“碎片時間”是互聯網時代的一個顯著特征,且隨著移動互聯網的無遠弗近、無孔不入而成為令企業管理者頗感無力的一種現象:員工的工作時間和進度被短信、微信、微博等即時通信工具以及網購等碎片化了,從而導致注意力分散,工作效率低下。
碎片時間往往還會變成員工交流“內部信息”、發泄對公司不滿,以至于形成巨大負能量的一個時間差。而完全制止員工在上班時間內上網、發微信、刷微博,收效甚微且會引起員工反感。同時,碎片時間的利用價值也往往被企業和員工忽視。
既然“碎片時間”已成為互聯網時代不可逆轉的趨勢,與其進行強制控制,不如轉變理念和思路,在適度控制的基礎上對員工進行碎片時間管理的方法引導。并且從管理的角度對員工碎片時間進行有效集成和模式創新,挖掘碎片時間的人力資源價值創造能量,這不僅必要而且成為可能。
首先,適度控制和正確引導。比如建立內部公共信息和交流平臺,對員工的碎片時間進行適度監控;優化辦公環境,如設置開放式的辦公間,營造高效工作氛圍;強調工作紀律,引導員工的工作任務不被碎片化。
其次,引導員工學會碎片時間管理,使碎片時間有效化、價值化。國外對碎片時間管理已經有一些研究,一些方法論我們也可借鑒。如填補法,即在空白的零碎時間里加進充實的內容,這要求員工提高計劃性,列出“瑣碎事務清單”,把一些可以利用5分鐘、10分鐘內完成的工作列出清單,如回郵件、整理名片、查閱資料等,并做到“日清日畢”,如此,碎片時間就變得有價值了。合并法,化零為整提高效率,通過調整事情的完成順序,減少因頻繁切換工作任務而產生大量碎片時間,或把可能會出現的多個時間碎片集成為一段較完整的時間段,用來做一件較大的工作任務。并行法,在一段時間內根據時間碎片出現的狀況,同時穿插做兩件事。如在和客戶進行反復溝通討論時,在等待對方回復時可抽空寫幾頁PPT,等等。
第三,利用碎片時間進行人力資源微管理,如微學習、微培訓、微分享、微溝通、微認可……員工的午餐前后、上下班路上、工作任務切換時等產生的碎片時間,可以利用來進行微學習、微創新,如一起討論公司的某一個案子,提出合理化建議等。還可以把碎片時間當成企業文化溝通很重要的一個方式。溝通無極限,利用碎片時間可以實現管理者和員工的有效溝通,以及引導員工進行有效溝通,培育、聚合正能量的文化氣場,化解負能量。
第四,適應碎片化工作趨勢,進行人力資源管理模式創新,發掘碎片時間的人力資源價值創造能量。這至少包含以下幾個創新模式:一是可以借助互聯網,把一件完整的工作分解成微小的任務分配給不同的人,使大家利用碎片時間,通過共享和協同機制共同完成一件大任務。維基百科在全球有幾十萬個編輯,這些編輯都是利用碎片時間在一個工作平臺上協同完成工作的。
二是整合碎片化時代產生的碎片資源,如碎片信息、碎片知識,形成一個大的信息和知識資源系統,建立內部信息和知識分享平臺。如企業要進行某方面的業務培訓,就可整合員工分享的碎片信息和知識,整理成為本企業的培訓教材。
三是通過集成外部碎片時間進行人力資源外包新模式,不求人才為我所有,但求人才為我所用。小米手機能把客戶當員工,很重要的是利用了客戶的碎片時間為企業提合理化建議,這既是一個商業模式創新,也是一種人力資源外包模式創新。把無數個客戶的微創意整合在一起,就是一個大創意。當然,這是在信息和知識共享的互聯網時代里,人力資源管理者面臨的又一個新課題,即如何利用外部資源,進行人力資源跨界管理。