曹曉峰：大型商務活動策劃之論壇研討會項目策劃分析 不久前在北京召開的“網絡經濟與經濟治理國際研討會”，集聚了來自30多個國家和有關國際組織的300多名正式代表，政府官員、專家學者、企業領袖，共同組成了一次頗具影響力的大型“智囊聚會”。選題超前、立意明確、層次高、影響大，是與會代表及外界人士對本次會議的共同評價。作為本次會議的中方主要承辦單位，中國信息協會在對本次會議進行總結時也認為，選好主題、重視內容的組織，是其中最為重要的成功經驗之一。 一、明確目標 任何活動都有其目標，有的放矢才能收到事半功倍之效。中國信息協會成立以來，圍繞信息化建設已成功組織了若干次大型國際研討會，如“信息市場與國際合作研討會暨展示會”（1994年），“政府與公共管理先進信息技術國際研討會”（1996年），“現代信息服務業發展國際研討會”（1997年），等。這些研討會都有著共同的特點：與聯合國有關機構共同組織，研討內容是國際上共同關心的課題，帶有一定的超前性，而且目標都很明確。 聯合國與中國政府機構聯合召開“網絡經濟與經濟治理國際研討會”，主要是基于以下幾個背景：1、網絡經濟迅猛發展，加速了全球化進程，并促進國際經濟新秩序的產生；2、網絡經濟對發展中國家和經濟轉軌國家而言是一把雙刃劍，利用好了是極為難得的“數字機遇”，利用不好將出現不斷擴大的“數字鴻溝”；3、網絡經濟時代，國家經濟運行和宏觀調控環境、目標、手段都將發生革命性變化；4、全球化與信息化加速發展，便全球經濟治理面臨一系列新的問題和挑戰，需要尋求公平合理有效的解決方案。在這樣的背景下，發展網絡經濟，縮小貧富差距，彌合數字鴻溝，建立共贏、公正合理的國際經濟新秩序，就成了本次研討會的主旋律。會前，聯合國與中方主辦單位明確了本次會議的基本目標：培訓一批發展中國家和經濟轉軌國家中負責國民經濟發展和宏觀經濟的高級政府官員；為他們提供所需的信息，以便他們能制訂充分的計劃來處理網絡經濟和經濟全球化帶來的影響并幫助他們抓住機遇以促進他們本國經濟和社會的發展。 為實現這樣的目標，設計了兩個基本途徑：一是研討會采用論壇方式，使參會者可以從來自全世界網絡經濟和經濟治理的國際專家那里獲得知識和技能，并且互相交流關于網絡經濟和經濟治理的理念、技術和管理方面的經驗；二是將研討會變成一個交流園地，討論和比較各參會者所在國關于發展網絡經濟，有效進行經濟治理和建立新的經濟治理體制的政策和策略。換句話說，要從理論和實踐兩個方面進行深入探討和交流。 聯合國提出上述目標后，中國方面給予了認同。一方面，這也是中方所需要的；另一方面，中國可以通過這樣的活動，進一步了解世界，也讓世界進一步了解中國。 二、選準主題 目標定下來以后，主題的選擇就顯得十分重要了。 據聯合國有關官員稱，把網絡經濟與經濟治理放在一起研究，并組織大型的國際研討會，在國際上還是第一次。實際上，這個題目也是聯合國方面提出來的?！熬W絡經濟”一詞出現在互聯網迅速發展之后，至今已是所有人都能耳熟能詳了，但大家的理解和認識并沒有達到統一。據擔負本次研討會現場網絡報道的中國經濟信息網的記者統計，會上專家們在使用“網絡經濟”一詞時，前后共后近20種不同的解釋。“經濟治理”一詞的出現則更晚一些，因為它是針對網絡經濟帶來的一些新現象和新問題提出來的。其中有兩個現象引起國際社會關注。一是爆發于1997年的亞洲金融危機，二是近年來日益顯現的“數字鴻溝”問題。亞洲金融危機迫使人們尋求以下問題的答案：危機的出現是必然現象還是偶然現象？造成這類金融危機出現的因素還繼續存在嗎？有什么辦法阻止類似事情的發生？誰來做？……顯然，在網絡經濟條件下，靠一個企業、一個國家的自身努力和潔身自好是難以達到目標的，也沒有哪一個國家能負得起這樣的責任。于是，除了加強國家經濟治理之外，全球經濟治理的課題被提了出來?！皵底著櫆稀眴栴}更是一個難解之謎：“數字鴻溝”是否一定會出現？它對經濟上業已存在的南北差距作用如何？后發優勢能否抵消先發優勢的先得之利？用什么辦法可以消除和彌合這個鴻溝？ ……顯然，這里也牽涉到國家經濟治理和全球經濟治理問題。 實際上，本次研討會是聯合國在致力于縮小數字鴻溝方面所做的諸多努力中的重要一環。從聯合國經濟和社會事務部支持與協調局政策協調處處長約翰?肖林克介紹中可以看到，這已經成為聯合國的重要目標之一。