員工關系管理制度中國百強講師周科榮老師

第一章 總 則

第一條 總述

為規范員工關系管理工作，創建和諧的勞資合作關系，特制定本制度。

第二條 目的與意義

員工之間、員工與公司之間的關系，是增強團隊凝聚力、向心力、戰斗力的重要環節。融洽、和諧的員工關系，會在團隊中形成互相幫助、協調開展工作的良好氛圍，從而不斷提高員工滿意度，加強員工參與公司管理，提高橫向和縱向的溝通效率，促進團隊整體工作效率與合作意識的提高，達到使公司能在市場中保持良好競爭優勢的最終目的。

第三條 適用范圍

公司所有在職員工，包括試用期員工、臨時工。

第二章 員工關系管理基本內容

第四條 員工關系管理作為人力資源管理的一個子項目，在公司里將發揮其獨特的管理效用。員工關系管理的內容至少應包括：

（1） 勞動關系管理：勞動合同管理、勞資糾紛管理、滿意度調查以及人事異動管理；

（2） 員工活動管理：員工活動的組織與協調；

（3） 內部溝通管理：員工成長溝通、家屬溝通、員工申訴等，及各種溝通渠道；

（4） 員工離職管理：相關流程、離職面談、離職原因分析等；

（5） 員工關懷管理：重大事件時的慰問、節假日時的祝福；心理輔導與疏導：在條件允許的前提下，設置專人不定期對員工的心理進行輔導，或開設心理類培訓課程，緩解職場壓力與家庭矛盾帶來的心理隱患。

第五條 員工關系的管理應該是每一位管理者的職責，其專職管理崗位為人力資源部員工關系專員。

第六條 員工關系每期所做的滿意度調查，作為各部門改進管理的依據，以后還可作為公司績效考核的指標之一。

第三章 勞動合同管理

第七條 勞動合同是公司與所聘員工確定勞動關系、明確雙方權利和義務的協議凡公司員工都必須按規定簽訂勞動合同。

第八條 所有新進人員必須在入職30天內簽訂勞動合同，勞動合同的簽訂時間為員工上崗時間，簽訂范圍為上月所有新進人員與原合同到期需續簽人員。合同期一般員工為兩年，管理層員工為三年。

第九條 調動人員在辦理調動手續時，調出公司負責收回原勞動合同，調入公司負責簽訂新的勞動合同。

第十條 人力資源部在員工勞動合同期滿前1個月通知員工本人及用人部門領導由雙方協商是否續聘，并將結果及時通知人力資源部。任何一方不同意續簽勞動合同的，人力資源部將按照規定提前三天通知另一方結果，并按規定辦理不續簽的人事手續；雙方同意續簽勞動合同的，人力資源部負責在合同到期前與員工簽訂新的勞動合同。

第十一條 員工在試用期可以提前3天提出解除勞動合同，非試用期內要求解除勞動合同的應提前30天申請。

第十二條 雙方出現勞動糾紛時，由人力資源部根據勞動合同與員工實際表現，代表公司處理勞動糾紛，或組織成立專門的處理委員會進行協調與問題解決。

第四章 員工活動管理

第十三條 人力資源部員工關系專員與行政部行政專員及其他部門自愿者1-2名，共同組建員工活動小組，負責組織各種活動小組，如籃球組、羽毛球組等，目的是增強員工之間、部門之間的聯系，增進友誼，創建健康向上的工作氛圍，引導積極合作的團隊精神。

第十四條 活動頻率安排：小型活動（籃球賽、乒乓球賽等），每季度一次一項；中型活動（如部門聚餐，團隊建設等），每半年一次；大型活動（如年會、員工拓展活動等），每年一次。第十五條 活動經費來源：（1）員工日常違紀罰款；（2）公司提供；

