我們應該學會通過下面的四象限管理原則來確定工作順序。
根據事情的重要性與緊急性，我們可以將事情分為四類：重要緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。
“緊急重要”任務，例如救火、客戶投訴、危機公關或者家人生病住院、貸款到期等事項。這類事情，必須馬上做。
“重要不緊急”任務，比如學習、做計劃、培育下屬、思考、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議、健康保養、子女教育等事項。只要沒有前一類事的壓力，你應該當成緊急的事去做，而不是拖延。
“緊急不重要”任務，比如有人因為打麻將、打撲克“三缺一”而緊急召喚你、電話、會議、突來訪客、辦公用品告罄等事項。只有在優先考慮了重要的事后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則，而不是把“重要”當成優先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。
“不重要不緊急”，比如閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天。這些事情有閑工夫再說吧，或者干脆不做。
對這四類事情的偏重不同，就會成為不同的人。
如果你老是做“重要緊急”的事情（假定有這么多事情），表面上看似乎你很充實，到處救火，哪兒少了你都不行，但久了你會疲憊不堪，成為“壓力人”。一個人可以100米沖刺，但能夠馬拉松始終沖刺嗎？
如果你老是做“緊急不重要”的事情，你會成為“無聊人”。短視近利，缺乏自制力，人際關系浮泛。
如果你老是做“不重要不緊急”的事情，你會成為“無用人”。無責任感，工作不保，依賴他人或社會為生。這種人，要么是宅在家里依靠父母，要么在大街上乞討，或者等待國家救助。
我們提倡做的最多是應該是“重要不緊急”的事情，你會成為“從容人”。這樣的人有遠見，能取得事業家庭健康等各方面平衡，少有危機。因為重要的事情在還不緊急的時候就處理了，所以很少有“重要緊急”。
這里要特別提醒幾點：
重要不緊急，優先于緊急不重要。這意味著一件事情即使緊急，但如果不重要，你可以不處理。
對于管理者，先做提醒、督促、追蹤別人的（可以授權助理秘書），對下屬的請示要及時反饋；再做自己的工作。如果下屬已經做完了所有工作，沒事可做了，領導還不知道，還在自己忙得熱火朝天，或者對下屬的請示既不發表任何意見又不授權，這樣的領導是不合格的領導。
做不完所有事情可以理解，先做重要的事情。明白了這一點，就可以減緩很多壓力。
緊急重要可能隨時間改變。
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