印章管理辦法周科榮老師

第一條 為了保證___________公司（以下簡稱“公司”）印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴肅性和安全性，依據公司規范運營、防范風險的管理規定，有效地維護公司利益，特制定本管理辦法。

第二條 本管理辦法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章。

第三條 本管理辦法適用于公司公文、信函、授權委托書、證件、證書、財務報表、統計報表及對外簽署的合同、協議及其他須用印章的文本等。

第四條 印章授權管理和使用部門：

（一）公司印章，由公司董事長授權向相關部門核發或核銷；

（二）公司印章由董事長授權以下部門分別管理和使用：

1、公司行政章、法定代表人印章由公司辦公室負責管理和使用；

2、財務專用章、發票專用章由財務部負責管理和使用；

3、合同專用章由公司法務部負責管理和使用。

4、公司其他部門因工作需要配置其他用途公章時亦應按本辦法執行。

5、凡因工作需要并符合本條規定配置印章或更換印章需向公司辦公室上報書面申請，經董事長批準同意后配置或更換印章。

6、印章刻制由公司辦公室負責，經公安機關核準，到指定的單位刻制；印章的規格、樣式由公司辦公室按有關規定辦理。

第五條 印章的管理

（一）公司的所有印章，均由公司辦公室負責登記、留樣并確定印章保管及使用責任人（以下簡稱為印章專管員）。印章啟用時由公司辦公室下發《關于公司啟用有關____專用章的通知》（詳見本管理辦法附件一），注明啟用日期、發放單位和使用范圍和啟用印模。

（二）辦公室向印章專管員移交印章時，應填寫《公司印章留樣備案表》（詳見本管理辦法附件二）。

（三）由于印章磨損而更換印章，仍需在公司辦公室登記、留樣。

（四）公司部門撤銷或重組，原部門有關印章交回公司辦公室，由公司辦公室負責銷毀。

（五）嚴禁印章專管員將印章轉借他人。

（六）印章丟失時，印章專管員應當及時向公司辦公室書面報告，公司辦公室應及時采取相關補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責任人進行處罰等。

（七）公司決定需要停用印章的，由董事長簽字同意后由公司辦公室下發《關于公司停用有關____專用章的通知》（詳見本管理辦法附件三）將停用原因、時間通知公司各有關部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。

（八）各部門不得擅自刻制印章，違反本項規定致公司造成的全部經濟損失由當事人向公司承擔全額賠償責任。

第六條 印章專管員的職責

公司所有印章專管員應遵守本條以下規定：

（一）印章專管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖進保險柜內，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內；次日上班后，應首先檢查所保管印章保險柜有無異樣，若發現意外情況應立即報告。

（二）印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時，印章授權人應指定他人代管印章，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。

專管人員正常上班后，代管人員應向專管人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備案制，以明確責任，落實到人。

交接工作時，應嚴格辦理交接手續，填寫本辦法附件四的《印章交接單》，登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權人簽字認可后備存。

（三）印章專管員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章用印。未按批準權限用印或用印審批手續不全的，印章專管員不予用印；經辦人拒絕印章專管員審核文件內容或審批手續的，印章專管員可拒絕用印并報告領導處理。

（四）印章專管員用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權委托書要有存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。

（五）印章專管員不得擅自用印，一經發現，嚴肅處理；若因擅自用印導致公司遭受經濟損失時，由其承擔全部賠償責任并按公司人力資源管理的規定進行處罰。

（六）印章專管員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管員離職時，須辦理分管印章的移交手續并填寫《印章專管人離職交接單》（詳見本辦法附件五）后方可辦理離職手續。

7、禁止任何人未經批準攜帶公章外出。如確需帶出使用時，須經董事長批準并填寫《公章外出使用審批單》（詳見本辦法附件六）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時，用印人還應填寫本辦法附件四的《印章交接單》辦理交接手續后方可帶出。

