如何區分事業環境因素與組織過程資產

1   組織過程資產定義

1.1  PMBOK定義：執行組織所特有并使用的計劃、流程、政策、程序和知識庫。

1.2  對定義的解釋：

1.2.1  參與項目的組織內部的、有利于項目成功的一切非強制使用（項目團隊可以選擇使用）的因素。

1.2.2  組織過程資產包括任何或全部與過程相關的資產，可來自任一或所有參與項目的組織，用于幫助項目成功，或者避免失敗。

1.2.3  組織過程資產包括來自任何（或所有）項目參與組織的，可用于執行或治理項目的任何產物、實踐或知識。

1.2.4  資產是能夠在未來帶來價值或效益的任何東西。

1.2.5  組織過程資產是組織中最重要的無形資產。

1.2.6  關于組織過程資產，PM要在項目規劃與執行期間充分利用，項目團隊成員通常有責任在項目全過程中對組織過程資產進行必要的更新和補充。

1.2.7  項目團隊應主動利用組織過程資產，促使項目成功、遠離失敗。

2   組織過程資產分類：

2.1  主要包括：非強制性的計劃、程序、政策、指南、模板、共享知識庫。

2.2  流程與程序：組織用于執行項目工作的流程與程序，包括（但不限于）：

2.2.1  啟動和規劃

2.2.1.1 指南和標準，用于裁剪組織標準流程和程序以滿足項目的特定要求；

2.2.1.2 特定的組織標準，例如政策（如人力資源政策、健康與安全政策、職業道德政策、項目管理政策）、產品和項目生命周期、質量政策與程序（如過程審計、改進目標、核對單、組織內使用的標準化的過程定義）；

2.2.1.3 模板（如風險登記冊、工作分解結構、項目進度網絡圖及合同模板）。

2.2.2  執行和監控

2.2.2.1 變更控制程序，包括修改組織標準、政策、計劃和程序（或任何項目文件）所須遵循的步驟，以及如何批準和確認變更；

2.2.2.2 財務控制程序（如定期報告、必需的費用與支付審查、會計編碼及標準合同條款）；

2.2.2.3 問題與缺陷管理程序，包括對問題與缺陷的控制、識別與處理，以及對行動方案的跟蹤；

2.2.2.4 組織對溝通的要求（如可用的溝通技術、許可的溝通媒介、記錄保存政策及安全要求）；

2.2.2.5 確定工作優先順序、批準工作與簽發工作授權的程序；

2.2.2.6 風險控制程序，包括風險分類、風險描述模板、概率和影響定義，以及概率和影響矩陣；

2.2.2.7 標準化的指南、工作指示、建議書評價準則和績效測量準則。

2.2.3  收尾

2.2.3.1 項目收尾指南或要求（如經驗教訓、項目終期審計、項目評價、產品確認和驗收標準）。

2.3  共享知識庫：組織用來存取信息的知識庫。包含：經驗教訓、歷史信息、歷史數據（如風險數據和掙值數據）、歷史文件等。

2.3.1  配置管理知識庫，包括執行組織的所有標準、政策、程序和任何項目文件的各種版本與基準；

2.3.2   財務數據庫，包括人工時、實際成本、預算和成本超支等方面的信息；

2.3.3   歷史信息與經驗教訓知識庫（如項目記錄與文件、完整的項目收尾信息與文件、關于以往項目選擇決策的結果及以往項目績效的信息，以及從風險管理活動中獲取的信息）；

2.3.4   問題與缺陷管理數據庫，包括問題與缺陷的狀態、控制信息、解決方案以及相關行動的結果；

2.3.5   過程測量數據庫，用來收集與提供過程和產品的測量數據；

2.3.6   以往項目的項目檔案（如范圍、成本、進度與績效測量基準，項目日歷，項目進度網絡圖，風險登記冊，風險應對計劃和風險影響評價）。

3   事業環境因素定義

3.1  PMBOK定義：團隊不能直接控制的，將對項目、項目集或項目組合產生影響、限制或指導作用的各種條件。

3.2  對于定義的解釋：

3.2.1  一切客觀存在的，項目經理無法選擇也不能逃避的內外部因素。

3.2.2  面對事業環境因素，項目團隊必須接受和適應，而不要試圖改變。

3.2.3  圍繞項目或能影響項目成敗的任何內外部環境因素。這些因素來自任何或所有項目參與單位。

3.2.4  事業環境因素可能提高或限制項目管理的靈活性，并可能對項目結果產生積極或消極影響。

3.2.5  事業環境因素通常是項目不能直接影響，但會直接影響項目的那些因素，即便項目團隊不想主動利用它們，但必須遵守其要求。

4   事業環境因素分類

4.1  從性質或類型上講，事業環境因素是多種多樣的。

4.2  主要包括：組織結構，組織文化，組織的硬件/軟件設施，強制性的規定、標準、制度，項目所處的外部環境等。

4.3  事業環境因素包括（但不限于）：

4.3.1  組織文化、結構和治理；

4.3.2  設施和資源的地理分布；

4.3.3  政府或行業標準（如監管機構條例、行為準則、產品標準、質量標準和工藝標準）；

4.3.4  基礎設施（如現有的設施和固定資產）；

4.3.5  現有人力資源狀況（如人員在設計、開發、法律、合同和采購等方面的技能、素養與知識）；

4.3.6  人事管理制度（如人員招聘和留用指南、員工績效評價與培訓記錄、獎勵與加班政策，以及考勤制度）；

4.3.7  公司的工作授權系統；

4.3.8  市場條件；

4.3.9  干系人風險承受力；

4.3.10 政治氛圍；

4.3.11 組織已有的溝通渠道；

4.3.12 商業數據庫（如標準化的成本估算數據、行業風險研究資料和風險數據庫）；

4.3.13 項目管理信息系統（如自動化工具，包括進度計劃軟件、配置管理系統、信息收集與發布系統或進入其他在線自動系統的網絡界面）。

5   如何區分組織過程資產和事業環境因素

5.1  判定標準1：以來自組織的內部外部來區分：如果是組織外部的，肯定是事業環境因素；如果是組織內部的，則可以是組織過程資產，也可以是事業環境因素。

5.2  判定標準2：以項目經理是否可以選擇：凡是可裁剪的、可選擇的均為組織過程資產；即對于組織過程資產，項目經理可以選擇用或不用。凡是不可選擇的、只能適應的均為事業環境因素；即，事業環境因素是不容項目經理選擇的。

5.3  判定標準3：以“系統”結尾的多為事業環境因素（比如：工作授權系統、項目管理信息系統）；以“程序”結尾的多為組織過程資產（比如：財務控制程序、變更控制程序、風險控制程序）。

5.4  事業環境因素和組織過程資產并非互相排斥，而是有一定交叉。如組織的項目管理表單模板：當僅供參考使用時其為組織過程資產，當需要嚴格按照模板編輯表單時其為事業環境因素。

6   項目管理對于事業環境因素和組織過程資產的要求

6.1  項目經理需要考慮組織過程資產和事業環境因素。即使它們在過程規范中沒有被明確列為輸入，也必須在每個過程中予以考慮。

6.2  組織過程資產為裁剪組織的過程提供指南和準則，以滿足項目的特定要求。事業環境因素則可能限制項目管理的靈活性。

6.3  事業環境因素與組織過程資產是大多數規劃過程的輸入。

6.4  項目管理一般不會導致事業環境因素更新，PMBOK中建設項目團隊和管理項目團隊過程導致事業環境因素的更新，是特例。

江湖客PMP2013年10月31日于廣州