在一次的會議里,我提到關于一個新的質量規定.結果有大半的主管竟然沒看到這個新規定! 原因是;文件在車間里流轉時,這些主管根本不知道文件已經擺在桌上.
后來我們把傳遞文件的活頁夾改成紅色的.希望透過醒目的顏色管理,能讓主管們立即閱讀或處理該文件.實行之初,時間果然加快很多. 但是過了一陣子,文員又開始抱怨,文件往往又會被停滯在某個車間主管的桌上. 原因是;主管們并不是常常坐在辦公桌前,甚至有時候會被后來的報表或是其它材料給掩蓋住;
“…..根本不知道底下有個紅色卷宗….”一位主管很委屈的這樣說. 眼看著;這個希望能達到快速處理文件的要求,就要因無解而夭折時,我靈光一閃的說:”假如你眼睛看不到,那發出聲音來告訴你,總可以聽到吧!” 大伙哄堂大笑…. ”哪可能讓文件說話呢?”有位主管把我當作神經病一樣的說著.
我想到在服兵役時,部隊里槍箱的蜂鳴器.當槍箱被打開時,觸壓式的蜂鳴器開關就會放松,同時啟動蜂鳴器的回路,于是聲音就出來了!
后來他們將活頁夾改成一個有機玻璃板,上頭裝了一個蜂鳴器.當夾著文件的有機玻璃板傳遞到某個車間主管的桌上時,只要將文件板放在桌上,觸壓開關便被壓入,于是就不斷的發出蜂鳴的聲音,直到這有機玻璃板被拿起…. 現在效果好多了!
我現在還在想;要不要把蜂鳴器那個單調的音頻改成”老鼠愛大米”…..
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