第十六條 員工關系專員負責向公司申請或籌集員工活動經費，并按計劃對活動經費進行管理與控制。

第五章 內部溝通管理（含員工申訴管理）

第十七條 公司施行“入職引導人”制度，由部門評選出部門的核心骨干人員擔任本部門入職引導人。入職引導人的職責主要以下幾個方面：

1.向新職員介紹本部門職能、人員情況、講解本職工作內容和要求，幫助了解公司有關規則和規定，為新職員安排脫產集中培訓的時間，確認并協助取得《員工手冊》等資料；

2.保持與人力資源部員工關系專員的溝通，反饋新員工的工作狀態和工作表現；

3.主動為新員工解答疑難，幫助新員工處理各類事務，如確定辦公位、領取辦公用品、使用辦公設備、用餐、搭乘班車等；

4.轉正前對新員工做出客觀的評價，以此作為新員工的轉正依據之一。

第十八條 員工的內部溝通主要分為正式溝通與非正式溝通兩大類，正式溝通包括以下幾個方面：

1．入職前溝通：

為達到“以企業理念凝聚人、以事業機會吸引人、以專業化和職業化要求選拔人”之目的，在招聘選拔面試時須將企業文化、工作職責等進行客觀描述。人力資源部招聘專員負責完成對公司擬引進的一般職位的 “入職前溝通”，人力資源部負責人、各部門負責人與分管副總完成對中高級管理人員的“入職前溝通”。同時，進入公司的新員工由人力資源部招聘專員負責引領新員工認識各部門入職引導人，介紹公司相關的溝通渠道，后勤保障設施等，幫助新員工盡快適應新的工作環境。

2．崗前培訓溝通：

對員工上崗前必須掌握的基本內容進行溝通培訓，以掌握公司的基本情況、提高對企業文化的理解和認同、全面了解公司管理制度、知曉員工的行為規范、明確自己本職工作的崗位職責和工作考核標準、掌握本職工作的基本工作方法，從而比較順利的開展工作，盡快融入公司，度過“磨合適應期”。

3．試用期間溝通：

（1）為幫助新員工更加快速的融入公司，度過“磨合適應期”，應盡量給新員工創造一個合適、愉快的工作環境。

（2）由人力資源部、新員工所屬直接和間接上級與新員工進行溝通。人力資源部主管主要負責對管理人員進行試用期間的溝通；管理人員以外的新員工溝通、引導，原則上由其所屬上級及人力資源部專員負責。

（3）溝通頻次要求：

A、人力資源部： 新員工試用第一個月：至少面談2次（第一周結束時和第一個月結束時）； 新員工試用第二、三個月（入司后第二、三個月）：每月至少面談或電話溝通1次。

B、新員工的入職指引人和所屬直接上級：可以參照人力資源部的溝通頻次要求進行。

（4）除面談、電話等溝通方式外，人力資源部須在每月的最后一個星期組織新員工座談會進行溝通。

4．轉正溝通：

（1）根據新員工試用期的表現，結合《公司績效管理制度》在進行轉正考核，《轉正申請表》上做出客觀評價。

（2）溝通時機：

A、新員工所屬直接上級：進行新員工轉正評價時，并且形成部門意見。

B、人力資源部：在審核員工轉正時，并且形成職能部門意見。

5、工作異動溝通：

（1）為了使員工明確工作異動的原因和目的、新崗位的工作內容、責任，更順利的融入到新崗位中去，同時以期達到員工到新崗位后更加愉快、敬業的工作之目的。

（2）溝通時機：

A、人力資源部：在決定異動后正式通知員工本人前三天內。

B、異動員工原部門直接上級：在接到人力資源部的員工異動決定通知后立即進行。

C、異動員工新到部門直接上級：在異動員工報到上崗之日，相當于新員工的入職引導和崗前培訓溝通。

6、離職溝通（具體見第六章“員工離職管理”）

第十九條  非正式溝通通過以下幾種形式：

1．每季度的最后一個星期五下午由人力資源部組織高層管理人員與各部門基層代表的暢談會，每期暢談會參加的基層代表原則上是各部門員工輪流參加，暢所欲言，將自己對公司的想法、意見及不滿反映給高層領導。

2．為了解管理中存在的問題，每季度進行一次員工調查，員工匿名方式須填寫《員工滿意度調查表》，內容包括員工對直接上級的滿意度、工作的建議、對其他部門的意見等。人力資源部在調查后的一周內，將調查內容整理成文，逐級報送給公司領導閱示。

3．在公司有重大聯歡性活動時，邀請員工家屬一起參加，使員工家屬了解公司、熟悉公司并支持員工的工作。

4．除正式溝通中的各類面談外，人力資源部員工關系專員還須不定期對公司員工進行訪談，重點是各部門核心員工、技術骨干的訪談，內容包括員工現階段工作、生活方面遇到的困難、壓力、心理負擔等。

