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第二節    工廠行政管理

1、行政/總部部的工作職能是什么？

（1）  防火防盜與突發事件的處理。

（2）  廠區生產/辦公及宿舍環境衛生的清潔與維護。

（3）  宿舍分配、門衛管理、水電管理。

（4）  廠區宿舍會客、車輛進出貨的管理，公務用車的管理。

（5）  全廠的伙食供應與管理。

（6）  消防設施的管理與安全檢查。

（7）  配電系統的建立與安全檢查、維護。

（8）  廠區、宿舍財產及員工安全的保障與維護。

（9）  休閑、康樂設施的管理，固定資產的管理。

（10）  清潔用品、辦公用品、電器配件的采購。

2、行政主管的工作責任有哪些？

（1）  定期組織收集、分析、綜合全廠生產、行政各方面的情況，主動做好調查總結，及時匯報。

（2）  組織做好來客接待和車輛的管理工作。

（3）  負責組織工作會議，安排做好會務工作，負責直協調安排涉及多部門領導參加的各種會議。

（4）  對當得知生產/行政工作出現異常情況時未能及時向最高管理層反映，以致造成重大損失的事故負責；對本部門所屬崗位發生設備、人身、交通、火災事故負責。

（5）  對廠部行文發生差錯，收集與整理的資料失實造成嚴重后果負責。

（6）  對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生泄密或丟失、損壞負責，對印鑒、介紹信管理不嚴，使用不當造成不良后果負責。

