會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。會議的意義1．會議是一個集思廣益的渠道圖1-1 集思廣益圖如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。圖1-2 組織或部門與會議3．會議是一種群體溝通的方式開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。會議的目的◆開展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。◆傳達資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。◆監督員工、協調矛盾許多公司或部門的常規會議其主要目的是為了監督、檢查員工對工作任務的執行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。◆達成協議與解決問題達成協議與解決問題一般要經歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現協議的產生和問題的解決。圖1-3 達成協議與解決問題的6個步驟◆資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。◆開發創意開發創意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。◆激勵士氣年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。◆鞏固主管地位經理或主管為了體現自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議，以此來強化自己的地位。會議的種類會議可以按照人數、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。表1-1 會議的種類按人數分類按開會方式分類按開會目的分類● 團體會議● 一對一會議● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當眾表揚或批評別人的會議● 臨時處理突發事件的會議● 固定的團隊會議● 集思廣益的會議會議的頻率每種會議都有其合理的發生頻率，只有掌握了合理的會議發生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。1.固定的部門會議2.全體會議3.處理突發事件的會議4.一對一會議會議成本的計算會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非常可觀的一筆數目，它關系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。1.會議的時間成本2.直接的會議成本3.效率損失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：【自檢】請將下列相關選項用橫線連接起來。A、固定的部門會議①至少每兩月一次B、一對一會議②隨時C、處理突發事件的會議③按需要D、全體會議④至少每月一次【本講總結】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據上風，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個人應從基礎做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發生頻率以及如何計算會議的成本，只有先掌握了這些基礎知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。
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