1998年聯合國大會將全球化和相互依賴問題提上它的議事日程。1999年12月聯合國大會通過了一個決議——《聯合國在全球化和相互依賴的環境下促進發展所扮演的角色》。2000年4月聯合國在紐約總部召開了一個高層專家討論會，提出要建立聯合國的ICT（信息通信技術）工作組和信托基金。2000年9月，千年首腦會議簽署了聯合國經濟和社會理事會的部長宣言，從而對ICT對發展的重要作用作出了更高級別的政治認可。之后，聯合國秘書長成立了一個高級別的ICT問題顧問組，為正式成立ICT工作組做準備工作。該工作組的全部目標要堅決服從于千年峰會的目標，即在2015年將居住在貧困地區的人口數量減少一半。 經過認真的研究與思考，為實現既定的會議目標，決定以研究“網絡經濟與經濟治理”為大會主題，并設立了五個相互關聯的議題： 1、網絡經濟與經濟全球化：全球網絡經濟發展現狀、趨勢和前景；網絡經濟的正面和負面效應；網絡經濟和經濟全球化環境下的國家競爭力；伴隨網絡經濟和經濟全球化產生的新難題；從舊經濟轉向網絡經濟所需的領導。 2、網絡經濟與發展：網絡經濟給發展中國家與經濟轉軌國家帶來的機遇與挑戰；網絡經濟應具備的技術、基礎設施、法規框架、財力和人力資源；發展網絡經濟和從舊經濟轉向網絡經濟過程中的政策和策略；發達國家在縮小網絡經濟與孤立經濟差距中所起的作用。 3、網絡經濟與結構調整：網絡經濟時代的新興產業和夕陽產業部門；網絡經濟時代中信息利用和知識創新的重要性；交互式多媒體產業在網絡經濟中扮演的角色；網絡經濟要求的商業轉型和新型企業；國家宏觀經濟管理和結構調整的政策課題。 4、國家經濟治理：中央政府在從舊經濟到網絡經濟過渡時期所起的作用；網絡經濟對國家在經濟治理方面自主權的影響；政府、企業和市場之間的新型關系；在網絡經濟環境下，強化國家的作用及設計和實施新經濟治理體制的必要性；公共政策制訂和經濟治理執行方面的能力構建；公共政策制訂和經濟治理執行方面的能力構建。 5、全球經濟治理：建立全球經濟治理體制的必要性；全球經濟治理體制的特點；全球公共政策的發展和形成；相關國際組織決策結構的民主化；聯合國政府間機構在促進國家和全球經濟治理中的作用。 三、找好主角 組織好一個大型研討會，同組織好一個大型演出一樣，主要演員的確定是十分重要的一環。本次研討會在確立主要演員時也是頗費了一番腦筋的。 從論壇的角度看，強調共同參與、互動式的交流與溝通，因此與會者都既是演員又是觀眾，但畢竟有主次之分。大會指導委員會經過認真研究，確立了兩類主要演員：聯合國方面負責為每個專題找到一位在國際上有影響和聲望的專家做專題報告；中方以主辦單位領導為主做大會主旨發言。 由于網絡經濟與經濟治理是兩個互有關聯的世界性的前沿問題，要想請到合適的主題報告人并不是一件容易的事。經過聯合國方面的努力，最終確定由美國國際經濟研究所高級研究員凱瑟琳L?曼博士、瑞士圣加林大學教授比特F?施密德博士、英國倫敦大學經濟學院教授桑德普?卡普爾、美國南加州大學經濟學院教授愛德華E?勞勒Ⅲ、加拿大卡爾頓大學經濟學院教授基斯?愛奇遜等分別圍繞五個議題做專題報告。 中方主要演員的確定相對較容易些，因為從大會創意時起就考慮到了這一點——各主辦單位主要領導出席會議并做主旨發言。中國經濟的快速發展和信息化進程的加速推進引起了世界的普遍關注，其它發展中國家和經濟轉軌國家從中國學習經驗比從發達國家學習會更有效，這就是為什么聯合國要同中國聯合開這次會的主要原因。因此，從一定意義上說，很多發展中國家的代表就是沖著學習中國的經驗來的。所以，中方主要發言人及其發言內容的確定也同樣十分重要。中方各主辦單位的出場陣容是：國家發展計劃委員會主任曾培炎的報告題目是《發展網絡經濟，加快信息化進程》，介紹了中國經濟發展和信息化成就、“十五”信息化發展目標，強調要為信息化推進創造良好環境；財政部部長項懷誠的報告題目是《中國財政與網絡經濟》，介紹了中國財政在支持網絡經濟發展中的五項政策措施；信息產業部部長吳基傳的報告題目是《實現跨越式發展，迎接新世紀挑戰》，介紹了中國改革開放以來信息產業快速發展的基本情況，指出隨著新世紀的到來，中國信息產業將在現代化建設中發揮更大的作用；中國人民銀行行長戴項龍的報告題目是《網絡銀行的發展與監管》，分析了網絡信息技術迅猛發展給銀行業帶來的深刻變化，對網絡銀行的風險給予了高度重視，并提出了加強網絡銀行監管應遵循的一些基本原則；國家統計局局長朱之鑫的報告題目是《網絡經濟與中國統計》，重點介紹了我國統計系統的網絡應用情況；北京市市長劉淇的報告題目是《建設“數字北京”，提高城市現代化水平》，介紹了北京信息化進展情況和“數字北京”基本框架。 