，從中找出可以節省的可能項目。

招標用于這個情形是否合適值得討論，第一條就是這個采購量是否能引起供應商的興趣值得懷疑，我們在決定招標時往往會思考這個量對我們來說是否足夠大了，但更要看供應商是怎么看待這個量的。提高招標的成功可能性，必須有足夠的供應商。還有這是一個持續性的采購，每年招標，每年換供應商，是否會影響產品質量的穩定性？如果不采用招標，換一種方式，多家采購，造成競爭，是否也是一種更好的選擇？

在這個短短的案例中如果仔細去搜索，還能發現許多問題，不一一累贅敘述。彩云公司管理層應該做的是采購流程的改善，加強供應商的管理，制定考核目標。而不是于副總經理親自下廚操刀。