第一章 總則
第一條 目的：為規范員工檔案管理，提高公司人事管理的工作效率，使人事管理逐步程序化、規范化、科學化,特制定本制度。
第二條 適用范圍：公司所有在冊員工。
第二章 員工檔案內容
第三條 員工入職資料：
1、入職審批表、職位申請表、員工檔案表（紙質、電子檔各一份）、彩色一寸免冠近照1張；
2、新員工培訓考試試卷；
3、學歷證、學位證復印件各1份；
4、身份證或戶口簿復印件2份；專業技術職稱資格證復印件；
5、具有工作經驗的新員工需提供與原工作單位解除勞動關系的證明材料等，或者由總經理工作部向對方單位進行背景調查并形成報告；
6、近期身體檢查報告；
7、擔保書（部分崗位）；
第四條 員工異動資料
1、勞動合同；
2、初聘人產員試用期目標設定表，配套試用期小結及轉正申請；
3、保密協議（部分崗位）；
4、任職通知書（部分崗位）；
5、員工異動表；
6、辭職報告，工作交接清單；
第五條 培訓系列檔案；
第六條 其它需要存檔的資料；
第三章 檔案保管
第七條 公司員工內部檔案應全面、及時地收集到人事負責人統一保管；人事負責人根據入職部門和年份順延檔案編號，并于人員信息表對應存檔，保障信息的及時更新，匯總和異動的跟蹤工作順利進行。
第八條 每月5日前（駐外機構順延三個工作日）各中心將上月新入職的檔案資料、上月員工檔案異動資料及明細清單交人事管理負責人。
第九條 人事負責人對收集的歸檔資料分單位、部門進行匯編、裝訂，并做好日常檔案清潔、防蛀、防潮及防火等工作。
第十條 每月清理離職員工檔案，對離職期限達三年的員工檔案由人事負責人核準后可進行銷毀，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在處理清單上簽字；對于應聘簡歷每半年進行一次銷毀。
第十一條 經理級以上員工因工作需要按要求可辦理員工個人檔案借閱手續（僅限于分管范圍內的員工），原則上其他人員無權借閱員工檔案，檔案借出時間最長不得超過3個工作日，檔案借閱者對檔案負有保密及保管責任。
第十二條 對于員工個人歷史檔案的保存，公司統一于武漢市東湖開發區光谷人才服務中心存放托管，員工在職期間，檔案存放費用由公司統一支付，員工離職之日起，東湖開發區勞動人事局檔案室會將其檔案轉為流動檔案，需個人進行處理和繳費。
第四章 附則
第十三條 該制度由總經理工作部負責解釋，
第十四條 自公布之日起施行。
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