目前，很多企業(yè)都制定了詳細(xì)的全面預(yù)算管理制度，同時(shí)也采用預(yù)算管理軟件協(xié)助進(jìn)行預(yù)算的編制、上報(bào)和執(zhí)行分析。但是，每到年末，企業(yè)往往會(huì)發(fā)現(xiàn)預(yù)算最終 的執(zhí)行效果大打折扣，這給企業(yè)的資本以及價(jià)值帶來(lái)巨大損失。
其實(shí)，預(yù)算管理的問(wèn)題應(yīng)該從預(yù)算執(zhí)行的一開(kāi)始就實(shí)行控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)建立“費(fèi)用管控信息系統(tǒng)”，支持各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門(mén)實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用“主動(dòng)式管理”，實(shí)現(xiàn)成本支出的“事前預(yù)算控制，事中審批控制，事后核算分析”的一體化管理。
企業(yè)預(yù)算執(zhí)行情況不力的原因有很多，最主要原因是企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行之初未將事前控制工作做到位，從而導(dǎo)致超預(yù)算的情況時(shí)有發(fā)生。
“當(dāng)下屬企業(yè)或者部門(mén)發(fā)現(xiàn)超預(yù)算時(shí)往往已經(jīng)晚了，一些本應(yīng)節(jié)約不該花出去的錢(qián)由于年初預(yù)算充足而支付出去，影響了年末正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展；還有一些單位盡管做了預(yù)算編制，但當(dāng)某一項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算不夠的時(shí)候，就挪用別的費(fèi)用的預(yù)算。”德潤(rùn)財(cái)務(wù)顧問(wèn)如是說(shuō)。
“企業(yè)之中更有甚者，根本不清楚自身的預(yù)算。費(fèi)用發(fā)生了，只要公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就能入賬。問(wèn)題的核心并不在于是否可以入賬，而是在于公司的高層管理者很少會(huì)在簽字的時(shí)候詢(xún)問(wèn)一下預(yù)算的剩余情況。”
上述情況是企業(yè)預(yù)算編制與執(zhí)行情況脫節(jié)的一個(gè)縮影。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，解決上述問(wèn)題的關(guān)鍵在于企業(yè)應(yīng)該在全公司的范圍內(nèi)，對(duì)每個(gè)費(fèi)用項(xiàng)目制定一個(gè)統(tǒng)一的審批權(quán)限，凡是發(fā)生的費(fèi)用都要按照審批權(quán)限的要求嚴(yán)格執(zhí)行審批。
“費(fèi)用管控信息系統(tǒng)的重點(diǎn)是對(duì)費(fèi)用審批流程以及預(yù)算控制的自動(dòng)化管理，系統(tǒng)要根據(jù)費(fèi)用事項(xiàng)的不同、授權(quán)審批限額等條件的不同，將符合預(yù)算要求的費(fèi)用申請(qǐng)自動(dòng)提交到下一審核節(jié)點(diǎn)，將合規(guī)性以及預(yù)算檢查提前到申請(qǐng)環(huán)節(jié)由系統(tǒng)自動(dòng)完成，減少人工判斷、避免人為干預(yù)。”
對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于規(guī)模龐大，各成員企業(yè)之間的業(yè)務(wù)差別比較大，制定統(tǒng)一的預(yù)算分配和管理策略很難適應(yīng)所有成員企業(yè)的預(yù)算控制要求，這就需要集團(tuán)在對(duì)成員企業(yè)預(yù)算控制目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一要求的基礎(chǔ)上，按照“分級(jí)授權(quán)、權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)”的原則，授權(quán)各公司自行制定預(yù)算分配和管理策略，預(yù)算控制策略主要涉及“控制部門(mén)”與“控制期間”的設(shè)置。
對(duì)于一個(gè)公司內(nèi)部的預(yù)算管理，可以細(xì)化為分解控制和歸口控制兩種策略，即將預(yù)算下發(fā)到各個(gè)部門(mén)或找一個(gè)歸口部門(mén)統(tǒng)一管理。
在業(yè)務(wù)的開(kāi)展中，如果某一部門(mén)的預(yù)算不夠，而公司內(nèi)其他部門(mén)的預(yù)算還有剩余，則各個(gè)公司的預(yù)算管理員可以在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整；如果某一費(fèi)用全公司都沒(méi)有預(yù)算了，需要上級(jí)或者集團(tuán)追加預(yù)算時(shí)，則可以通過(guò)全面預(yù)算系統(tǒng)的下?lián)茴A(yù)算進(jìn)行導(dǎo)入并進(jìn)行預(yù)算的下達(dá)分解。
另外，大型集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部各成員單位的管理水平不一樣。對(duì)于基礎(chǔ)比較好的單位，可以將預(yù)算細(xì)化到按月控制。按月控制意味著單位需要在平時(shí)嚴(yán)格進(jìn)行預(yù)算滾動(dòng)管理并實(shí)施總體控制，即前一個(gè)月使用不完的預(yù)算可以滾動(dòng)至下一個(gè)月繼續(xù)使用。而在遇到年中某一月份需要大量開(kāi)支的時(shí)候，按月控制的單位可以進(jìn)行跨月調(diào)整，將后面月份的預(yù)算挪至當(dāng)月使用，避免精細(xì)化管理影響到緊急特殊事宜的處理。
無(wú)論是自動(dòng)化管理還是分級(jí)授權(quán)，其核心在于企業(yè)需要通過(guò)將財(cái)務(wù)管理推進(jìn)到業(yè)務(wù)前端來(lái)實(shí)現(xiàn)全面財(cái)務(wù)預(yù)算管控。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過(guò)支出申請(qǐng)與審批的電子化，全面、及時(shí)地采集各類(lèi)成本費(fèi)用的信息。通過(guò)從業(yè)務(wù)部門(mén)采集到的信息，各級(jí)企業(yè)成本費(fèi)用的責(zé)任部門(mén)和歸口管理部門(mén)實(shí)時(shí)掌握各項(xiàng)預(yù)算的開(kāi)支情況，從而解決財(cái)務(wù)信息反饋的滯后性問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“由事后的被動(dòng)管理，到事前的主動(dòng)控制”。
“同時(shí)，企業(yè)需要通過(guò)流程的再造和優(yōu)化，使系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等信息系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)支出申請(qǐng)、審批、支付與集成記賬的閉環(huán)管理。企業(yè)通過(guò)閉環(huán)管理可以減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，避免數(shù)據(jù)落地處理，切實(shí)提升財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化水平，提高管理工作效率和財(cái)務(wù)信息的質(zhì)量。”
“費(fèi)用管控信息系統(tǒng)”是一個(gè)企業(yè)全員參與的系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)不僅提高了財(cái)務(wù)部門(mén)的能力，同時(shí)更加提高了企業(yè)全員財(cái)務(wù)管理的水平。
“同時(shí)，‘費(fèi)用管控信息系統(tǒng)’的覆蓋范圍要超過(guò)單獨(dú)的全面預(yù)算系統(tǒng)或者是核算系統(tǒng)，更重要的是，該系統(tǒng)在兩者之間起了一個(gè)很好的橋梁作用。比如在企業(yè)的預(yù)算、核算以及辦公自動(dòng)化平臺(tái)之間形成強(qiáng)大的集成網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，‘費(fèi)用管控信息系統(tǒng)’還具備很大的延展性，讓精細(xì)化管理的理念落實(shí)到企業(yè)的每一個(gè)角落。”
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