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劉敏興:時間管理的策略

企業(yè)管理

2016-01-20 57518

時間管理策略的運(yùn)用

以前老板和公司的主管與外面聯(lián)絡(luò)都是通過坐在辦公室里的秘書來進(jìn)行的，而外界與老板取得聯(lián)系，首先打交道的也是秘書。然而在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)社會，在高科技的競爭時代，在傳呼機(jī)、手機(jī)、掌上電腦這種立體式的通信時代，如何應(yīng)付、處理隨時涌現(xiàn)在未來的時間表上的約會，是每個主管頭痛的事情。要保持每天工作不會被這種網(wǎng)絡(luò)時代的先進(jìn)通訊擠壓得失去控制，就得要有一套管理時間的策略。

因應(yīng)高科技競爭的時間管理的策略可以用五個字來概括，就是快、準(zhǔn)、空、多、閑。

時間管理的策略——何謂快、準(zhǔn)、空、多、閑

快

快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回頭斟酌，必須放棄舊時代的那種慢工出細(xì)活的思想。

因為網(wǎng)絡(luò)時代的信息更新得太快了，例如網(wǎng)絡(luò)中的新聞是隨時可以更新的，不像過去，新聞是一天才換一次，報紙一天才出一次。任何事情都可能影響到商業(yè)活動，因此，現(xiàn)在高科技行業(yè)中的管理人員，首先你的任務(wù)就是把產(chǎn)品和信息推出，再通過網(wǎng)絡(luò)不斷地把改進(jìn)的產(chǎn)品、信息給顧客。對于公司內(nèi)部的管理也是一樣，首先是要有進(jìn)展，然后再利用快速的網(wǎng)絡(luò)不斷改進(jìn)工作的質(zhì)量。如果認(rèn)為產(chǎn)品一經(jīng)推出就完善無缺，而將產(chǎn)品壓在公司內(nèi)，那么在信息發(fā)達(dá)的今天，等你這個產(chǎn)品產(chǎn)出的時候，你就會發(fā)現(xiàn)，市場上已經(jīng)有了跟你很接近或者同類的產(chǎn)品。他們質(zhì)量可能不如你，但市場卻是他們的。

因此快是一種秘訣。工作要快，在時間安排上應(yīng)有一個密集、超進(jìn)度、不拘小節(jié)的時段，再有一段緩和、釋放產(chǎn)品和修改產(chǎn)品的時間。

準(zhǔn)

準(zhǔn)有兩個意思。

1．對準(zhǔn)目標(biāo)

在許多事情同時開展時，不管事情的先后順序和形態(tài)，而要對準(zhǔn)你心中的那個核心目標(biāo)，這個目標(biāo)不一定是長遠(yuǎn)的，也可以只是短時間的。因此必須克服時間的順序和事情的大小，只有一句話，對準(zhǔn)目標(biāo)。

2．準(zhǔn)許每一周的一到兩天，沒有任何的計劃

在這一天到兩天你可以處理一些重要的事情。這是由于在集中精力趕工作進(jìn)度和計劃的時候，一些重要的事情被擱置一邊，但如果每一周有一天到兩天作為靈活性、機(jī)動性的時間，你就可以處理與當(dāng)前工作進(jìn)度無關(guān)，但卻是重要的事情。例如公司需要趕著做產(chǎn)品的市場推廣，也不能推卸投資人的約談。

空

空就是每一周空出一天不做任何與工作有關(guān)的事情。因為在無關(guān)的領(lǐng)域中去探索的時候，你的思維框框就會被打破。這一天要上網(wǎng)去尋找任何未知領(lǐng)域的信息，任何無關(guān)于公司現(xiàn)行日常業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息，可能會產(chǎn)生思維的亮光。因為在無關(guān)領(lǐng)域探索時，有的思維框框完全被打破，在未知領(lǐng)域中，企業(yè)強(qiáng)人特有的驕傲也消失了，當(dāng)人懷有謙虛的心態(tài)在未經(jīng)的住處相遇時，發(fā)明的光芒就會出現(xiàn)。