3、辦公室的整理、整頓、清掃和清潔和重點是什么？

辦公室“5S”活動的主要事項：文字資料、辦公用具、環境整潔、員工儀容等。

（1）  文字資料的管理、整頓的分類包括受控文件和資料、公用文字資料、個人文字資料。整理、整頓原則：

①  公用文件資料置于公共場所，專人管理。

②  個人文字資料個人管理。

③  所有文字資料都應有標識；

④  所有文字資料都要按取用方便的原則，按使用頻率、重要性等分類存放于固定的位置；

⑤  規定文字資料的舍棄規則，及時銷毀無用文字資料；

⑥  提倡及時處置，養成不堆積文件睥良好習慣。

⑦  不允許私藏文件，養成有借有還的良好習慣；

⑧  私人文字資料最好不放置在辦公室。

⑨  定期整理、整頓、檢查。

（2）  辦公用具的整理、整頓分類包括公用物品、個人使用物品，管理原則如下：

①  公用物品放置在方便使用的位置并規定使用規則（如用后放回原處等）；

②  個人物品與工作無關的應離開辦公場所，與工作有關的應按使用頻率、重要性分類并放置在固定的位置；

③  規定存棄標準，及時舍棄不用的物品或極少使用的物品；

④  倡導“單一”原則，有用的物品在身邊應只有一套（件）；

⑤  經常性地檢查。

（3）  環境清潔、清掃要點：

①  在整理、整頓的基礎上保持經常性的清掃和清潔。

②  規定責任區域，規定清掃、清潔要求和標準。

③  實施經常性清掃、清潔活動。

④  經常性的檢查和糾正。

4、怎樣檢查員工健康？

（1）  員工身體檢查一般每年舉辦一次。

（2）  一般檢查由行政部負責與醫院聯系時間，分別至該醫院接受檢查或者由行政部接洽醫生至廠內檢查。

（3）  經檢查結果有疾病者，應早期治療，如有嚴重病況時，由公司令其停止繼續工作，往勞保指定醫院治療。

（4）  行政部每逢年終應將疾病名稱、人數及治療情形等統計，以便下一步作有效改善措施的參考。

5、員工公傷費用哪一些可以發放？

備注：每一家工廠的情況不同，此處選出某一家工廠的規定供參考，凡是與勞動法規抵觸者，一律以法律法規為準，本節內其他凡涉及到法規的地方均應照此辦理。

（1）   一般應首先送往勞動局指定醫院，因情況危急先行送往就近醫院治療者，其所付費用可以發放。

（2）   急救所做的緊急處理，如輸血或特效針藥等費用可以發放。

（3）   主治醫生主為必需的針藥，而勞保不能付給者可以發放。

（4）   臨時及試用人員視實際情況酌情予以補助。

（5）   公傷補助費的發放應附醫院證明及收據，由行政部門辦理。

（6）   員工如果因公致殘，具體補助視情形由雙方協定，可由勞動部門予以仲裁，也可以由人民法院裁決。

6、員工飯卡如何管理？

（1）   飯卡由行政/總務部門統一設計制作，每月月底統一發放下月飯卡。

（2）   使用飯卡必須與本人廠牌同時使用方為有效，一律不得借與他人使用，違者罰款。

（3）   員工請假時，應將請假單與飯卡一并上交，銷假時再取回。

7、員工宿舍怎樣管理？

（1）   員工申請宿舍，應填寫宿舍分配申請單，交由主管核準后送總務部科登記并聽候分配。

（2）   員工接到宿舍分配通知后，應于限期內遷入居住，逾期以棄權論。

（3）   愛護安全設備和各種家具。

（4）   節約使用水電，宿舍的清潔工作應由室內居住人自行輪流打掃并經常保持房間的清潔與整齊。

（5）   宿舍內不得有釀酒、賭博或有傷風化等不下當行為。

（6）   宿舍內不得存放違禁及易燃物品。

（7）   宿舍內一律禁止做飯，并不得私自使用電爐、灑精爐等，以保證安全。

（8）   宿舍內不準喧嘩、造成噪聲等擾亂他人的行為。

（9）   行政/總務經常派員視察宿舍，住宿者須聽從有關安全公益等的指導。

（10）  住宿人的私有財物如有遺失，應立即報告室長及行政/總務部門。

（11）  員工下班后除餐廳、康樂室、網球場外，不得任意到工廠或辦公大樓游蕩。

（12）  員工離職時，應于離職時隨即遷出宿舍，以免發生其它事情。

8．怎樣管理保安/門衛的訓練？

（1）   由保安隊長、消防單位講解、觀看錄像，由培訓組進行考核。考核內容包括：

①  幫區崗位分布及巡邏路線的熟悉程度。

②  接待來賓的姿態及語言。

③  突發事件的模擬處理（火災、盜竊、斗毆等）。

④  防盜報警器及消防器材分布及操作使用。

（2）   由保安隊長/教練講解體能訓練，并進行實地訓練，包括：

①  隊列、操練。

②  空手拳術、散打

③  耐力及靈敏性的其他體能運動。

9、如何處理突發事件？

（1）   當白天發生火警事故時：

①  白天發生時，迅速通知值班保安，并迅速用滅火器將其熄滅，同時打火警電話：119

②  用廣播呼叫消防委員會成員集結，按平時演練的方法開展滅火行動。

③  指導員工向安全地區有組織地疏散。

④  協助消防隊進行滅火工作，火勢熄滅后應清查人員及物品損害情形。并保持完整現場，以供警方或保險公司處理。

（2）   當發生打架斗毆事件時：

①  迅速通知值班保安進行制止，將肇事雙方帶到其他地方處理，并疏散圍觀起哄人員。

②  保安處理事件時，立場要公正，以理服人，千萬不可偏袒或加入其中一方。

③  若外來人員來廠滋事，認清對方面貌特征、人數、車牌號，了解其有無攜帶兇器，詢問滋事原因等，同時關閉大門及所有出入口，并通知所有保安人員集結，以防萬一。

④  保安無法制止時，應立即撥打110報警。

（3）   當員工急病或發生工傷時；

①  立即通知行政部安排司機，或立即到街上叫車。

②  同時聯絡當班管理人員，請其籌款安排專人陪同前去醫院治療。

10、行政/總務怎樣管理車輛？

（1）   因公用車須于事前向行政部按照重要性順序申請調派。

（2）   使用人在駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水箱、油量、機油、剎車、電瓶液、輪胎、外觀等），如發現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則最后使用人要對由此引發的后果負責。

（3）   使用人必須具有駕照，駕駛我須嚴守交通規則，任意放置車輛導致違犯交通規則，損毀、失竊，由駕駛人賠償損失，并予以處分。

（4）   車輛應停放于指定位置，停車場或適當位置，駕駛人不得擅將公務車開回家或私用，經公司特許或返回時已逾晚上九時者例外。私用時若發生事故、損毀、失竅等，在扣除保險理賠后全部由私人負擔。

