企業運行成本的高低常常決定于一些細節的處理，例如辦公用品的采購和消耗，就是一項可大可小的開銷，若管理良好，可以維持在較低的水平上，而若控制不良，則會導致辦公材料使用混亂和大量浪費，因此，如何從各個細節上優化企業管理，降低成本，是當前企業普遍重視的問題。某知名酒企通過內部對標的方式，在泓冰標桿專家團隊的輔導下，對辦公用品的標準進行了優化，取得了相當不錯的效果。

在泓冰標桿專家團隊指導的第一次問題自查中，資源管理辦公室人員發現，辦公用品的采購沒有任何配置清單，許多急需物品沒有采購，需求較小的物品卻有很多積壓。針對這些問題，辦公室人員成立了獨立的課題組，并從制度、辦公用品分類、辦公用品配置標準、辦公用品采購管理、辦公用品發放領用管理、維保管理、固定資產的盤點調撥等多個方面展開討論，對辦公用品管理進行了全方面多角度的完善提升，具體工作流程如下：

1. 優化辦公用品發放領用管理

由綜合部對所采購物品當日入庫登記，并按照各部門提交的采購申請單進行各部門辦公用品劃分，電話通知各部門的兼職辦公用品管理員領用。

為規范公司辦公用品的統一管理，方便綜合部的采購與發放，將公司辦公用品領用清單列出，清單所列物品為各部門能領用物品。此清單中不存在的物品，各部門應詳細寫出所用事項，綜合部核實情況予以采買發放。

大宗物品（電腦、傳真機、打印機等）領取須填寫《大宗物品申請領用單》，應列入辦公室固定資產管理序列，明確責任人。

2.建立健全辦公用品、大宗物品臺賬

領用記錄由綜合部建立《辦公用品臺賬》、《大宗物品臺賬》及時登記。

經過以上的一系列改進措施，辦公用品管理的工作逐步實現了精細化和標桿化，運行效率大大提高，每月的辦公用品采購費用也不斷下降。以往，每月的辦公用品采購費用一直存在超支現象，現在不但不超預算，反而低于以往的數額。本項目雖小，但問題的提出和解決均遵循了標桿管理剪刀流的思考過程，且取得了相當不錯的成果，是標桿管理理論實用性的又一例證。