第七條 各類公章的使用規定

（一）公司印章的使用

1、辦理使用公司印章的事項，須由業務經辦人認真填寫相應的審批文件并按取得相應權限領導的審批同意意見后，連同需用印的文件等一并交印章專管員，由其審核審批手續齊備后用印。

2、凡有公司對應權限管理領導簽署的文件或發文批準書、業務報表 、邀請函等，可直接加蓋相應的公司印章，但印章專管員仍應按照本條第3項規定填寫《____公司用印審批記錄單》（詳見本管理辦法附件七）并留存復印件以完善相關檔案，依據本條規定填寫的單據無需審批人簽字。

3、除本條第2項規定的情況外，凡加蓋公司印章的存根類介紹信（開具時必須按要求認真填寫存根）、便函、授權委托書、發文批準書、業務報表 、邀請函等文件，均須填寫《____公司用印審批記錄單》并經相應管理領導審批簽字同意后，方可使用公司印章。

4、公司印章、法定代表人印章、財務專用章及公司其他印章（合同專用章除外）所用印的文件、資料、附件資料及《____公司用印審批記錄單》作為用印憑據檔案由印章專管員留存。涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規定經公司法務部門審核簽字后方可使用。

5、禁止在手寫文件上加蓋公司印章。

6、禁止在內容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權委托書、發文批準書、業務報表 、邀請函上加蓋公司印章。

（二）合同專用章的使用規定

1、對外簽署的合同或協議，應按《公司章程》及公司合同管理規定辦理審批程序。

2、公司合同專用章由公司法務部指派專人擔任印章專管員負責保管。

3、需使用合同專用章時，經辦人應填寫《公司合同專用章用印審批單》（詳見本管理辦法附件八），經公司對應管理領導審批同意方可用印。交公司管理領導審批的合同，應注有公司法務部、顧問律師及該合同對應的業務部門負責人的審核意見。

4、用印的合同上應當先由合同授權簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。

5、禁止在手寫合同或合同內容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章。

6、對外簽署的合同或協議等，須在合縫處加蓋合同專用章。

（三）財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章的無須辦理本條第（一）項的審批程序。公司對外報送的各類業務報表（財務報表、統計報表等）及其他需用公司財務印章的文本等，須按規定辦理用印手續。

（四）公司其他各部門印章、業務專用章的使用，由相關部門或部門做出相關規定，并報公司辦公室備案。

（五）公司各類印章實行用印登記制度，印章專管員應每年度6月30前、12月31日前應將該期間填寫的《用印登記簿》（詳見本管理辦法附件九）及用印資料檔案全部移交公司檔案保管人存單。

第八條 法律責任

（一）任何人員必須嚴格依照本制度規定程序使用印章，不符合本制度規定時，不得擅自使用。

（二）違反本制度的規定使用印章，造成丟失、盜用、仿制等，依情節輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究刑事法律責任。

第九條 附則

（一）本辦法附公司印章管理的相關文件范本。

（二）本辦法自發布之時效實施。

（三）本辦法由公司辦公室負責解釋。

附件一：

_____公司文件

X司辦發〔20___〕___號

關于公司啟用有關____專用章的通知

__________公司各部門及分子公司：

根據_____公司《公司印章管理辦法》第____條的規定，由于___________________，現公司已啟用“___________專用章”，該印章由公司____部門管理，專管人員為_____。為實現公司各部門業務對接、規范我公司的對內對外管理，自_____年___月___日起，啟用本通知附件的公章，原“_________專用章”印章同時廢止。

特此函告。

附件：新舊印章樣式

                         _____年___月___日

舊印章樣式            新印章樣式

                     

主題詞：印章  啟用  通知

抄送：______________，______________，___________，______________。

________公司辦公室            _____年___月___日印發

附件二：

公司印章留樣備案表

NO:____________

印章名稱：___________________________章

審批人：_______________________________

刻制人：_______________________________

啟用時間：_____________________________

配置及保管部門：_______________________

印章用途：_____________________________

印章專管員：_________________

印章留樣本留樣印章自_________年____月_____日啟用。

印章領用憑據及承諾：

本人作為本留樣印章的保管及使用責任人，于____年___月___日自公司辦公室領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經濟損失并接受公司的相應處罰。

