假設某項目的主要工作已經基本完成,經核對項目的“未完成任務清單”后,終于可以提交客戶方代表老劉驗收了。在驗收過程中,老劉提出了一些小問題。項目經理張斌帶領團隊很快妥善解決了這些問題。但是隨著時間的推移,客戶的問題似乎不斷。時間已經超過了系統試用期,但是客戶仍然提出一些小問題,而有些問題都是客戶方曾經提出過,并實際上已經解決了的問題。時間一天一天的過去,張斌不知道什么時候項目才能驗收,才能結項,才能得到最后一批款項項目管理講師。
【問題1】請分析發生這件事情可能的原因?
(1)合同中缺乏以下內容:項目目標中關于產品功能和交付物組成的清晰描述;項目驗收標準、驗收步驟和方法(或流程);對客戶的售后服務承諾。
(2)項目實施過程控制中出現的問題:在項目實施過程中沒有及時將項目績效報告遞交給客戶,因此客戶對項目進展和質量狀況不了解;沒有讓客戶及時對階段成果簽字確認;
(3)由于沒有售貨服務的承諾,客戶擔心沒有后續報務保證。
(4)合作氛圍不良,客戶存在某種程度的抵觸情緒,雙方缺乏信任感,客戶對項目質量信心不足,怕承擔責任,因此不愿簽字。
【問題2】請說明現在張斌應該怎么辦?
根據項目現狀,項目管理培訓師需要采取補救措施,加強溝通以解決問題。
(1)就項目驗收標準和客戶達成共識,確定哪些主要工作完成即可通過驗收。
(2)就項目驗收步驟和方法與客戶達成共識。
(3)就項目已經完成的程度讓用戶確認。例如出具系統試作報告,請客戶簽字確認。
(4)向客戶提出明確的服務承諾,使客戶沒有后顧之憂。
【問題3】請說明應當吸取的經驗和教訓?
(1)項目合同中要規定項目成果的正式驗收標準、驗收步驟、驗收流程和運營維護服務承諾等內容。
(2)加強項目執行過程中的控制。·加強變更控制。包括制定變更控制流程,按流程進行變更的評估、審核、實施、記錄、確認等工作。·加強項目溝通管理。包括及時向客戶提供項目績效報告,讓客戶了解項目進展;設置對階段性成果的驗收,并讓客戶對階段性成果進行簽字確認;項目文檔要齊全,使項目進展有據可查。·加強計劃執行的控制。制訂詳盡的項目管理計劃(包括進度管理計劃、成本管理計劃等各分項計劃),按計劃實施和檢查。
(3)項目經理還應注重跟客戶相處的技巧,努力促成雙方的良好合作氛圍。