《成功的項目管理》講義

第五講 如何啟動項目
郭致星 副教授
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1.明確目標和需求

項目為什么失敗

【案例】

某大學醫療中心是一所很大的教學和研究性醫院，其優秀的保健業務、教育和研究在國內享有聲譽。醫療中心（WCMC）的高層執行委員會從提高和維護其聲譽出發，決定在中心安裝一套復雜的醫療診斷系統。系統將會聯接到WCMC的計算機服務器上，醫生們可以通過計算機網絡獲得服務。因為WCMC的每一個醫生的辦公室都有一臺個人電腦，醫生和職員能從辦公室，也可以從他們的家里或者私人醫生開業辦公室通過簡單的點擊圖標來訪問醫療系統，然后鍵入關于病人的癥狀、醫療史等等，就能夠得到一份有相關統計表格的診斷清單。

執行委員會給每一個部門的經理都發了一份關于他們的專業需求調查表,征集他們的看法，詢問系統將會怎樣提高醫生的工作績效。得到的反饋是：大多數醫生都認為它將會節省醫生的時間并提高他們的工作效率。

醫院的計算機和信息系統（CIS）組織被指定進行成本研究和完成系統的可行性研究。CIS職員與醫療中心的經理和專門的診斷系統軟件銷售商面談。研究報告顯示回答者高度的熱情和一長串可能獲得的好處。建立在研究報告的基礎之上，高級委員會批準了這個系統。

CIS經理聯系了三個著名的專門研究醫療診斷系統的咨詢公司，并且邀請每個公司都來做一個方案介紹。在介紹的基礎之上，他選擇了一個公司來幫助CIS組織確定、選擇和整合，由數個軟件包組成的一個單獨的、完整的診斷系統。

花費一年時間和幾百萬美元之后，項目完成了。但是在它完成后的一年內，系統卻失敗了。雖然它實現了每一件咨詢人員和銷售商承諾的事情，而極少數真正訪問過它的醫生都抱怨許多系統的“好處”都是不相關的，缺少他們期望的某些性能。

2.如何啟動一個項目

在項目的啟動過程中，需要關注哪些關鍵因素？

1.項目的產品

產品包括無形產品和有形產品，在項目管理中，能夠看得見、摸得著的東西，都可以把它視為有形產品，看不見、摸不著的都是無形產品。

另外，產品還包括最終產品和中間產品、過程產品，它們都需要圍繞客戶的需求展開。

2.確定項目范圍

為了達到目標，需要確定項目范圍。明確了項目范圍，還必須關注項目風險、項目資源。

3.項目的委托人或發起人

項目的委托人就是關鍵的項目干系人，他們關系到項目的需求，關系到項目的目標，他們是項目產品的使用者。

在項目管理中，可以采用職責表。把項目的主角，項目的委托人、客戶、項目經理、項目成員在不同階段的職責、任務一一列出來。

_明確項目干系人及職責

首先明確有哪些項目干系人，誰是項目干系人，誰和這個項目有利害關系，除了項目經理，項目團隊的成員，一些承包商，客戶，公司的高層領導，都是項目的干系人，當然這些人的重要程度和角色不一樣。

干系人會以什么樣的方式來影響項目，項目經理必須心中有數。有些項目看起來非常簡單，實際上在很多情況下，可能存在一些模糊的問題，比如公司的內部項目經常會出現多重委托人，甚至沒有委托人的現象。到拍板的時候，不知由誰來進行決策。因此，在項目開始時，要把項目的主體、主角、配角弄清楚。

表7-1  項目主角及其職責表

項目主角  制訂章程   制訂計劃   執行計劃   收尾

委托人 ▲  ★  △  ★

客戶   ●  ★/●  ●  ★/●

項目經理  ●  ▲  ▲  ▲

項目成員  △  ●  ●  ●

▲ 負責完成      △  被告知

● 共同合作      ★  批準

_清晰的定義項目表

在明確這些人的職責的基礎上，接下來就可以清晰定義項目表。比如通過合同來啟動一個項目，在合同里標明明確的目標，同時還要考慮潛在的目標。因為潛在的目標往往會導致項目過程中的一些變更。

總之，在明確目標時，需要把問題考慮得更廣泛，思路更開闊，這樣，項目工作就可以多一份從容，多一份主動。

4.確定項目需求

最終項目產品的描述及要求：

_性能及數量

_可靠性與保修期

_適應性

_可操作性

_可制造性

_靈活性

_遵循規則

_材料使用

_公共關系及公司形象

5.明確客戶/干系人的目標

_究竟想要的是什么？

_有無具體的時間要求？由什么決定這一時間框架？

_哪些可以不必考慮？

_用什么來衡量最終項目產品？

_如何看待最終項目產品？

_最終項目產品的用途是什么？

6.明確項目的背景

_為什么要開展這一項目？

_為什么現在做？

_以前做過什么？結果如何？

_有哪些風險？

_根據預測，本產品會在公司及市場產生何種影響？

_近期利益及長遠打算是什么？

_成本是多少？

_要獲得哪些有形及無形的收益？

3.項目的章程

1.項目章程的主要內容

項目章程的主要內容一般包括以下幾個方面：

_對項目的背景做一個說明。包括機會與機遇的說明。

_這一問題究竟是什么樣的問題？

_為什么要做這個項目？

_這個項目的范圍如何界定？

_目標是什么？項目的產品是什么？有什么要求，完成標準是什么？

除了以上五方面的內容外，還有一些假設條件，或者相關的一些影響，包括項目風險及所需的資源、人員或者其他條件，這些都可以作為項目章程的一部分。

另外，項目章程最主要的任務是從總體上對項目的目標、范圍做一個界定，即所有項目的初步計劃、相應計劃，都是根據項目章程的要求確定的。一般來說，項目章程是由企業的高層領導或者項目的委托人、發起人確定的。

項目章程要求發給所有關鍵的項目干系人，這樣便于大家溝通、對目標有一致的了解，以便在項目工作當中齊心協力做好工作，避免產生偏差。

2.項目章程的主要環節

在章程里有幾個必要的環節：

_一個項目應該有一個名稱。

_列一個產品清單，說明項目的產品，包括最終產品、中間產品。

_說明項目經理的權力、范圍。必須在項目章程上體現項目經理的權力范圍，并有一個專門的證書正式確認項目經理的權利。

召開項目啟動會議

1.會議前的準備工作

_審閱項目文件

_召開預備會議

_明確關鍵問題

_編制初步工作計劃

_編制人員和組織計劃

_開發團隊工作環境

_準備會議發放材料

2.明確會議的參加人員

典型的啟動會議都是由項目經理作為項目的主持人，參加人員有項目的委托人、企業的高層領導、客戶的項目經理、客戶部門的部門負責人，本企業職能部門的一些經理及該項目的整個項目團隊。

3.會議目標

_建立初始溝通

_相互了解

_獲得支持

_擔負起職業化經理的角色

4.會議議題

_采用的項目開發過程

_項目產品

_項目資源和進度

_項目管理系統

_下一步的工作

通過項目啟動會議，使大家明確共同的目標、要求以及將要開展的工作內容和工作程序，讓大家心中有數，以便日后順利開展項目工作，為項目的開始打下良好的基礎。