印章專管員：________________

_____年___月___日

附件三：

_____公司文件

X司辦發〔20___〕___號

關于公司停用有關____專用章的通知

__________公司各部門及分子公司：

根據_____公司《公司印章管理辦法》第____條的規定，由于___________________，現公司決定作廢停用原由公司____部門專管人員_____管理的“___________專用章”。

____年___月___日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。

特此函告。

附件：停用印章樣式

                         _____年___月___日

停用印章樣式        

                     

主題詞：印章  停用  通知

抄送：______________，______________，___________，______________。

________公司辦公室              _____年___月___日印發

附件四：

印 章 交 接 單

NO:___________

部門名稱：___________________________________

交接印章名稱：_______________________________

交接日期：_____月____日

用印注意事項說明：

1、交接人雙方的行為均應遵守_____公司《公司印章管理辦法》之規定。

2、其他說明事項：_______________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

3、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人________負責。

移交人：______________        接收人：_______________

__________年___月___日         __________年___月___日

印章授權人簽字確認：_________        __________年___月___日

附件五：

印章專管人離職交接單

NO:__________

部門名稱：___________________________________

離職交接印章名稱：_______________________________

交接日期：_____月____日

1、離職人員應當將本印章交付繼任印章專管員，交接人雙方的行為均應遵守_____公司《公司印章管理辦法》之規定。

2、離職人員應當將其管理本印章期間的全部用印備案資料一并移交給繼任印章專管員，并書面確認除前述印章資料外，再無其他用印情況；若有遺漏用印情況且導致公司遭受的經濟損失，無論公司何時發現，印章專管人均對前述損失承擔全額賠償責任。

3、其他說明：_________________________________________

4、印章留樣：

留樣

4、本印章自____年___月___日____時起，經印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人________負責。

移交人：______________        接收人：_______________

__________年___月___日         __________年___月___日

印章授權人簽字確認：_________        __________年___月___日

附件六：

印章外出使用審批單

NO:____________

1、部門名稱：___________________________________

2、外出印章名稱：_______________________________

3、使用日期：_____月____日

4、用印事項：___________________________________

5、外出使用原因：________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

6、用印責任人：________________________________________

印章留樣：

留樣

7、本印章自____年___月___日____時經授權人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由印章________負責。

申請人：_______________

___________年___月___日

印章授權人簽字確認：_________        __________年___月___日

附件七：

_____公司用印審批記錄單

NO:____________

申請人：_________；申請日期：_________。

申請人所在部門：_______________________

所在部門負責人審核意見：同意□(由當事人勾選)______________。文件名稱正/復印件份數用途說明 □正本

□復印件   □正本

□復印件   □正本

□復印件   □正本

□復印件  審批同意人

【本欄根據是否需要逐級審批的具體情況填寫，不需填全所有欄目】辦公室負責人同意□簽名：財務部負責人同意□簽名：法務部負責人同意□簽名：總經理同意□ 董事長同意□簽名：申請使用的印章：

□公司印章

□法定代表人印章

□合同專用章

□財務專用章用印情況(由當事人勾選)

已用印 □　　  (申請人簽名)        (日期)

已用印 □　　  (保管人簽名)        (日期)備注說明 注意事項用印文件的復印件作為本審批單必須附備的文件。附件八：

________公司合同專用章用印審批單

NO:____________用印申請部門 合同份數 經辦人簽字 聯系電話 簽約方甲方：乙方：其他方（包括擔保方或丙方）：涉及金額 簽約負責人 聯系電話 部門經理簽字 顧問律師意見：

法務部意見：

總經理審批 董事長審批 附件九：

________公司___印章使用登記簿

【_____年___月___日至_____年___月___日】

填表部門：_________填表人：_________序號蓋章

時間文件名稱及發文號批準

部門批準人印章專管員

或代行人印備注