對于如何加強網絡經濟條件下的經濟治理，我國的研究也是剛剛起步。各主辦單位借助這次研討會在中國召開之際，都組織了相應的研究班子，專門研究這一問題，并起草好相應的報告，效果也十分顯著。開始正如后來會上所反映的那樣：聯合國經社理事會主席馬丁.貝林加-埃伯托先生認為，對所有的發展中國家來說，中國的成功經驗是值得研究和借鑒的。聯合國經濟與社會事務部跨區域高級顧問周宏仁博士認為，并不是所有的國家都能平等地分享到網絡經濟帶來的好處，中國是能夠利用后發優勢實現跨越式發展的少數幾個發展中國家之一。世界銀行集團副行長、首席信息官穆罕默德.穆興先生認為，這次會議選定在世界上發展速度最快的中國舉行是非常合適的。中國對因特網和其它信息技術工具的重視程度和深度將成為我們大家的一種重要教益。 由于這次會的重要性，聯合國和中國政府方面都給予了格外重視。國務院總理朱镕基、聯合國秘書長安南為大會發來賀信；聯合國副秘書長德塞因故不能出席，專門制作了錄像講話在大會上播放；國務院副總理溫家寶、聯合國經濟理事會主席馬丁.貝林加-埃伯托、世界銀行副行長穆罕默德?穆興等出席會議并作重要講話。 四、精心組織 確定主要發言人后，還有兩個主要工作要做：一是組織參會者，二是落實發言內容。 由于這次會議的定位是高層論壇，討論的又是超前性的理論前沿問題，開始時我們也擔心組織參會者會遇到難題。但這樣的會無論從國際還是從中國看，又十分重要，所以還非得這樣不行。按照大會指導委員會的要求，會議的規模不宜太大，以200人以下為宜。這次會形式上看有濃厚的政府色彩，但在組織落實上并沒有采用政府會議的辦法，而完全采用了市場運作模式。因此，對能組織到多少人到會，心里真的沒有底。整個會議的前期準備用了近一年的時間，大部分都用在了內容的組織設計和落實上了，等到組織參會人員時時間已經不多了。值得欣慰的是，正是由于在內容上下了大功夫，在組織參會人員時倒顯得不怎么費力了。二輪通知下發后，報名參會人員很快達到既定目標，后來不得不做一些限制，但最后還是突破了300人。其中，在聯合國和中方各主辦、承辦單位的共同努力下，邀請到了30多個國家的高級政府官員出席會議，其中部長級以上官員33人。 內容的組織一直到會議前幾天才算初步完成，其標志就是論文集印出來。在兩天的會議中，大會和分組會共安排有50多人作重點發言。由于會上時間有限，為使會議內容更加豐富，會前做了扎實的論文征集工作（包括發函、報刊廣告、網絡征集等），并成立了專門的專家組進行組織和篩選，最后從大量的征文中遴選出近70篇收入會議論文集，提供給每一個參會者。在這一過程中，有大量的繁瑣而重要的工作要做。 小結：由于重視內容組織，使整個會議顯得扎實有效，體現了“三個結合”的特點。 一是政府官員、專家學者、企業代表相結合，多角度、多層次切磋、交流，有利于把問題引向深入； 二是經濟與信息相結合，反映出新經濟條件下社會和經濟發展的特點； 三是宏觀與微觀相結合，企業、國家、世界的經濟與治理連在一起研討。 與會代表認為，會議主題把握了世界經濟發展的走向，有現實性和前瞻性；內容廣泛、豐富，有啟發性；達到了交流情況和觀點、共享經驗和知識、促進相互了解和加強合作的目的。會議在國際國內產生了很大反響。聯合國經社理事會主席埃伯托(喀麥隆人) 會后說：“這次研討會開得很好，中國了不起，60年代中國支持和幫助非洲解放，沒有中國就沒有非洲的今天。希望中國一如既往幫助非洲度過信息革命，縮小同發達國家之間的數字鴻溝。”荷蘭、加拿大、俄國、拉脫維亞等國代表對會議贊不絕口，他們大多數第一次來中國，認為中國經濟發展快、商品豐富、會議組織得好，很多地方出乎他們的想象。哥倫比亞發展部副部長、阿聯酋信息總局副秘書長、巴基斯坦信息技術委員會委員兼秘書長等代表回國后還來信致謝。因為內容新穎、豐富，本次會議也受到國內媒體廣泛關注，人民日報、經濟日報、光明日報、科技日報等40余家報刊以顯要位置刊登了20多萬字的報道和稿件，中經網現場發稿50多篇，中央電視臺4個頻道先后對會議進行報道，其中《中國報道》還制作了半小時的專題節目。