“辦活動”，這個概念可能對于大多數人來說比較空泛，但是換成“組飯局”來理解，就非常容易，時至今日，誰還沒有組個局請過客？不同的是做活動涉及的工作會比簡單組飯局更加多面和繁雜，如下圖所示:
本文主要針對上圖中的標紅色的優先級工作分析，按照活動策劃推廣時間順序，進行復盤，給大家呈現活動的重要環節。套用“組（ban）飯(huo)局(dong)”的樣式來掰碎了、揉開了好好地講個清楚。拙見如下：
一、前期確認（組什么局，對飯局初步認識）
1.活動初衷與主題
這次組局的的初衷是想要做什么呢？
這個問題至少要追問自己三遍，明確想要的是參與人數、招商總額或是達成其他的目的，得出確認答案就不要再去改動。因為我們之后所有的工作，都是在這個基礎上去行動；然后把初衷與主題確認，讓人一目了然，把最吸引人的亮出來。
確認活動的主題：順口，易記，四字為佳。
若是仲秋飯局，一家人在一起團聚，那么便是“賞月·團圓”；若是老友聚會，沒有特定主題，那就不如“喝酒·我請”更為直接；若是某行業的活動，也是要找到最能勾起用戶參與的癢點，并與活動主題結合在一起，讓用戶欲罷不能。
2.核算活動成本
準備出多少錢做活動，這個應該最易理解的吧？
要對把這個局做成什么檔次、規模以及表演節目等預設做好，成本的核算是重中之重，對資金沒有一個清晰的認知，便不能厘清活動的收益。
對于成本核算可參考這個比例：
成本預計
項目 活動場地 搭建供應商 物料采買 差旅答謝 其他費用
費用占比 40% 30% 15% 10% 5%
3.制定時間表
在確認要舉辦活動的意向時，就可以著手制定時間規劃表，對之后的各項內容進行分配，確定相應的負責人和任務deadline，避免職責不清、分工不明、時間拖沓等不必要工作失誤，工作可以多線同時推進，快速完成。
《時間表（部分）》示例
二、文案策劃（準備什么節目，吃什么酒菜）
1.環節設定
環節設定，相對應的是準備的節目和酒菜，請什么樣明星表演節目，請哪種菜式的大廚主勺，這是吃飯的人最關注的點，當然你可以搞點小驚喜之類助興。
在活動之中，便是要規劃好呈現形式，權衡主辦方、嘉賓、參與者、贊助商等方面的權益，如何讓所有參與者滿意是本環節的重點。主要圍繞在：請嘉賓、做演講、頒獎章、增互動、系情感，這五個環節上設計相應互動。
這個環節的坑一般會發生在：
（1）拍板人的猶豫不決，對于活動文案毫無意義的修改，以致于活動時間無限拖延。所以，文案寫作者不只是要會寫文案，更要懂得向上管理，如何去勸服上司、達到快速推進的目的。
（2）根據活動場地制定環節安排，比如是有無分會場的存在，數量有為多少等。前期策劃時可以暫以某個理想場地作為參考設計環節。
2.大會賣點
既然提到“賣點”，那自然就是要從外部獲取利益的，主要針對兩個方向：錢和人。
錢誰會來出呢？自然是贊助商。那么如何打動金主爸爸呢？自然是活動能給予他們好處，對自身的品宣或者銷售能帶來極大的幫助，所以要把本次活動能給的權益明明白的列舉出來，讓人一目了然，促進銷售成單。
（活動現場照片）
在“賣點”還可以做一些活動，比如把產品分級：鉆石、黃金、白銀，不同層次的服務可以收取不同的費用，這樣可以滿足市場是不同的客戶需求。
人從哪里來？參會人員的職位或行業或需求等不盡相同，那么又能如何吸引他們來參會呢？一般從這幾點做文章：直面行業大牛、知識學習、現場社交、參會禮物。
（活動現場照片）
根據用戶不同的癢點去宣傳活動，吸引到更多的用戶參與其中。例如：職場焦慮，那就用活動的知識學習來吸引用戶，明確指出活動能給用戶帶來提升的可能性，以及其他的成長機會，每次的宣傳點需明確一個，若分散則目標不清。
三、招商與推廣（有無金主請客，找誰來吃飯）
1.銷售和招生
因為這兩點在上面有提到，所以我合并在一起講，根據確認的文案內容去找各自的目標全體。
