編語:做到這八個(gè)原則，遠(yuǎn)離低效的會(huì)議、無用的會(huì)議、拖拉的會(huì)議、陪綁的會(huì)議。）主題要唯一一次會(huì)議，就有一個(gè)主題，最好。可以集中時(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。人員要相關(guān)參加會(huì)議的人員，一是要堅(jiān)持“少而精”的原則。與會(huì)議議題直接關(guān)聯(lián)的單位，派員參加。協(xié)辦的單位，不要派人陪綁。二要堅(jiān)持“有效性”的原則。具體的議題，讓主責(zé)人員直接匯報(bào)，不要讓領(lǐng)導(dǎo)代為匯報(bào)，避免“一問三不知”的現(xiàn)象出現(xiàn)。三要堅(jiān)持“決策權(quán)”的原則。參加會(huì)議的人員，一定要有決策權(quán)，主管領(lǐng)導(dǎo)有事派員參加，也要賦予相應(yīng)的權(quán)利。否則因做不了主造成議而不決，是最大人員成本的浪費(fèi)！事先要通報(bào)要想會(huì)議高效，事先告知很重要。不要到會(huì)場(chǎng)才知什么議題，沒經(jīng)深思熟慮作出決策，導(dǎo)致決策有誤。重大議題應(yīng)提前一天告知，讓大家各廣泛征求意見，充分作好準(zhǔn)備，開會(huì)各抒己見，迅速作出決策，提高會(huì)議效率。會(huì)議議題、提供有關(guān)資料、發(fā)言次序都在會(huì)議通知中告知為好。程序要準(zhǔn)確會(huì)議的程序很重要，關(guān)系到會(huì)議是否民主，有效。一是不要領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)。應(yīng)該是會(huì)議議題單位主持，或辦公室主持。二是不要領(lǐng)導(dǎo)先講話。避免有的人“話里聽音”拍馬屁，失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦。三是該議的時(shí)候議，該決的的時(shí)候決，該舉手的時(shí)候舉手，該簽字的時(shí)候簽字，盡可能會(huì)上形成決議，不要事后補(bǔ)辦，切實(shí)提高會(huì)議效率。時(shí)間要緊湊要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一個(gè)議題的會(huì)議一般會(huì)議時(shí)間不應(yīng)超過一個(gè)小時(shí)。超過一個(gè)小時(shí)還形成不了決議，說明分歧較大，可以回去準(zhǔn)備，二次在議，做出準(zhǔn)確決策。人是有生物鐘的，開會(huì)時(shí)間長了，大腦反映遲鈍了，決策慢了且容易出錯(cuò)。當(dāng)然，11點(diǎn)會(huì)議，容易提高會(huì)議效率，但也應(yīng)避免倉促?zèng)Q策。記錄要完整會(huì)議記錄一定要完整、規(guī)范。從簽到、討論記錄，到會(huì)議決議、表決情況，都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，以觀備查。可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。紀(jì)要要及時(shí)會(huì)議召開后，應(yīng)在兩日內(nèi)，下發(fā)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要要做到完成目標(biāo)的時(shí)間、要求、方法、執(zhí)行部門四落實(shí)。拖泥帶水是企業(yè)執(zhí)行力的大忌。所以，要及時(shí)貫徹會(huì)議精神，一是增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，發(fā)揮會(huì)議的作用；二是可以乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三是避免節(jié)外生枝，導(dǎo)致不必要的麻煩。四是提高會(huì)議的效益，增強(qiáng)執(zhí)行力。決策要檢查會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，非常重要。首先是檢查要及時(shí)。在會(huì)后的幾天里，要檢查有關(guān)部門對(duì)會(huì)議決議的貫徹落實(shí)方案。其次是定期查落實(shí)。對(duì)會(huì)議的貫徹，制定及各節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要進(jìn)行檢查。三是決策完成期限要進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)，好的表揚(yáng)，錯(cuò)的處罰，確保會(huì)議有效性的貫徹落實(shí)。
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