由此，我們可以得出結論，要想使研討會有效、有用、有意義、使人受益、讓人回味無窮，必須要有好內容，并精心組織。 因此，策劃和組織大型商務活動并非易事，需要有專業的知識和借鑒成功舉辦過大型活動的專家的意見，以下是國內關于《大型商務活動全程策劃、整合與執行》的最系統的培訓課程，由著名商務策劃專家曹曉峰教授主講，本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環節的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。將為企業提供系統而全面的商務活動策劃、整合和執行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰技巧。 附:曹曉峰老師主講的《大型商務活動全程策劃、整合與執行》課程綱要 一、課程背景： 隨著全球政治、經濟一體化時代的到來，國際性、地區性、行業性、企業自行組織的各類各樣的大型活動越來越成為人們溝通、交流、宣傳、公關、推廣的重要手段和渠道。大型活動項目的策劃、組織、管理和實施也就理所當然地成為政府、企業及各行各業都必須面對的一項重要工作。本課程對大型商務活動的策劃、組織、管理和實施等多個環節的要點做了詳細的闡述，并針對大型活動項目管理、大型會議活動做了具體而深入的解析，還專門列舉了各類大型活動成功舉辦的經驗和案例，對涉及大型活動的組織與管理的人員起著非常重要而關鍵的指導作用。 商務活動是企業整合市場資源、開展市場營銷活動和提升企業文化建設的重要手段，企業市場營銷活動、企業公關活動、企業廣告宣傳活動、企業品牌推廣活動、企業展覽展會活動、企業招商活動、企業節假日慶典活動、企業培訓活動、企業商務考察活動、企業各類文化活動等各種商務活動越來越多。遺憾的是由于活動的策劃者或組織者缺乏商務活動策劃能力、商務活動的資源整合能力和執行控制手段欠缺，使得企業組織的大多數活動效果并不理想，有時勞命傷財效果卻很差，有的甚至使得其反帶來負面影響！如何使企業的各種商務活動舉辦得更有效率、更有價值、更有意義和更大產出呢？如何更加有針對性、策略性和系統性參加社會上有關商務活動呢？本課程將為企業提供系統而全面的商務活動策劃、整合和執行的各種理論與方法、操作與實務以及各種實戰技巧。 二、參加對象： 1、在企業中擔任董事長、副董事長、董事、CEO、總裁、總經理、副總經理、總監及其他從事企業發展決策的其他高層管理人員。 2、在企業的戰略規劃、投融資、行政管理、人力資源、市場營銷、公關、廣告、企劃、招投標、項目規劃、招商、會展、活動、企業文化、客戶服務、客戶關系等部門擔任主要負責人、中高層管理人員或部門從業人員。 3、在咨詢、策劃、公關、廣告、投資、營銷、中介、展覽、展會、會務等專業服務公司專門從事策劃工作的有關從業人員。 三、培訓目標： 1、熟悉和掌握商務活動的特性，有針對性、策略性和系統性的組織或參加各種商務活動 2、熟悉和掌握商務活動策劃的基本要求，使企業商務活動更有效率、更有價值和更有意義 3、熟悉和掌握商務活動策劃的一般程序和文案寫作，使活動更有利于操作和執行 4、熟悉和掌握商務活動的財務預算和經費控制技巧，降低項目成本，提高活動效益 5、熟悉和掌握商務活動策劃、整合和執行方法與技巧，提高活動策劃、整合和執行能力。 四、課程簡介/特色： 1、系統全面的闡述大型商務活動策劃、整合和執行的有關原理與方法、操作與實務 2、理論聯系實際，結合企業的具體實際情況，如何自己策劃活動和有針對性、策略性和系統性參加社會上有關商務活動 3、通過老師親自策劃和參與的案例分析和討論，提高學員商務活動策劃的實際操作技巧 五、課程綱要： 第一部分：商務活動的概念和特性 1.什么是商務活動 討論：在我們生活和工作中哪些是商務活動？ 2.商務活動的類別 討論：商務活動有哪些類別？ 3.商務活動的特點 案例分析：市場營銷商務活動策劃——會議營銷 4.商務活動的效應 案例分析：危機公關活動、事件營銷活動 5.商務活動的作用 案例分析：招商引資商務活動策劃——會議招商 第二部分：商務活動策劃原理與方法 1.