上一篇文章講解了如何將隱性知識(shí)顯性化。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略，梳理出需要管理的知識(shí)目錄，然后開(kāi)始收集這些知識(shí)。如果是重要的隱性知識(shí)，需要將知識(shí)顯性化。知識(shí)顯化后，就成為顯性知識(shí)。
本篇文章中，我們將討論如何將顯性知識(shí)“結(jié)構(gòu)化”。
顯然，我們收集和顯化知識(shí)是為了以后“利用”，那就要考慮如何能“方便”的利用。要將知識(shí)管理到：需要時(shí)能“及時(shí)找到”，最好是“推送”給需要這些知識(shí)的人，做到“拿來(lái)就用”。
要想“及時(shí)找到”或者“拿來(lái)就用”，需要將知識(shí)“結(jié)構(gòu)化”。
所謂“結(jié)構(gòu)化”就是這類(lèi)知識(shí)受到某個(gè)管理制度的約束，當(dāng)有新知識(shí)產(chǎn)生時(shí)，能及時(shí)進(jìn)入知識(shí)庫(kù)。知識(shí)在進(jìn)入知識(shí)庫(kù)時(shí)，會(huì)被設(shè)置“標(biāo)簽”或“元數(shù)據(jù)”，可實(shí)現(xiàn)分類(lèi)管理。“標(biāo)簽”或“元數(shù)據(jù)”是反映文件屬性的“關(guān)鍵詞”。
知識(shí)庫(kù)提供多種“檢索策略”。在需要時(shí)，能通過(guò)“檢索”及時(shí)找到。甚至能將知識(shí)推送給需要這些知識(shí)的人，比如：通過(guò)標(biāo)簽或元數(shù)據(jù)訂閱某類(lèi)文件。也可將知識(shí)與業(yè)務(wù)流程連接，或者做成“知識(shí)地圖”。這樣可以在需要這些知識(shí)時(shí)，能夠立刻獲取。
企業(yè)里的顯性知識(shí)只有做到“結(jié)構(gòu)化”，才算被企業(yè)真正管理起來(lái)了。否則，知識(shí)分散在員工個(gè)人電腦里；或者雖然存在于企業(yè)的知識(shí)庫(kù)里，但與外界沒(méi)有聯(lián)系，成為“知識(shí)孤島”，這樣的知識(shí)顯然已經(jīng)顯化，但需要用時(shí)找不到，不能被有效共享和利用。這樣的顯性知識(shí)不能發(fā)揮作用和價(jià)值。
為了做好知識(shí)的“結(jié)構(gòu)化”，這里給大家介紹兩個(gè)工具：企業(yè)內(nèi)容管理和知識(shí)地圖。
一、企業(yè)內(nèi)容管理
知識(shí)顯化后，離開(kāi)人腦，需要一個(gè)新的載體，就成為文檔。文檔是 “企業(yè)內(nèi)容”的一部分，所以，對(duì)顯性知識(shí)的管理可以借助企業(yè)內(nèi)容管理（Enterprise Content Management，ECM）的工具和方法。
現(xiàn)在的ECM系統(tǒng)集成了WEB內(nèi)容管理（WCM）、文檔管理（DM）、數(shù)字資產(chǎn)管理（DAM）、影像管理（IM）、記錄管理（RM）、協(xié)作管理（CM）、知識(shí)管理（KM）、門(mén)戶管理（PM）于一體。可實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)容的全過(guò)程管理，包括獲取、存貯、管理、保護(hù)、呈現(xiàn)等過(guò)程，并且可以與業(yè)務(wù)流程結(jié)合。
ECM不但可以對(duì)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)和文檔進(jìn)行管理，還可以將員工的郵件、掃描件、復(fù)印件、傳真件等非結(jié)構(gòu)性的文件管理起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的“結(jié)構(gòu)化”。
所以，當(dāng)我們將隱性知識(shí)顯性化后，后面就可以借助ECM工具來(lái)做知識(shí)管理了。順便說(shuō)一句，我們只是利用ECM工具來(lái)做知識(shí)管理，顯然ECM不等于知識(shí)管理。ECM只能管理顯性知識(shí),無(wú)法管理隱性知識(shí)；ECM除了管理顯性知識(shí)外，還可以管理數(shù)據(jù)和信息。
1、ECM與云計(jì)算系統(tǒng)
ECM與云計(jì)算系統(tǒng)結(jié)合，理論上，可以管理企業(yè)全部的顯性知識(shí)。使用今天的IT技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)將全部的文檔存放到計(jì)算機(jī)里。如果再使用云計(jì)算系統(tǒng)，員工沒(méi)有本地硬盤(pán)。這樣一來(lái)，員工生成的全部文檔都在公司的云服務(wù)器里，被公司全部管理起來(lái)。