5.其它溝通渠道：各類工作討論和會議、E-MAIL給任何人、網上論壇發表意見和建議、職員申訴程序、公司的信息發布渠道（網站、內刊、公告板、宣傳欄）等等。

第二十條 員工申訴管理：

1. 員工申訴管理的主要目的：盡量減少員工因在工作中可能受到的不公正、不恰當的處理而產生的不良情緒。

2. 員工申訴的主要范圍：當員工認為個人利益受到不應有的侵犯，或對公司的經營管理措施有不同意見，或發現有違反公司各項規定的行為時，可按申訴程序選擇適當的申訴渠道向公司申訴。

3. 員工申訴的主要方式：申訴方式可選用面談和書面兩種形式；如選用書面方式，申訴書必須具名，否則有關申述有可能難以得到解決。

4. 員工申訴的對象：原則上，員工的各層上級管理人員、人力資源部、工會（職工委員會）甚至公司總經理均是申訴對象。公司鼓勵員工向直接上級反映情況；當員工認為不方便通過直接上級申訴時，可向人力資源部、工會（職工委員會）進行申訴。從解決問題的角度考慮，公司不提倡任何事情都直接向公司總經理申訴，但當員工堅持認為有必要直接向公司總經理申訴時，仍可以通過電子郵件、公司網頁總經理信箱以及其它方式直接向公司總經理申訴。

5. 員工申訴程序：員工向直接上級申訴，如直接上級在三日之內仍未解決問題，可越級向部門經理或分管領導投訴，同時也可向人力資源部經理或員工關系專員申訴，人力資源部負責在三日內解決投訴問題。員工對人力資源部的處理結果不滿意的，可繼續向更高一級負責人、人力資源部、工會（職工委員會）申訴，主管領導有責任在一周內重新了解情況并給予處理意見。此復議為申訴處理的最終環節。

第六章 員工離職管理

第二十一條 離職面談：

（1）本著善待離職者原則，對于主動離職員工，通過離職面談了解員工離職的真實原因以便公司改進管理；對于被動離職員工，通過離職面談提供職業發展建議，不讓其帶著怨恨走；誠懇的希望離職員工留下聯系方式，以便跟蹤管理。

（2）溝通時機：第一次：得到員工離職信息時或作出辭退員工決定時；第二次：員工離職手續辦清楚準備離開公司的最后一天。

（3）離職面談責任人：原則上由人力資源部和員工所屬部門負責人共同組織：

A、第一次離職面談：對于主動提出辭職的員工，員工直接上級或其他人得到信息后應立即向其部門負責人和人力資源部員工關系專員反映，擬辭職員工部門負責人應立即進行離職面談，了解離職原因，對于欲挽留員工要進行挽留面談，對于把握不準是否挽留的應先及時反饋人力資源部以便共同研究或匯報，再采取相應措施。對于主管級以上的管理干部主動辭職的，得到信息的人應先將信息第一時間反饋人力資源部負責人以便決策。對于企業辭退的員工，由人力資源部組織進行第一次離職面談。

B、第二次離職面談：對于最終決定同意離職的員工，由人力資源部進行第二次離職面談。主管級以下員工由人力主管進行離職面談；主管級以上員工（含主管級）由人力資源部經理及以上負責人進行離職面談。第二次面談可以采取離職員工填寫《離職員工面談表》的相關內容方式配合完成。第二次面談應技巧性讓離職員工自愿留下聯系方式，以便跟蹤管理。

第二十二條 離職原因分析：離職原因分析每月應定期進行1次，由員工關系專員負責完成，報人力資源部經理和分管領導，以便改進人力資源管理工作。

第七章 員工關懷管理

第二十三條 員工關懷管理的目的是增進員工對企業的歸屬感與認同感，是指企業在員工遭遇重大困難時，對員工給予精神關懷或者物質幫助的一種管理過程。

第二十四條 逢重要節假日，如中秋、春節等，人力資源部員工關系組將根據公司情況，給予外派員工以及核心員工適當的慰問與祝福，讓員工心有所系。同時，協助協調安排公司高層管理人員親自慰問部分困難家庭或者有突出貢獻的職工家庭。

第二十五條 員工生日，由行政部發放祝?？ㄆ?，舉行生日會進行慶祝。

第二十六條 員工個人或家庭遭遇重大困難時，員工關系組除代表公司送達慰問與關懷外，另根據公司領導審批情況，給予不同程度的物質協助。同時，協助協調安排公司高層管理人員親自慰問員工個人或者家庭。

第八章 附則

第二十七條 本制度解釋權歸公司人力資源部，如有不明之處，請向人力資源部咨詢。

第二十八條 本制度自         年    月     日起實施。