客戶數據管理制度周科榮老師

1.  目的

  為加強公司客戶數據管理的規范化，不斷提高客戶數據信息利用的高效化，為營銷工作開展、更好的實現顧客滿意提供有力支撐，特制定本辦法。

2.  適用范圍

本規定適用于XX公司及各級營銷部門（包括銷售、市場、客服等部門），公司全體人員要自覺遵守本管理辦法。

3.  術語和定義

注：部分術語和定義需根據不同年度銷售情況變化進行調整。

3.1  客戶

與公司發生交易或者合作的單位或個人。

3.2  客戶數據

   指客戶信息（基本聯絡信息、資質信息）、客戶訂單信息、銷售合同、合作協議、客戶數據分析、信息更新記錄等相關數據和資料。

3.3  重要客戶

   連續3年及以上全年合同額在     萬元以上、單筆合同額在     萬元以上、全年累計合同額或潛在需求在      萬元以上、規模和技術在全國居于國內前     名的客戶。

3.4  穩定客戶

   連續2年及以上全年合同額在     萬元以上、單筆合同額在      萬元以上、全年累計合同額或潛在需求在     萬元以上的客戶。

3.5  一般客戶

   沒有滿足重要客戶及穩定客戶條件的其他客戶。

3.6  潛在客戶

對公司提供的產品及服務有需求，并有合作意向的客戶。

4.  負責部門及職責

4.1  客戶服務部

a) 負責組織客戶數據收集、分類整理；

b) 負責建立客戶數據管理系統；

c) 負責確定客戶數據密級；

d) 負責定期編制客戶數據分析報告，并報公司管理層；

e) 負責本單位客戶資信評估與管理，包括擬定具有不同資信等級客戶的賒銷額度管理規定和應對客戶信用風險的具體措施。

4.2  銷售部及市場部

a) 協助進行客戶數據收集、分類整理；

b) 協助編制客戶數據分析報告；

c) 協助進行客戶資信評估與管理。

4.3  財務審計部

負責客戶信用管理。

5.  具體管理辦法

5.1  客戶數據庫建立、分析與更新管理

5.1.1  客戶數據收集、初步統計

各銷售、市場及相關業務部門在市場調研、客戶開發、客戶合作實施等過程中對客戶信息進行收集、初步統計。包括法人客戶和個人客戶，內容包括客戶名稱、法人代表、地址、電話、郵編、傳真、經營范圍、注冊資本、聯系人、聯系人電話等基本信息和客戶的重大變動事項、與本公司的業務交往內容、客戶財務狀況、意見反饋等有效信息。具體可參照《客戶資料檔案卡》以及《客戶信息統計表》，各部門可結合自身業務特點適當增減項目。

5.1.2  客戶數據整理、科學分類

對收集到的信息進行匯總、進行分類整理，并編碼、歸檔、留存。一般按照重點客戶、穩定客戶、一般客戶、潛在客戶四種類別進行分類管理。具體可以根據客戶成交額、客戶信用狀況、對公司利潤率貢獻、客戶需求、客戶綜合實力及發展前景等因素進行評級分類。詳細方案可參照《成交客戶分級評價表》。

重要客戶信息在登記時要有詳細備注，且必須單獨存放。

5.1.3  客戶數據庫建立

統一使用客戶關系管理軟件，建立客戶管理系統，對收集、整理好的客戶數據進行錄入、系統管理。

5.1.4  客戶數據分析

根據客戶管理系統中的客戶信息，深入研究，定期形成客戶數據分析報告。客戶數據分析報告要求包括以下內容：

a) 客戶特征分析：年齡分布、性別分布，區域分布、行業分布、企業性質分布、知識結構分布、經濟收入分布等；

b) 重點客戶分析：重點客戶的服務滿意度、合理建議和要求、給企業帶來的有形和無形價值、關鍵聯系人員的興趣、愛好、習慣等；

c) 穩定客戶分析：客戶滿意度、意見反饋、對公司收益產生的影響、客戶信用情況、是否存在可以升級的客戶等；

d) 一般客戶分析：客戶滿意度、意見反饋、是否存在可以升級的客戶（需求進一步挖掘）等；

e) 潛在客戶分析：機會分析、影響合作的關鍵因素、需要獲得的支持等。

   在此基礎上，還需要按照公司戰略發展需求以及公司管理層臨時提出的要求，進行定制化的研究與分析，并提交相應的數據分析報告。

5.1.5  密級界定及報告審核

客戶服務部就各部門上報的客戶數據提出密級界定意見，報公司領導批準后返回，就客戶分析報告報請公司主管領導批閱后返回。

5.1.6  客戶信息更新

a) 各部門每周對客戶數據進行匯總、實時更新（要求對更新部分進行標注），之后以郵件形式統一上報客戶服務部，客戶服務部再及時對客戶管理系統的數據進行更新；

b) 客戶服務部每年對客戶信息管理系統中數據進行一次全面的數據核查與更新，確保客戶數據的時效性；

c) 如有重大市場或產品信息，各部門應立即以口頭、電話、書面或郵件等形式向部門負責人、客服部報告。

5.2  客戶數據使用管理

5.2.1  營銷部所有客戶資料歸公司所有，客戶服務部為授權的唯一客戶數據管理部門，所有客戶數據必須交客服務統一歸類存檔、調取登記。

5.2.2  客戶數據作為公司商業機秘，嚴禁任何人以任何方式泄露。凡泄露客戶數據信息，一經查實，根據給公司造成的損失情況追求其責任并給予相應處罰。

5.2.3  任何部門需要進行客戶數據的查閱、復印均需嚴格按照公司數據“密級”程度獲得數據開放程度（即相應的數據使用權限），同時要由客服部進行詳細的登記與記錄。其中，經批準后的銷售經理查閱客戶檔案資料在當天必須歸還，不得帶出辦公室；其他部門借閱有關資料，須營銷總監批準，并辦理借閱手續，重要資料必須當日歸還。

5.2.4  在對外交往中，如需提供客戶數據資料的，應事先由部門負責人及營銷總監同時批準。

5.2.5  員工調離公司時，不得將客戶數據及資料帶走，其所在部門應會同客戶數據管理部門對其客戶資料接收、整理和歸檔，并由所在部門負責人、客服部負責人簽字確認。

5.2.6  對于收集到的客戶數據信息，但最終沒有達成服務協議的，且無保存價值的要及時銷毀，防止信息泄露給客戶造成不良影響。

5.2.7  營銷過程中，為了避免客戶交叉、信息不對稱等現象的發生，營銷部應根據營銷進展的現實情況，對客戶數據進行統一的分配、調整等，提高客戶數據使用的有效性、準確性以及合理性。

6.  本辦法解釋權歸營銷部所有，未盡事宜將由營銷部予以修訂。

7.  本辦法自簽發之日起生效。