舉個(gè)例子：要對(duì)一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目的知識(shí)進(jìn)行管理，在以前，只能管理《項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告》、《實(shí)驗(yàn)記錄》、《項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告》這樣的結(jié)構(gòu)性文件。通過(guò)ECM和云系統(tǒng)，項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中涉及的郵件、傳真、甚至聊天記錄這樣的非結(jié)構(gòu)性文件，也可以管理起來(lái)了。
2、知識(shí)的多維分類(lèi)
借助于ECM工具，知識(shí)庫(kù)里的文件可實(shí)現(xiàn)多維分類(lèi)，滿足不同人的分類(lèi)需求。比如技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的文件，項(xiàng)目管理人員希望將這些文件按項(xiàng)目分類(lèi)，而人事部門(mén)希望按項(xiàng)目組和項(xiàng)目經(jīng)理分類(lèi)，技術(shù)企劃人員和新入職的研發(fā)人員則希望按技術(shù)種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)。
知識(shí)庫(kù)里的文件只有一套，但系統(tǒng)可根據(jù)文件的“元數(shù)據(jù)”，根據(jù)不同人的分類(lèi)需求，將文件以不同的分類(lèi)形式呈現(xiàn)給不同的人。
知識(shí)的使用者還可以根據(jù)自己的需求，訂閱需要的文件。只要設(shè)定自己的“檢索策略”，也就是一套元數(shù)據(jù)的組合檢索方案，比如：2010年至2014年3D技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)調(diào)研報(bào)告。當(dāng)有滿足條件的文件進(jìn)入知識(shí)庫(kù)時(shí)，立刻會(huì)被推送給需求者。
借助企業(yè)內(nèi)容管理的強(qiáng)大工具，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)顯性知識(shí)的結(jié)構(gòu)化管理。
二、知識(shí)地圖
將企業(yè)里的知識(shí)結(jié)構(gòu)化，最好的工具是知識(shí)地圖。知識(shí)地圖不但可以向讀者展示知識(shí)體系整體結(jié)構(gòu)，引導(dǎo)讀者快速找到知識(shí)，還提供知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。
知識(shí)地圖概念最初提出時(shí)，目的在于展示知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，就是展示思維過(guò)程中知識(shí)關(guān)聯(lián)的結(jié)點(diǎn)。因?yàn)槿说乃季S及知識(shí)創(chuàng)新過(guò)程就是一個(gè)“知識(shí)關(guān)聯(lián)”的過(guò)程。比如，魯班發(fā)明“鋸”的過(guò)程：手被草葉劃傷，觀察發(fā)現(xiàn)草葉邊緣有鋸齒狀結(jié)構(gòu)，進(jìn)而聯(lián)想到如果用鐵片做出鋸齒的形狀就可以鋸木頭，于是鋸就被發(fā)明出來(lái)了。在這個(gè)過(guò)程中，草葉邊緣的“鋸齒狀結(jié)構(gòu)”與“鐵片”關(guān)聯(lián)在一起，知識(shí)關(guān)聯(lián)的結(jié)點(diǎn)就是“用鐵做鋸齒狀結(jié)構(gòu)”，涉及的知識(shí)有兩個(gè)，一是齒狀結(jié)構(gòu)，另一個(gè)是金屬鐵。這就是“鋸”的知識(shí)地圖。
知識(shí)地圖在企業(yè)里實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，更多的作用是展示知識(shí)體系的結(jié)構(gòu)和知識(shí)導(dǎo)航。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是方便讀者快速搞清楚做一件需要哪些知識(shí)，然后引導(dǎo)讀者快速找到這些知識(shí)。