關于招商贊助，文案是基礎，更多的要靠銷售人員去轉化成銷售話術，與潛在贊助商溝通。贊助商信息的獲取可在同類其他活動上尋找，也可搜索其他的潛在客戶。關于招生，可以使用自身宣傳渠道，也可合作其他渠道招生；活動宣傳的引爆點和節奏，相信身經百戰的各位會玩出不同的花樣。
2.邀請人員
這里的邀請，主要是指活動里的嘉賓、重量級的人物。每次活動邀請嘉賓都是一個頭疼的事，嘉賓的邀請難，而且變數還大。
有一次活動要在10號舉行，7號都還沒有確認嘉賓，甚至臨時換嘉賓的情況都有存在；還有一次在上海舉辦活動，嘉賓從北京來，遇上特殊天氣飛機無法起飛，只能臨時改了高鐵。所幸，這些嘉賓很容易溝通和配合。
那我們如何去邀請到這些嘉賓？這里面有很多的門道，以小撬大，調動身邊資源的同時，一般要注意一些細節，比如不能跳太多級別邀請，一個A村長可以邀請B鎮長到他的活動，但如果讓A村長邀請C區長就比較艱難，不過可以讓B鎮長幫忙邀請C區長就會容易一些，同理邀請嘉賓的時候也可以運用。
如果能確認一兩個超重量級的嘉賓，便可以用此嘉賓去撬動其他嘉賓，吸引同類嘉賓的參與。如果能先邀請到A區長參與活動，那么再去邀請B區長時，就可以告訴他A區長同意前來，那么打動B區長同意的可能性會更高，換做去邀請C鎮長，那么會更容易。
另外對嘉賓的邀請，可以參考下表：
四、活動準備（在哪吃，坐席怎么布置）
1.場地篩選與搭建
選擇一個什么場所吃飯，是最能直面展示活動的檔次。在選擇時要現場勘查場地大小、環境優良、地理位置等因素，確保場地的達標。另外，同時進行對活動搭建供應商的選擇，可以通過多家比價、好評推薦等方式選擇最優搭建供應商，控制成本的同時，保證活動的質量。
（場地參考效果圖）
選定場地后，主辦方、場地方與搭建供應商至少要做一次三方會談，一起重新勘查場地，查看細節，可讓搭建供應商出現場布置方案，是否可以新增游戲環節等，確保方案的可實施性。
2.物料采買
由之前確認的相關工作負責人給出物料清單和物料采購意向，確保物料在活動開始前5天準備完成，不會因誤差等原因造成不能使用的結果。永遠的Plan B、永遠擁有備案，以防意外情況的發生。
《活動物料采購比價表》示例
五、活動現場（前面準備節目酒菜通通拿上來）
1.人員分工安排時間表
確認表演節目、上菜的順序與對應人員，保證這是一場順暢的活動，給諸位參與者賓至如歸的感覺。
這樣的好處就是各司其職，每個項目都有負責人，也有流動支持的，既能有序不亂，又可以責任到人。即便是出了事故，事后追責也可以甩鍋，這是當然是玩笑話。
2.彩排與現場
正式開場前要留出足夠時間，至少做一遍流程的彩排，看現場相關人員的工作安排，檢查大屏、PPT、燈光等細節，盡善盡美。
現場發揮只要按照事先安排去做就好，發現問題及時反饋，遇到突發事件快速反應，并予以解決。現場要注意用戶的情緒，隨時安撫，保證活動的滿意度。
本環節的容易出錯的地方在于：現場人多擁擠、各模塊的人員聯系不暢，對于突然情況的處理容易出現不當，所以要事先安排好，防患于未然。
六、活動后（吃好喝好，商量下次還搞不）
1.收官感謝
對參與用戶、嘉賓的酬謝等，維持與用戶的情感，一回生二回熟，下次邀請更容易被接受。
注意活動二次宣傳，充分利用好活動的影響力，并考慮怎么去擴大。我們的活動一般都是系列性、有承接的，不會是一次單獨的活動，所以要為未來的規劃做好鋪墊，這樣下屆活動的運作更容易開展。
2.復盤
可以從兩個方面展開，一是客觀工作方面，就如你看到的本文內容；二是主觀感受方面，談個人在活動中的感悟。
最后補充兩點：
1.一切準備工作都要做到活動開始之前，循序漸進，穩而不亂，各管其能，各司所職。先做方案，再去行，結果自然有。
2.隨時準備Plan B，面對突發意外才不會手忙腳亂。
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