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何新云:提取完成組織績效KPI后的執行與落地工作(四)——過程的管控處理
2020-04-14 2950

組織績效中的KPI提取完成后,執行工作也即刻開始進行。在執行的過程中,肯定會出現這樣那樣的問題,為了處理和解決這些問題,需要有專門的組織予以協調和管理。這個組織事實上就起到了公司運營管理的作用。如果有實際的運營部門,例如總裁辦,就由該部門承擔。如果沒有部門,那就是相當于公司的運營總監來承擔這個工作。如果即沒有總裁辦也沒有設置運營總監,則該項工作可以交由公司的人力資源部來承擔。解決這個執行中遇到的問題的作用和價值,就相當于是執行PDCA中的C和A的工作。關于運行KPI時,過程中的細節管控不再提及,這里重點提及的是通過兩個例會來進行集中協調和管理的方法。一個是每周一次的管理例會、另一個是每月一次的經營例會,將這兩個例會做為必要的工具和手段,推動KPI在落地工作中的出現的問題,并圍繞公司的經營指標檢查我們的執行情況。下面分別介紹這兩個例會的作用和各自的功能。


1.  管理例會。

召開的頻率:每周召開一次,建議最好是每周一的下午進行。這樣在每周一的上午,各相關部門可以準備相應的問題提案。有些公司將此類會議放在周末下班之前進行,感覺不是太理想。一方面,周末的時候,相關的總結工作也還沒有完成,沒有足夠的時間去思考和準備相關的問題;另一方面,到了周末,人心也都比較散,心里已經在想著下班回家了,也難以集中力量來處理這些需要準備的問題。


需要處理的問題:主要是針對公司各個領域與各個職能之間的管理問題,進行協調與處理,但需要圍繞著KPI進行。這些問題包括,指標數據采集過程中發生不認同事宜;在運行KPI時,各部門需要的跨流程資源的協助與支持,例如開發的新客戶是否需要承接的評審問題、新產品項目進度的時間要求、人員數量不夠需要人力資源部給予招聘和調配的問題、人員能力達不到要求需要置換或者需要培訓的事宜、物料采購的不及時問題、由于PMC排程的不系統造成的交付問題等等。這些問題,都是可以通過這個會議予以解決和協調的。


需要的準備:會前,由公司運營部門例如總裁辦,收集各部門需要處理的事項,匯總后在會議上進行呈現,并現場討論解決的方法。


主持與參與人員:由總裁辦主持,或者是公司運營管理部門主持。參加的人員最好是各一級部門的負責人。副總及以上人員可以不用參與。當然有些公司為了減少會議的頻次,這類公司級的會議就只由公司的高層參加,在會議上列出需要解決的事項,并在會議上進行協調,然后各自分管的領導會議結束后自行去處理。


會議的難度:這個會議的召開,本身并沒有什么難度。難的是需要堅持。同時,由于每周都需要進行,有時由于效果不理想,開了一段時間后,就會走向形式。所以,這個會議最好是每次都要有輸出的成果。同時,最好是每次由不同的部門負責人輪流主持和準備,而不要每次都讓同一個部門例如總裁辦來主持。


2.  經營例會。

召開的頻率:每月一次,最好是在每月初進行。時間上最好是利用周末休息的一個半天時間。


需要處理的問題:主要是圍繞著公司的經營指標,檢查完成的情況,找出差距和問題點,在分析的基礎上找出改進的方案,并推動落實。公司的經營指標,無外乎就是銷售額、訂單、利潤、回款、新客戶開發、新產品開發等等。沒有完成的話,原因是什么,為什么會出現這種情況,究竟是人的問題,還是客戶的問題,或者是外部資源的問題等等,需要具體分析并進行呈現。當然,也可以利用這樣的會議,商量一些公司的重大發展方向的事宜,例如戰略投資、組織結構調整、人事變動、流程優化等等。


需要的準備:會前,依然由運營部門收集公司指標數據的執行情況,經過分析后,制作相應的PPT,然后在會上進行呈現,并討論。


主持與參與人員:由總裁辦主持,或者是公司運營管理部門主持。參加人員限于公司高層,需要擴大的會議,提前通知相關人員。


會議的難度:數據收集的及時性以及對數據的準確分析,并能找出相應的原因。同時,在現場就要給出發生問題的解決方案,而不是久拖不決。


以上兩個會議,都需要輸出會議紀要,并經過最高領導確認后,放在公司OA上,以便能及時讓全體員工知曉公司的最新精神和發展動態。

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