展示知識(shí)關(guān)聯(lián)關(guān)系的作用不是太大。企業(yè)在實(shí)際操作時(shí)，也不是先畫(huà)出地圖，再收集知識(shí)。一般是將收集到的知識(shí)分類(lèi)、分層級(jí)，然后根據(jù)分的結(jié)果做出地圖。
把企業(yè)里所有的知識(shí)都做成知識(shí)地圖當(dāng)然是一件很理想的事情，企業(yè)全部的知識(shí)結(jié)構(gòu)一目了然。但這樣做成本太高，沒(méi)有哪個(gè)企業(yè)愿意這么做。我在前幾期文章里講過(guò)，知識(shí)管理要挑重點(diǎn)，優(yōu)先管理重要的知識(shí)。就是把那些重要的、迫切需要管理的知識(shí)，集中組織相關(guān)人員做成知識(shí)地圖。不重要的、不著急管理的知識(shí)，可利用第二代知識(shí)管理的工具和方法，通過(guò)被動(dòng)式知識(shí)挖掘，慢慢形成知識(shí)地圖。
知識(shí)地圖按類(lèi)型可分為四類(lèi)：概念型知識(shí)地圖、流程型知識(shí)地圖、能力型知識(shí)地圖、專(zhuān)家型知識(shí)地圖。知識(shí)地圖常用的呈現(xiàn)形式有：文本目錄式、關(guān)系圖式、網(wǎng)頁(yè)式三種。
下面為大家逐一介紹。
1、概念型知識(shí)地圖
企業(yè)里各種業(yè)務(wù)都有相關(guān)的背景知識(shí)。這類(lèi)知識(shí)一般是敘述性的知識(shí)，講“是什么（Know what）”。比如，汽車(chē)制造企業(yè)的員工當(dāng)然要掌握汽車(chē)方面的知識(shí)。這類(lèi)知識(shí)的“地圖”很簡(jiǎn)單，使用文本文件就可以，將記載這類(lèi)知識(shí)的文件的目錄整理好就可以了。先分成幾大類(lèi)，再將每大類(lèi)按層級(jí)分成若干小類(lèi)，然后對(duì)應(yīng)相關(guān)的文件名稱(chēng)，做成目錄。
如果有條件，可在企業(yè)的ECM系統(tǒng)里做成網(wǎng)頁(yè)式的知識(shí)地圖。在一個(gè)網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面上，展示一類(lèi)知識(shí)的分類(lèi)名稱(chēng)（可同時(shí)展示幾級(jí)分類(lèi)名稱(chēng)），點(diǎn)擊名稱(chēng)可進(jìn)入詞條，閱讀相關(guān)知識(shí)內(nèi)容。詞條里面的一些重要詞匯有下劃線，表明這個(gè)詞有“鏈接”，點(diǎn)擊后可以進(jìn)入這個(gè)詞的詞條，看關(guān)于這個(gè)詞的解釋?zhuān)@就是網(wǎng)頁(yè)式的知識(shí)地圖。
2、流程型知識(shí)地圖
流程知識(shí)呈現(xiàn)的是做一件具體事情有哪些步驟，以及每個(gè)步驟怎么做，是“Know how”的知識(shí)。流程型知識(shí)地圖當(dāng)然要能展現(xiàn)流程步驟。一般的ECM系統(tǒng)里都會(huì)有“流程管理”功能，可以編輯流程結(jié)點(diǎn)，將做一件事的全部過(guò)程步驟都呈現(xiàn)出來(lái)。點(diǎn)擊每個(gè)步驟結(jié)點(diǎn)，會(huì)出現(xiàn)新的頁(yè)面，在這個(gè)頁(yè)面里呈現(xiàn)這一步驟需要做哪些具體的事情，以及怎么做。如果這一步驟需要產(chǎn)生文件交付物，以前的文件的鏈接會(huì)呈現(xiàn)在這里，使用者供參考。功能強(qiáng)大的系統(tǒng)，在這里還會(huì)提供以前做過(guò)這一事情的人的聯(lián)系方式，方便找前人咨詢相關(guān)內(nèi)容。
這就是“關(guān)系圖式”的知識(shí)地圖。
這種流程型的知識(shí)地圖，實(shí)際上實(shí)現(xiàn)了“流程的知識(shí)化”，不但能讓人知道做事情的步驟，還能知道“怎么做”。讓做事情變得更容易。
3、能力型知識(shí)地圖
我在前幾期文章中提過(guò)，能力來(lái)自知識(shí)結(jié)構(gòu)。無(wú)論是班組長(zhǎng)、車(chē)間主任，還是研發(fā)總監(jiān)，甚至總經(jīng)理，都需要有相應(yīng)的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能具備足夠的能力，勝任這個(gè)崗位的工作。
能力型的知識(shí)地圖重點(diǎn)呈現(xiàn)勝任這個(gè)崗位需要哪些知識(shí)。顯然工程師和高級(jí)工程師需要掌握的知識(shí)是不一樣的。工程師變成高級(jí)工程師是需要時(shí)間的。
能力型知識(shí)地圖不但展示達(dá)到某些能力需要的知識(shí)，還設(shè)置了時(shí)間結(jié)點(diǎn)，就是到什么時(shí)間，需要掌握哪些知識(shí)。比如技術(shù)人員，第一年需要掌握哪些知識(shí)，第二年需要掌握哪些知識(shí)，等等。
