第1章  總則

第1條  目的

1．為加強(qiáng)合同文檔的管理工作，提高檔案管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本規(guī)定。

2．為文檔使用過程中便于對文檔進(jìn)行移交、保留、發(fā)放和借閱，特制定本規(guī)定。

第2條  適用范圍

1．本規(guī)定主要是用來規(guī)范合同檔案的接收、保管、使用流程。

2．本規(guī)定所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程、銷售項(xiàng)目為中心的資料總和。

第2章  合同檔案管理的原則

第3條  合同檔案的管理實(shí)行信息化管理，由公司合同管理主管部門集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。

第4條  合同管理主管部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

第5條  各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

第3章  合同檔案管理的分類和歸檔

第6條  合同檔案管理的分類

1．普通合同檔案

合同標(biāo)的在     萬元資金支出或     萬元資金收入以下的合同。

2．重要合同檔案

合同標(biāo)的超出     萬元資金支出或     萬元資金收入以下的合同。

第7條  合同的歸檔

1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完畢后，合同主管部門經(jīng)辦人應(yīng)向兼職管理員對自己審查的合同辦理關(guān)閉手續(xù)并進(jìn)行歸檔，實(shí)行合同全過程的閉環(huán)管理。

2．凡是有機(jī)密性的文件，由專職合同管理員審核合同，應(yīng)由兼職合同管理員提交專職合同管理員辦理關(guān)閉手續(xù)并進(jìn)行歸檔，實(shí)行合同全過程的閉環(huán)管理。

3．合同一般性附件、合同簽收記錄、履行情況記錄等在合同履行完畢后一個(gè)月內(nèi)歸檔，并將上年度的合同報(bào)表上報(bào)法律事務(wù)部。

4．合同主管部門及法律部門均應(yīng)按照《     公司合同管理辦法》要求建立管理臺賬。

5．對于重大合同的簽訂，合同主管部門應(yīng)按照《     公司合同實(shí)施管理實(shí)施細(xì)則》報(bào)公司主管部門按規(guī)定程序辦理。

第8條  合同檔案歸檔的主要工具

1．“合同存檔登記臺賬”：用于各單位登錄所接收的文檔，作為文檔立卷的記錄，是核查案卷管理情況的匯總憑據(jù)和索引。

2．“合同文檔使用登記臺賬”：作為文檔借閱、復(fù)印、發(fā)送、移交等使用過程的記錄，是原始憑證。

3．“合同文檔清單”：主要用來對成套文檔或種類、頁數(shù)較多的文檔進(jìn)行詳細(xì)列明。

4．“合同文檔管理評審表”作為文檔管理的監(jiān)督工具，是管理評審工作的原始憑證，也是考核文檔管理工作的依據(jù)。

第4章  合同檔案管理的過程管理

第9條合同檔案的存檔管理

1．合同檔案管理員獲得新文檔后，應(yīng)及時(shí)登記“合同文檔存檔登記臺賬”，確定合同編號、規(guī)范管理，分年度整理歸檔，顯著標(biāo)明合同的簡要內(nèi)容，并逐個(gè)建立檔案，與合同有關(guān)的是文書要附在合同卷內(nèi)歸檔，履行完畢后，按檔案保管期限保管。

2．合同檔案管理員可根據(jù)檔案的重要程度，建立不同的“合同文檔存檔登記臺賬”。

3．合同檔案密級按“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”三種進(jìn)行，合同檔案管理單位只能提升送交單位預(yù)定的密級。

4．合同檔案的復(fù)印發(fā)送、原件轉(zhuǎn)移需要核定使用單位是否有權(quán)保留；原件借閱和復(fù)印借閱兩種形式都要求到期歸還；復(fù)印借閱的文檔歸還后，可由文檔管理單位視情況銷毀或保留復(fù)印件。

5．合同保密文檔應(yīng)加蓋密級印章，可起到保密提示作用。

6．合同檔案管理員應(yīng)及時(shí)清理合同文檔產(chǎn)生和使用過程中，產(chǎn)生的一些中間文檔或暫時(shí)性文檔。

7．合同文檔的保存條件要采取防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

8．合同管理組要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

第10條  合同檔案的移交和查閱

1．各分公司在正式簽署合同后需將合同正本原件移交合同管理組。

2．合同關(guān)閉后各分公司應(yīng)由指定的網(wǎng)絡(luò)管理員將全套合同資料向合同管理組移交。

3．合同項(xiàng)目終止后各分公司需將該項(xiàng)目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理鑒定，具有長久保存價(jià)值的技術(shù)資料向合同管理組移交。

4．移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

5．合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

6．各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確實(shí)因工作需要需借出查閱，需經(jīng)分公司、部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

第11條  合同檔案管理違規(guī)管理的懲罰辦法

1．保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

2．借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

3．合同文檔的密級為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

第4章  附則

第12條  本規(guī)定由公司行政部會同法務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋。

第13條  本規(guī)定自     年     月     日起實(shí)施。

第14條  相關(guān)文件表單

1．“合同文檔存檔登記臺賬”和“合同文檔使用登記臺賬”。

2．“合同文檔清單”和“合同文檔管理評審表”。

（摘自實(shí)戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例）