第1章  總則

第1條  目的

為明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職權范圍和工作要求，特制定本制度。

第2條  采購業務中審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。

第3條  嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。

1．采購員應當在職權范圍內，按照審批人的批準辦理采購與付款業務。

2．對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，采購員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。

第4條  對于重要和技術性較強的采購業務，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而給公司造成嚴重損失。

第2章  采購業務程序

第5條  請購

使用部門、倉儲部門及其他相關部門根據公司采購預算、實際經營需要等提出采購申請，經部門經理簽字后，及時向采購部門提出采購申請。

第6條  審批

采購部經理、財務總監、總經理根據規定的職責權限和程序對采購申請進行審核審批。

1．采購預算內采購金額在2萬元以內的，采購部經理審批；采購金額在2萬～5萬元的，采購部經理審核，報請財務總監審批；采購金額在5萬元（含）以上的，由財務總監審核，報請總經理審批。

2．超預算或預算外采購項目均由財務總監審核，總經理審批。

3．對不符合規定的采購申請，審批人應當要求請購人員調整采購內容或拒絕批準。

第7條  采購

1．采購部經理根據經過審批的請購內容，組織采購員進行采購。

2．采購員進行市場調查，進行比質、比價，擬定供應商名單，經采購部經理審核并提出參考意見后，交總經理最終確定合格供應商名單。

3．采購部根據合格供應商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購部經理審閱，報相關負責人審批后簽訂采購合同。

（1）采購計劃范圍內金額在2萬元以下的采購合同，需由財務部審核后交采購部經理簽訂采購合同即可。

（2）采購計劃范圍內金額在2萬～5萬元以內的采購合同，需交財務部審核，財務總監審批后授權采購部經理簽訂采購合同。

（3）采購計劃范圍內金額在5萬元以上的采購合同，經財務總監審核、總經理審批后交授權采購部經理簽訂采購合同。

（4）采購計劃外的所有采購合同，需由財務部核對后，交財務總監審核，總經理審批后授權采購部經理簽訂采購合同。

第8條  驗收

質檢部門根據公司有關驗收規定對采購的物資進行驗收并入庫，對于在驗收中發現的問題應及時通知采購部，采購員根據驗收情況進行辦理。

1．驗收過程中出現的采購商品或勞務數量不符合公司規定的情況，采購員需提出解決方案，報采購部經理審批。

2．采購商品出現重大質量問題，由采購部經理組織召開問題解決會議，邀請質檢部、財務部、技術等相關人員參加；采購部負責編寫《問題解決方案》，經總經理審批后負責處理。

第9條  付款

1．財務部應付賬款會計對采購業務的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續是否齊全，計算是否正確。

2．應付賬款在2萬元以內的，財務部經理審批；應付賬款在2萬～5萬元的，財務部經理審核，財務總監審批；應付賬款在5萬元以上，財務總監審核，總經理審批。

3．預付款與定金在1萬元以內的，財務部經理審批即可；預付款與定金在1萬～3萬元以內的，報財務總監審批；預付款與定金在3萬元以上的，由總經理審批。

4．審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯系供應商。

第3章  采購賬務處理

第10條  財務部在采購單據齊全的情況下，按照《會計核算規定》及時、準確地編制記賬憑證。

第11條  將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發票以及進口物資的報關單等支持性憑證附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

第12條  每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬。

第13條  對賬

1．財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。

2．取得供應商對賬單，審核其余額與企業“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。

第4章  附則

第14條  本制度由采購部會同公司其他有關部門解釋。

第15條  本制度自     年     月     日起開始實施。

第16條  相關文件表單

1．《問題解決方案》。

2．《會計核算規定》。

（摘自實戰紅色管理創始人孫軍正老師培訓課堂經典案例）