崗位分析流程中的最后一個(gè)環(huán)節(jié)就是編制崗位說明書，這也是崗位分析的輸出表現(xiàn)結(jié)果。崗位分析輸出的結(jié)果是崗位說明書，它包含了崗位分析所具有的相關(guān)信息，并將這些信息以標(biāo)準(zhǔn)化的形式編制成文本。在十年前進(jìn)行崗位分析的工作時(shí)，比較傾向于以標(biāo)準(zhǔn)文本的方式輸出崗位說明書，但在經(jīng)過不斷的實(shí)踐后，也是在更加理解企業(yè)運(yùn)營的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)編制崗位說明書的實(shí)質(zhì)意義已經(jīng)越來越小，反而是形式更重要。尤其是國內(nèi)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境都不太理想的情況，使得公司戰(zhàn)略和結(jié)構(gòu)處在一個(gè)不斷變化的狀態(tài)過程中，維護(hù)崗位說明書的成本變得越來越大，因而在最近十年的管理實(shí)踐中，我逐漸放棄編制崗位說明書的工作，而選擇只是進(jìn)行崗位分析中的最為重要的內(nèi)容，即崗位職責(zé)梳理的工作。即使是戰(zhàn)略和結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大調(diào)整，但只要優(yōu)化和調(diào)整職責(zé)即可，其它的也就不再涉及。

但不得不承認(rèn)，編制崗位說明書又確實(shí)是管理中的一個(gè)非常重要的基礎(chǔ)工作，所以還是有必要將崗位說明書的內(nèi)容呈現(xiàn)出來。正好前段時(shí)間，給某煙廠公司進(jìn)行了崗位說明書編制的輔導(dǎo)，借助該公司的藍(lán)本，詳細(xì)說明崗位說明書的內(nèi)容，以供大家借鑒。我們將從編制崗位說明書的程序、崗位說明書的內(nèi)容和格式、崗位說明書編制的重點(diǎn)和難點(diǎn)幾個(gè)方面分別進(jìn)行講解。

第一部分，崗位說明書編制的程序

也許各個(gè)企業(yè)編制崗位說明書的方法和流程不盡相同，但有一點(diǎn)需要澄清的是，該項(xiàng)工作的主體責(zé)任者是誰，只有這個(gè)問題清楚明了，流程才能最終確定。我的管理實(shí)踐以及在幫助客戶進(jìn)行崗位說明書編制的過程中，始終堅(jiān)持的是，編寫崗位說明書的主體責(zé)任人是各部門的負(fù)責(zé)人，人力資源部的人員只是起到組織、推動(dòng)、輔導(dǎo)、審核的作用，并提供必要的工具和表單。基于這樣的主體，編寫崗位說明書的程序如下：

1.人力資源部培訓(xùn)和講解編寫崗位說明書的方法和工具，以及編寫崗位說明書的重要意義；同時(shí)部署崗位說明書編寫的任務(wù)要求和時(shí)間計(jì)劃；

2.各部門負(fù)責(zé)人組織本部門人員編制崗位說明書，根據(jù)公司人力資源部提供的崗位名單，逐一進(jìn)行編制，由任職者本人編制自己所在崗位的說明書；編制初稿后，內(nèi)部進(jìn)行評審，并進(jìn)行修正和優(yōu)化，結(jié)束后發(fā)給人力資源部；

3.人力資源部對各個(gè)部門提交的崗位說明書的初稿進(jìn)行評審，提煉問題點(diǎn)以及需要注意的地方，并發(fā)給各個(gè)部門；隨后再次組織各個(gè)部門負(fù)責(zé)人，就崗位說明書的編制初稿中存在的問題進(jìn)行講解和說明，并接受大家的答疑，同時(shí)部署優(yōu)化崗位說明書的時(shí)間和計(jì)劃；至此，到了這個(gè)階段，各部門負(fù)責(zé)人才會(huì)對崗位說明書的編制開始有感覺；

4.各部門負(fù)責(zé)人再次就崗位說明書初稿，組織部門人員進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，并進(jìn)一步內(nèi)部評審和討論，輸出崗位說明書的優(yōu)化稿，提交到人力資源部；到了這個(gè)階段，崗位說明書已經(jīng)基本成型，但還沒有定稿；

5.人力資源部對各部門提交的崗位說明書的優(yōu)化稿再次進(jìn)行審核，同時(shí)進(jìn)行一對一的評審，將問題點(diǎn)逐一進(jìn)行澄清，并現(xiàn)場對崗位說明書進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，從而最終定稿。

我們通過流程圖的方式呈現(xiàn)，會(huì)更加清楚這個(gè)程序。以下是崗位說明書編制的流程圖。