多

多是指要多用電子郵件、傳真、信件。

E-mail的好處：

◆可以隨時查閱，而不需要你的秘書送到案頭

◆可以使你更好地安排時間，不像電話要隨時接聽

◆可以隨時收發(fā)信息

閑

閑就是留出時間，讓自己閑下來，不做任何事情，只做休閑的事，這點短時期內(nèi)不重要，但長期卻十分重要。你可以加以思考，怎樣把你的一天變成48小時。

時間管理策略的運(yùn)用——如何運(yùn)用快、準(zhǔn)、空、多、閑

【案例1】

美國財富雜志曾經(jīng)有一個報道高級主管是如何分身乏術(shù)的例子。高級主管的一天經(jīng)常是十分忙碌的，一個接一個的會議，電話不斷，甚至于舟車矛盾，很多的研討會甚至于吃飯時都有人給你匯報，這叫早餐匯報，或者叫做午餐匯報，這些高級的主管們，既要有宏觀的眼光思考公司的長遠(yuǎn)大計，又要聚精會神地盯著公司的那些營運(yùn)的瑣事。前任的惠普總裁，還有東南航空的最高執(zhí)行長官，天美時鐘表的最高執(zhí)行長官，這些名人幾乎都是常年在外。他們沒有時間跟顧客溝通，要接受采訪，甚至還要跟總統(tǒng)開會，他們有什么秘訣來管理時間呢？

報告指出：時間管理其實就是做決策，是決定哪些事情重要，哪些事情不重要。

前任惠普公司的總裁格拉特把自己的時間劃分得清清楚楚，他花20%的時間和顧客溝通，35%的時間用在會議上，10%的時間在電話上，5%的時間看公司的文件，剩下的時間用在和公司沒有直接或間接關(guān)系，但卻有利于公司的活動上。例如接待記者采訪，預(yù)備業(yè)界共同開發(fā)的技術(shù)專案，或者總統(tǒng)召集他們參加有關(guān)貿(mào)易協(xié)商的咨詢委員會。當(dāng)然每天要留下一些空檔的時間來處理那些突發(fā)事件，例如接受新聞界的采訪。

【案例2】

美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和顧客溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用了一些退休的主管來擔(dān)任這項工作。他把與顧客的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通，仍然可以掌握到顧客需求。庫拉特還授權(quán)別人來替代他到外界去演講。因為他有授權(quán)，所以他才有更多的時間。

越來越多的高級主管，讓別人來掌握自己的時間表。這并不代表主管失去了自我控制，相反地，主管可以自由地針對目標(biāo)和策略做更廣闊的思考。當(dāng)然，這必須有一位得力的助手才行。美國東南航空公司的最高執(zhí)行長官凱勒赫，他授權(quán)一位副總裁（是他的法律秘書）全權(quán)管理他的時間表。每天副總裁都會給他一張待處理的單子，里面的事情分成兩類，一類必須立刻完成，一類是最遲可以延長到明天早上完成的。這個效果非常的神奇。

所以高級主管管理時間的方式各有不同，但目的都是一樣的，讓自己有時間去思考全局。

大部分的主管都同意，在日理萬機(jī)之余讓身心有適度的休息是必要的，常年在外旅行的美國天美時裝公司的最高執(zhí)行長管杰克·彼有個原則，旅行期間一天晚上安排和顧客共進(jìn)晚餐，另一天晚上休息，像這樣把時間做適度調(diào)整的方法也可以供大家參考。

在高科技發(fā)展的今天，如何讓自己過得更有意義，如何讓自己的工作更具有生產(chǎn)效益，如何讓你自己有更多的時間來思考未來的事情，甚至去做更正確的決策，如何去快，如何去準(zhǔn)，如何要去空，如何去多，甚至如何去閑，好像都是非常簡單的事情，但是關(guān)鍵就在于你怎么樣去用。

快

制定計劃要快，行動要快。

準(zhǔn)

準(zhǔn)是永遠(yuǎn)在瞄準(zhǔn)你的目標(biāo)。每做一件事情，你就要去思考，這個決定是不是離你的目標(biāo)很近，這個決定會不會浪費(fèi)你的時間或者說會不會浪費(fèi)你團(tuán)隊的時間。

你要永遠(yuǎn)對準(zhǔn)目標(biāo)。一個企業(yè)之所以生存是因為它有更多的顧客，或者說他能夠獲取更多滿意的顧客，準(zhǔn)就是有更多的滿意顧客。

空

對于一般人來講，有時候要讓自己暫時地把腦袋清空，去接受一些新的事物。這樣才能夠引發(fā)更多想象以及創(chuàng)造的空間。同時你也可以獲得你的競爭對手更多的信息。

多

多休息，多進(jìn)修，多與人溝通，多反省自己。如果你沒有經(jīng)常地反省自己，如果你沒有經(jīng)常地去接受新的事物，如果你沒有經(jīng)常地去跟別人溝通，你可能就是一個高科技時代的孤獨(dú)人。