企業員工在實際工作中的表現與被要求的表現之間存在差距只是培訓的“壓力點”，表明的只是培訓需求的可能性，并不能保證培訓就一定是解決問題的正確途徑。只有當出現的問題通過培訓能夠得到最有效地解決時，企業才應當進行培訓，這是培訓需求的必要性分析。
企業可以采用差距分析法對真實的培訓需求進行判斷（見圖2）。首先，集中所有組織、任務和個人三方面信息進行歸類整理。主要區分兩類信息，一類是關于工作行為、態度、結果等方面的標準，另一類是關于工作行為、態度、結果等方面的現狀。其次，確認員工現實的工作行為、態度、結果與理想的工作行為、態度、結果之間是否有差距，差距程度的大小。再次，確認差距來源。工作行為、態度、結果等方面差距產生的原因多種多樣。例如，某生產部門同樣是次品率高出標準的1%，原因可能是員工技能不足所致，可能是員工連續勞作得不到休息的結果，還可能是設備老化的結果，或者機器設備設置不合理所產生，甚至是員工對某項新出臺制度不滿的結果。這需要整合所有相關信息進行分析，識別是培訓還是非培訓因素產生的差距。最后，應針對不同原因所導致的差距選擇恰當的干預措施以消除差距。一句話，差距來源于培訓則采用培訓干預措施，否則應采用非培訓干預措施。
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