企業——這里用“組織機構”或“實體”會顯得更加完整，因為所有的組織機構和實體（不只是企業）都可以而且應該利用商務智能；之所以仍用“企業”是為保持與“商務”的一致性。各行各業，包括非企業性機構，比如政府部門、教育機構、醫療機構和公用事業等，都應該而且能夠利用商務智能。

利用現代信息技術——這是這一定義中的關鍵之一，現代信息技術的發展產生了信息經濟和信息社會，在這一新型的經濟和社會形態中，信息的爆炸式激增又產生了對能夠處理和控制信息的新技術的強烈需求；商務智能就是新的信息技術在商務分析中的有效利用。商務智能過程中所涉及的信息技術主要有：從不同的數據源（交易系統或其他內容儲存系統）收集的數據中提取有用的數據，對數據進行清理以保證數據的質量，將數據經轉換、重構后存入數據倉庫或數據集市（這時數據變為信息），然后尋找合適的查詢、報告和分析工具和數據挖掘工具對信息進行處理（這時信息變為輔助決策的知識），最后將知識呈現于用戶面前，轉變為決策。

收集——收集數據是管理和分析數據的前提，數據收集工作是十分重要的，必須引起企業的充分重視，在這方面中國企業與世界上發達國家中的先進企業之間的差距非常大，這是商務智能在中國還不能很快成熟起來的重要原因之一， 這應了中國的一句俗話：“巧婦難為無米之炊”。數據和信息的收集主要是通過各種交易系統進行的，比如企業資源規劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）和電子商務等系統。隨著中國企業在這些方面的進步，數據和信息的數量會快速增長的。另外，信息，特別是非結構化的信息，來自公司各個部門和各個員工創造和收集的、沒有放在上述交易系統中的內容。第三方也是企業收集數據和信息的一個重要來源，這樣的外部數據和信息包括市場調研報告、人口統計報告、顧客信用報告等。