（5）   每車應設置“車輛行駛記錄表”，使用前應該核對車輛里程表與記錄表上的記載是否相符，使用后應記載行駛里程、時間、地點、用途等，管理部每月抽查一次。

（6）   車輛使用人應愛護車輛，保證機械、外觀良好，使用后應將車輛清洗干凈，車輛保養時按照發下程序作業：

①  如由于駕駛人使用不當或疏于保養，而致車輛損壞或機械故障，所需的維修費，應視情況由駕駛員承擔部分費用。

②  車輛維修、清洗、打蠟等應先填“車輛維修申請單”，注明行駛里程，核準后方得送修。

③  車輛應到行政部指定處保養或者到特約維修廠維修，否則維修費一律不準報銷。凡可自行修理者，均可以報銷購買材料零件費用。

④  車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需修復或更換零件時，可視實際需要進行修理，當修理費超過2000元時，應與行政部聯系請求批示。

（7）   當發生違規/事故時：

①  在無照駕駛或未經許可將車借予他人使用，如果違反交通規則或發生事故，由原規定駕駛人負擔，并予以記過或免職處分。

②  各種車輛如在公務途中遇不可抗拒之車禍發生，應行急救傷員，向附近交通警察報案，并立即與行政部主管聯絡；如屬小事故，可自行處理后向行政部報告。

③  發生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失的，經扣除保險金額扣，其差額酌情由駕駛人負擔一部分。

④  意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由駕駛人與公司共同負擔。凡是違反交通規則而造成的罰款由駕駛人負擔。

11、車輛管理檢點表

車號                                                            年  月  日

12．公務車使用紀錄表

13．辦公文具用品如何管理？

（1）   文具印刷用品之申請、收發、保管、記帳由行政/總務專人負責管理。

（2）   管理員應按文具用品的品種、規格為單位，并依收發憑證登入“文具用品進出登記卡”。

（3）   各部門領用印刷品時，應填寫“文具用品領用單”，經主管批準后領用。

（4）   各單位除特殊物品外，共用的信封、信紙、內部聯絡單等均由總務保管。

14．怎樣保證計算機系統的安全？

（1）   病毒防護的要求

①  對于聯網的計算機，任何人在未經批準的情況下，不得向計算機網絡拷入軟件或文檔；對于尚未聯網的計算機，其軟件的安裝由電腦室負責。

②  任何微機需安裝軟件時，由相關專業負責人提出書面報告，經理同意后，由電腦室負責安裝；所有微機不得安裝游戲軟件。

③  裝有軟驅的微機一律不得入網，軟盤在使用前，必須確保無病毒。

④  數據的備份由相關專業負責人管理。備份用的軟盤由專業負責人提供。

⑤  使用人在離開前應退出系統并開機，未經保管人同意。不得使用他人的電腦。

（2）   管理措施

①  要求各專業負責人采取必要措施，確保所用的微機始終處于整潔和良好的狀態。

②  除電腦室負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的微機或相關的電腦設備。

③  對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電保護；電源硬件維護人員在拆卸微機時，必須采取必要的防靜電措施。

④  由電腦室起草防病毒作業計劃（含檢測周期、時間、方式、工具及責任人），報電腦經理批準后實施。

⑤  由各專業負責人和電腦室的專人，根據上述作業計劃按時（每周最少一次）進行檢測工作，并填寫檢測記錄。

15、防火制度主要應該包含哪些方面？

（1）   以“預防為主，防消結合”為原則 ，防火安全領導小組應經常對全體干部、職工進行防火安全教育，并組織業務消防隊進行消防訓練；完善逐級檢查制度以保證及時發現和消除火險隱患。

（2）   各生產班組、要害部位的兼職防火安全員及主管，應在每日下班和交接班前，對本工作部位進行一次防火安全檢查；本公司防火安全領導小組半年時行一次大檢查，每季度進行抽查。

（3）   對從事或雇請電工、焊工等特殊工種的人員，要按規定時行防火安全技術考核，取得合格證方可操作；應給各關鍵部位、生活區配置消防器材，不得借故移作他用。

（4）   倉庫的庫存物資和器材，凡是涉及到易燃、易爆品，都要嚴格按章管理。

（5）   任何人發現火險，都要及時、準確地向保衛部門或消防機關報警，并積極投放參加撲救，保衛部門按到火災報警后，應及時組織力量配合消防機關進行撲救；

（6）   全體職員在宿舍一律不得使用電爐等電器；外來施工單位在作業中需用明火的，要按規定填寫《臨時動火作業申請表》，嚴格辦理申批手續，待批準后發給《臨時動火許可證》方可進行動火作業，下班前嚴格執行檢查制度，確認安全后方可離開。