什么是策劃？ 策劃的定義 策劃的類別 策劃的功能與作用 策劃的基本原理 策劃的構成要素 2.商務活動策劃的九大法則 案例分析： 2008年北京奧運會 2010年上海世博會 廣州亞運會 公司先進事跡先進員工表彰會 企業員工內部培訓、拓展訓練、考察研討活動； 上級領導、政府部門、有關客戶等考察接待活動； 企業新產品發布、產品促銷活動； 3.商務活動策劃的十大要素 案例分析： 公司年會 企業新春晚會 公司團拜會； 4.商務活動策劃的六大步驟 案例分析： 公司新聞發布會 新品上市推廣會 企業招商、品牌推廣活動； 企業公關廣告活動 5.商務活動策劃書寫作技巧 案例分析： 公司項目奠基 項目啟動 項目竣工慶典活動 第三部分：商務活動項目資源整合策略 1.什么是資源 討論：資源的定義、資源與財富的關系、資源的分類、個人資源、企業資源 2.資源存在的特點 社會性、繼承性、主導性、流動性、不均衡性、有限性與無限性 案例分析：資源的存在 3.社會資源流動的基本規律 倍增學原理、網絡學原理、傳播學原理、人際學原理 案例分析：資源為什么可以被整合？ 4、商務活動項目資源配置要求 項目人員、項目資金、物質裝備、信息傳播 案例分析：接待一個歐洲投資考察團促成投資三家企業投資和產生上千萬美元的貿易 5、商務活動資源整合途徑與方法 討論 第四部分：商務活動項目管理執行 1、什么是項目管理項目管理的定義 商務活動項目管理的特性 商務活動項目管理工作內容 商務活動項目管理運作流程 商務活動項目管理工具 2、商務活動項目團隊管理 項目團隊的含義 成功的項目經理 項目成員的平衡 項目團隊溝通 項目團隊文化 案例分析：介紹會、進展碰頭會、囑咐會 3、商務活動項目成本管理 商務活動項目成本計算方法 商務活動項目成本控制技巧 案例分析：商務活動的無中生有的賺錢之道 4、商務活動項目進度管理 時間管理：項目進度表 場地管理：選擇、預定、布置 媒體宣傳：廣告、新聞發布 5、商務活動項目風險管理 風險與風險管理 商務活動項目風險確認 商務活動項目風險評估 商務活動項目風險控制 6、商務活動項目評估管理 項目評估：評估途徑、撰寫評估報告 第五部分：商務活動項目策劃、整合與執行操作實務 1、會議營銷活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析： 一次會議營銷活動帶來900萬元的訂單 2、整合營銷傳播活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析： 一個商業活動如何創造百億收益 3、企業融資活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：招商活動策劃 4、新品上市會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：因新品發布會一炮而紅 5、公司年會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：年會出新意 6、新聞發布會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析：一個企業新聞發布會帶來的營銷奇跡 7、開幕典禮活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 8、招待酒會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 9、研討會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 10、展覽會活動項目策劃、整合與執行技巧 案例分析 六、培訓課時： 培訓課時共2天12小時；第一天上午和下午各3小時；第二天上午和下午各3小時。 七、培訓方式： 課堂講授、案例分析、小組討論、互動交流等。 七、主講老師： 曹曉峰 教授、研究員、高級商務策劃師、資深培訓師、中國十大策劃專家 著名個性化教育理論和實踐家、創建中國個性化教育體系的先行者 國際個性化教育協會中國理事會 會長 中國個性化教育研究院 執行院長、研究員 中國商務策劃師認證培訓上海管理辦公室主任