第一條 總則
 公文處理必須做到及時、準確、安全。公文統一由辦公室秘書人員收發、分辦、用印、立卷。各單位的公文處理工作，必須實行嚴格的保密制度，確保公司機密安全。
第二條 公文種類主要有：
（一） 請示
請上級指示和批準，用“請示”。
（二） 報告
向上級機關匯報工作，反映情況，用“報告”。
（三） 指示
對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”。
（四） 布告、公告、通告
對公眾公布應當遵守或周知的事項，用“布告”。
向國內外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”。
（五） 批復
答復請示事項，用“批復”。
（六） 通知
傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”。
（七） 通報
表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”。
（八） 決定、決議
對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”。
經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。
（九） 函
平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用“函”。
（十） 會議紀要
傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”。
第三條 公文格式
公文紙一般用16開，在左側裝訂。“通告”等用紙大小，根據實際需要確定。
公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印章、發文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。
（一） 公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，并標明發文單位和公文種類。除批轉法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號。
（二） 向政府主管機構請示的公文，一般只寫一個主送單位；如果需要上報另一個政府主管機構時，可以用抄報的形式。
（三） 發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最后單位簽發的日期為準。
（四） 公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯名發文，只標明主辦單位的公文編號。
（五） 公文如有附件，應當在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數。
（六） 收、發文單位應寫單位全稱或規范化簡稱。聯合發文應將主辦單位排列在前。
（七） 文字一律從左至右橫寫橫排。
第四條 行文關系
（一） 對上級黨、政、工、團、婦聯組織的請示或報告，用相對應的名義發文。
（二） 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位協商工作等，用行政名義行文。
（三） 內部行文，可按問題的種類和性質，用成員公司或部門名義行文。部門之間不要用發文形式解決一般性的問題。
（四） 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發到各成員公司和各部門，不直接發到成員公司的下屬子公司。
（五） 發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。
第五條 收文處理
一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
（一） 政府機構發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件，均由秘書統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發并按不同類別進行分類處理。其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批，如領導出差，立即送辦公室領導處理。
（二） 承辦人應根據文件規定的傳閱范圍或領導指示，安排傳閱或辦理。領導人員之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。
（三） 凡需辦理的公文，應先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關部門辦理或送領導批示后辦理。辦公室主任在簽批公文時，認為無需送領導閱批的一般性公文，可根據公文內容和性質直接批有關部門閱辦。各單位收到急件時，應在3天內答復并退回文件，一般要辦理的文件，一周內應辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。
（四） 加強公文檢查催辦工作。文秘人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發出的文件，需要匯報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋。
（五） 領導參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達后，應將會議文件交秘書人員立卷歸檔。
第六條 發文處理。
一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。
（一） 草擬公文的要求：
1.要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定。
2.情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短。
3.引用的公文要寫明原文件的發文機關、公文編號、標題和發文時間。
4.草擬公文必須使用統一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。
5.數字的寫法。正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫。
6.章節序數的寫法。一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”。
7.不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。
（二） 公文審核。公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核后送辦公室核稿。辦公室審核的重點：
1.是否需要行文。
2.是否符合國家的方針、政策、法律、法令；與本公司發過的公文是否銜接。
3.提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。
4.處理程序是否完備，行文關系、公文格式是否符合規定。
5.文字敘述是否符合文法和邏輯，標點符號是否正確。
審核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。
（三） 公文簽發。公司行政文件，由常務副總經理簽發。重要文件，由最高行政領導簽發。
（四） 公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。
（五） 簽發后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。
（六） 公文簽發后，由文秘室負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發。打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明“此頁無正文”字樣。
（七） 公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯，由校對人員負責；校對后，打字員沒有改正的，由打字員負責。
第七條 公文存檔
公文辦理完畢后，要及時送交檔案管理人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。
第八條 公文的管理
（一） 各單位要有專人負責公文的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關人員的保密紀律教育，做好公文的管理工作。嚴禁將秘密公文帶往公共場所或家中。公文傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續，并按照收文薄檢查歸檔，以防遺漏。
（二） 公司的公文由辦公室負責起草和審核，公司總經理簽發；公司本部各部門的文件由各部門負責起草，辦公室審核，總經理簽發。
（三） 文件簽發后，送辦公室統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。
（四） 文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存備查。
（五） 屬于秘密的文件，核稿人應該注明“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。
（六） 文件統一由辦公室負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，經文件接收人簽字確認后，向文件簽發人報告報送結果。
（七） 外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
（八） 傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。
特別說明：
⑴摘自實戰紅色管理創始人孫軍正老師培訓課堂經典案例。孫老師根據多年的管理及培訓經驗，將紅色精神與西方管理巧妙結合，將理論性、實踐性與趣味性相結合，講解深入淺出，演繹通俗易懂。
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