當前采購工作實踐中，“談判”和“招標”已經成了兩種最常用的采購技術，對降低采購成本、防止采購腐敗起了重要作用。但很多企業老板和采購經理對哪些情況下采用“談判”哪些情況下采用“招標”卻不甚明了，甚至認為招標的方式最公平，最能消除腐敗隱患，因此明確要求“盡量采用招標方式”，或者把采用招標方式的范圍作為考核采購經理績效的指標。
其實，“談判”和“招標”作為兩項采購技術，各有優缺點，有些適用條件是相同的，但有些是不同的。我們先來討論兩者相同的適用條件：
n 相對大的采購金額
采購金額足夠大，才能吸引供應商投入必要的時間來進行一個正式的招投標流程。同樣，進行一個正式的談判也需要耗費雙方的時間和精力，因此，業務規模足夠大，潛在節省足夠多，才能抵消談判或招標動作本身的成本，才有必要實施。要注意的是，對采購方來說，談判比招標的成本更高。
n “自制”的可能性
如果采購方有能力或者有條件自制采購對象，則會在談判中占據主動權，可以爭取到供應商更大的讓步。因為采購方不依賴于外部的供應，所以如果有必要，采購方可以中止談判，轉而自制。同樣，如果采購方有能力自制，也能給招標時的評標工作提供有效的技術支持，可以更充分細致的評估供應商的投標，找出其技術或成本上的不合理之處。
除了上面這些共同點，“談判”和“招標”在適用場合上又存在區別，相關的考慮因素有：
l 標準化程度
如果采購對象的技術規格要求很清晰，也就是說標準化程度很高，這種情況下采用招標的方式就比較合適，而不太適合采用談判的方式。因為如果采購對象（實物或服務）對于采購方和供應商都是新的事物，規格要求不十分清晰，那么即使勉強招標，各投標方在性能、質量和可靠性方面承諾包括報價差別會很大，采購方很難有效評估這些差別。
另一方面，標準化程度高，才能保證有足夠數量的供應商參加投標。如果沒有足夠的競爭，供應商就缺乏動力和壓力來盡量滿足采購方的需求。一般三到十家供應商參加投標比較合適。
同樣，如果采購對象的規格要求變更頻繁，例如在新產品研發階段采用新技術的新物料，可能在后續會有比較多的設計更改，甚至可能存在中止采購的風險。這種情況下，最好采用談判的方式，而不是招標。
l 緊急程度
一般來說招投標過程需要三到四周的時間才能最終簽署合同。更復雜的情況需要時間更長。因此，當采購需求很緊急的時候，就不適合采用招標方式，而可以考慮采用談判方式，挑選最有希望的供應商進行談判，縮短采購周期。值得一提的是，如果采用信息技術手段，例如電子招投標系統，可以縮短招投標周期，一般可以縮減到之前的20%—40%。
l 供應商準備成本較低
招投標的適用場合包括不需要供應商很高的準備成本。這種情況的典型案例是開模件。如果物料不需要復雜的模具甚至不需要模具，那么潛在的供應商就有平等競爭的機會。如果物料需要較大的、復雜的模具，則原先的供應商則有較大的競爭優勢。這種情況下，采用招標方式就不太適合，而可以考慮采用談判的方式。
以上只是針對招標和采購的一般適用條件做了簡要分析，實際情況可能是各種因素的疊加，因此需要綜合考慮權衡，找到最佳方案。深圳市智杰科技信息有限公司的資深顧問在采購管理及供應鏈集成管理方面有多年的企業實踐經驗，可以提供專業的培訓和咨詢服務。
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