檔案管理制度中國百強(qiáng)講師周科榮老師

第一章 總則

第一條 檔案管理目的：為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。

第二條 檔案管理內(nèi)容：檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式（文字資料、印刷品、電子資料、光盤、數(shù)據(jù)盤、實(shí)物等）的賬冊、憑證、報(bào)表、合同、技術(shù)資料、宣傳冊、各類方案、聲像、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同類別的歷史記錄。

第三條 適用范圍：公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（如資料員）。

第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，人力資源部（或辦公室）負(fù)責(zé)接收、收集、整理、立卷存檔、保管，并監(jiān)督各部門的檔案管理工作。

第七條 人力資源部（或辦公室）應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第八條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為人力資源部（辦公室），第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。

第三章 檔案的管理

第九條 整理辦法：

1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

2. 步驟：

A. 收集

文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。

企業(yè)科技（包括研發(fā)項(xiàng)目、活動項(xiàng)目等）檔案類：立竣工工程（完成項(xiàng)目）卷，未竣工工程（未完成項(xiàng)目）資料整理成冊。

B. 整理  根據(jù)分類和成立時間整理。

C. 分類  根據(jù)下述分類方法分類

D. 立卷  區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長期、短期。

第十條 過程管理：

1. 屬于公司保管的檔案：公司及各部門的資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交人力資源部（辦公室）保管，任何人不得據(jù)為己有。

2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報(bào)人力資源部（辦公室），各分級保管者在每年的年底前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交人力資源部（辦公室）。

第十一條 監(jiān)督：人力資源部（辦公室）根據(jù)各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門檔案的管理工作。

第十二條 銷毀：須報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

第十三條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)人力資源部（辦公室）培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。

第十四條 在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。

第十五條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十六條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。

第四章 檔案備份制度

第十七條 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。

第十八條 各部門應(yīng)盡量采用電腦進(jìn)行管理和工作，尤其是針對重要資料和文檔，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。

第十九條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。

第五章 處理?xiàng)l例

第二十條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50-500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

3. 涂改、偽造檔案

4. 未及時上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者

5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）

第六章 附則

第二十一條 本制度解釋權(quán)歸公司人力資源部（辦公室），如有不明之處，請向人力資源部（辦公室）咨詢。

第二十二條 本制度自         年    月     日起實(shí)施。