能力知識(shí)分成：原理性知識(shí)（Know why）、技能性知識(shí)(know how)、事實(shí)性知識(shí)(know what)。能力型知識(shí)地圖相對(duì)要復(fù)雜一些，需要有專(zhuān)門(mén)的人來(lái)設(shè)計(jì)。
比如，工藝工程師，需要學(xué)習(xí)生產(chǎn)線上設(shè)備、工藝、使用原材料、常見(jiàn)的質(zhì)量問(wèn)題等知識(shí)。幾年后，工程師成為項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，要學(xué)習(xí)如何帶領(lǐng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)完成一個(gè)設(shè)備改造項(xiàng)目，包括項(xiàng)目管理、預(yù)算管理、人員管理等知識(shí)。
不同崗位對(duì)應(yīng)不同的能力，對(duì)應(yīng)不同的知識(shí)。這類(lèi)知識(shí)地圖重要的是“全面、完整”。通過(guò)“地圖”可以立刻知道他需要學(xué)習(xí)的全部業(yè)務(wù)知識(shí)有哪些。
用關(guān)系圖式知識(shí)地圖，像制做思維導(dǎo)圖一樣，將一個(gè)崗位需要的知識(shí)名稱(chēng)都列出來(lái)。名稱(chēng)有鏈接，點(diǎn)擊后進(jìn)入新頁(yè)面，呈現(xiàn)下一級(jí)內(nèi)容。最終關(guān)聯(lián)到文本文件或者流程圖。總之，要將一個(gè)崗位需要的知識(shí)全面呈現(xiàn)出來(lái)。
4、專(zhuān)家型知識(shí)地圖
企業(yè)里的知識(shí)不可能全部顯化，也沒(méi)必要全部顯化。顯化的知識(shí)也未必能適合全部的使用情況。很多時(shí)候，需要找到知識(shí)的宿主，也就是知識(shí)專(zhuān)家來(lái)獲取知識(shí)。
專(zhuān)家知識(shí)地圖是非常重要的知識(shí)地圖。我國(guó)臺(tái)灣知識(shí)管理界將“知識(shí)庫(kù)、知識(shí)社區(qū)、專(zhuān)家黃頁(yè)”稱(chēng)為知識(shí)管理三寶。知識(shí)庫(kù)用來(lái)存放和管理顯性知識(shí)，知識(shí)社區(qū)用于隱性知識(shí)交流，而專(zhuān)家黃頁(yè)則是專(zhuān)家知識(shí)地圖。
專(zhuān)家知識(shí)地圖一般做成網(wǎng)頁(yè)式的，點(diǎn)擊一個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的名稱(chēng)，比如：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，出來(lái)一個(gè)頁(yè)面，上面顯示這個(gè)領(lǐng)域的專(zhuān)家頭像和姓名，點(diǎn)擊專(zhuān)家姓名，出來(lái)專(zhuān)家的聯(lián)系方式，可以線下交流，也可以在線交流。
制做專(zhuān)家地圖關(guān)鍵是怎樣設(shè)定誰(shuí)是專(zhuān)家。可以由人力資源部門(mén)人工設(shè)置。目前最先進(jìn)的理念是：現(xiàn)代社會(huì)，人人都是專(zhuān)家。如果認(rèn)為自己是專(zhuān)家，可以給自己貼上專(zhuān)家的標(biāo)簽。其他人也可以給自己認(rèn)為水平很高的人貼專(zhuān)家的標(biāo)簽。但專(zhuān)家是要解決問(wèn)題的，每在網(wǎng)絡(luò)社區(qū)里解決一個(gè)問(wèn)題，提問(wèn)人會(huì)給專(zhuān)家做一個(gè)評(píng)價(jià)，獲得一定的積分。積分達(dá)到一定程度，就成為專(zhuān)家。
通過(guò)“隱性知識(shí)顯性化”和“顯性知識(shí)結(jié)構(gòu)化”，完成了知識(shí)管理重要的第二步：知識(shí)獲取。至此，知識(shí)管理工作最困難的兩個(gè)步驟就完成了。
后面還有顯性知識(shí)管理、隱性知識(shí)管理、知識(shí)的共享與利用、知識(shí)的創(chuàng)新等內(nèi)容。但由于需要管理的知識(shí)已經(jīng)完成“獲取”，后面的工作相對(duì)就比較簡(jiǎn)單了，由于篇幅所限，后面的內(nèi)容就不做介紹了，相信讀者朋友們自己就可以做好后面的工作。
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