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    康路晨:基層管理漫談(9):制定計劃,不忘跟進
    2016-01-20 49862

    項目需要計劃,日常工作也需要計劃,凡事“預則立”。企業的計劃包括:
      1)策略性計劃:由高層制訂,立足長遠方向。
      2)中期計劃:由中層管理人員負責,目的是落實策略性計劃,并為運作計劃作出規劃與指標分配。
      3)運作計劃:具體的一項工作任務的運作。項目計劃也屬于這一類。
      4)短期計劃,即每周或每天工作計劃,是運作計劃的細化,要注意對每天突發性的工作留有余地。

      基層管理人員要特別善于制定短期計劃,即要著重考慮短期任務的處理和考慮近期情況:(1)目前運作的情況及希望達到的目標;(2)決定需要進行的工作;(3)確定完成一項具體任務的方法。

      制定短期計劃的方法:

      1、訂立目標:

      配合企業目標:短期目標是總目標的分解,是符合企業目標的。
      高而可達:“跳一跳,夠得著”的目標能激發員工的潛力。
      詳細明確:若模糊不清,則易錯或做不必要的工作
      可以量度:可量度,意味著能準確地判斷目標是否達到,以及可以在中途衡量存在多大偏差。
      限定完成時限:對員工的時限要求,這樣你就可以按時跟進(跟進進度里程碑)。

      2、籌劃行動:

      確定方案:使用何種方法完成任務,方案中包含哪些工作?
      排列工作次序:將工作分解成工序,并安排次序。形成圖或表格。
      估計時間:評估各工作的工作量及工作時間,計算上述工序的總時間,并做出進度計劃總安排。
      衡量資源:資源(人力、知識及技術、器材和原料)是否足夠,如果不夠應向上層反映。
      組建工作團隊:確定團隊、工作地點等。

      3、分派工作,即通過下達任務或授權將工作分派下去。在分派工作時要考慮如下幾點:

      有心:了解員工的心態(工作態度),特別是有因難及創新的工作應由有積極態度的員工承擔。
      有力:了解員工的能力,不能選心有余而力不足的員工。
      有時間:考慮工作量,不要將大量的工作分派給最能干的下級(使得他忙得不可開交)。
      有人緣:需要大量協調的工作,應由人緣好的員工承擔。

      工欲善其事,必先利其器,作計劃需要工具,簡單的工具對于編排日常計劃就夠用,這些工具有:清單、流程圖。而對于較復雜的工作(如項目)的計劃,則要用較復雜的工具,如:計劃評審技術(Programe Evaluation Review Technique, PERT),利用網絡圖表示計劃,關鍵路線和關鍵工序,MS Project 是比較實用的軟件。

      計劃制定之后,就要跟進和督辦:

      ● 訂立標準:分配任務時,與下級訂立標準,明確時間進度要求和質量要求,特別是里程碑的具體時間和要求。
      ● 量度表現:定時(每用)或按里程碑時間點了解工作情況,如:設計是否可行、資源供應情況、進度、各部分的合拍度。
      ● 比較表現及標準:進度偏差和質量偏差,如果偏差在可容忍度內便不用干擾和矯正。
      ● 矯正行動:對于超過容忍度的偏差,從三個方面來矯正,(1)評價員工表現,看是否由于員工表現不佳而造成的,通過激勵員工或更改人手來調整;(2)審查任務程序,看是否流程上有問題,通過改善工作程序;(3)評價進度指標,如果進度指標定得過高,則要對進度指標進行調整。
      ● 風險處理:如果偏差通過矯正不能解決,則評估是否產生風險,進入風險處理程序,這里不對風險管理進行討論,可參考項目管理書籍。

     

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